项目计划书写作的关键要素与技巧

1.封　面

封面是容易被忽视的部分，有很多机构认为内容比形式更重要。其实，形式是可以更好地表现内容的。正如古语所言“人靠衣装马靠鞍”，封面会让资助方形成对项目团队的第一印象。好的形式能让资助方带着好心情阅读内容。另外，项目计划书也是使资助机构了解和认识项目团队的一个很重要的窗口，使计划书表现得专业与严谨，是绝对可以得到加分的。

封面可以只简单地写上项目名称和日期，也可以包括以下信息：项目名称、申请（执行）机构、通信地址、联系（负责）人、电话及电子邮箱。

另外，如果是向某一机构筹款的话，最好在前面加封简短的附信。由于一份项目计划可以提交给多个资助机构，这就需要一个个性化的附信，要以“某机构或某人”为开头，以表明你对该机构的重视与尊重。

2.机构简介

描述机构，让资助方或阅读者能在最短时间内了解你方机构，包括但不仅限于：

——历史；

——战略；

——能力（人与资金）；

——当前和过去做过的相关项目；

——关于现在和以前的合作伙伴、受益人的报道或引用他们对机构的评价。需要注意，这些情况必须是真实的，而不能虚构。

3.项目概要

项目概要是个非常重要的说明，它很可能是首先被读到的部分，必须要抓住读者的眼球。你要时刻谨记，对于项目概要的描述一定是清晰、完整、简洁的，字数尽量限制在一页纸以内。要知道基金会、潜在资助方的项目经理们每天都会收到大量的申请要求，他们也许没有足够的时间“看”完所有的项目计划书。所以，项目概要部分将成为影响“初选”结果的决定因素。

在概要部分，要把所有你认为重要的信息汇集起来。概要一般要包括：机构的背景信息、使命与宗旨；项目要解决的问题与解决的方法；项目申请方的能力和以往的成功经验；等等。

描述拟开展项目的试点地、目标群体及其发展所面临的问题或挑战，尽可能多描述本项目计划书所关注的问题。但是，我们只是描述问题，而不是解决方案，写出事实而不是感觉，并指明事实的出处。

描述所针对项目的服务提供情况，其他项目在做什么，已经完成的工作和需求之间的差距是怎样的。描述要既包括自身机构提供的，也包括其他机构提供的。如果可能，应避免消极描述。

描述这一项目计划书创建的过程：如何决定哪些问题是重要问题的，项目相关方在其中是如何参与的。我们已经决定的各项原则很重要，应该去坚持执行。

需要特别指出的是，尽管项目概要部分排在计划书的前半部，但实际上，这一部分是在写完所有计划书以后，才动手写的，要以高度概括的计划书去涵盖主要的内容。

4.项目建议（描述性）说明

一旦我们使读者／潜在资助方相信问题的重要性，意识到目前存在的发展项目和需求间的差距，我们就吸引住了他们。然后，我们需要非常令人信服地解释我们所提出的项目或计划具有非常好的可执行性，和之前的要求一样，表述要清晰、完整、简洁，字数内容控制在三页纸以内。

5.项目背景、存在的问题与需求

在这一部分，需要详细介绍存在的问题以及为什么我们要设计这个项目来解决这些问题。要充分地说明问题的严重性与解决问题的紧迫性，最好能提供一些数据，这样不但可以充分地说明问题，同时还能表明我们对这一项目的了解。此外，我们还可以使用一些真实、典型的案例，以便在情感上打动读者／潜在资助方，进而引起他们的共鸣。要说明项目的起因、逻辑上的因果关系、受益群体及其与其他社会问题之间的关联等。

一般来讲，这一部分包括以下主要信息：

——项目范围（问题与事件、受益群体）；

——导致项目产生的宏观与社会环境；

——提出这个项目的理由与原因；

——长远价值与战略意义。

6.目标、产出和产效

在使潜在资助方确信“问题”的存在以后，要明确提出解决方案。机构间的合作是被鼓励的，如果我们还有其他的机构合作伙伴，也要明确地在项目计划书中加以说明。

在这一部分中你要详细地介绍你的项目计划、项目的总体目标、分目标、阶段性目标与任务，以及各目标的指标设计和评估标准。总体目标是一个长期的、宏观的、概念性的、比较抽象的描述。由总体目标可以分解成一系列具体的、可衡量的、可实现的、带有明确时间标记的分目标和阶段性目标。比如，“提升跨国新娘汉语识字水平”是总体目标，“到2020年12月31日，使100名跨国新娘认识300字”就是一个具体目标。

对目标的陈述一定要非常清楚。最重要的是，制定的目标要切合实际。不要承诺你做不到的事情。要牢记，资助方希望在项目完成报告里看到的是：项目实际上实现了这些既定目标。

很多社工机构在项目计划中往往不谈效益，错误地认为社工机构的服务是不谈效益的。事实上，除国际上正在推行的社工机构服务合理收费外，社工机构服务的另一大特点是产生巨大的社会效益。尽管社会效益比较难量化，但还是可以尽量找一些数据来分析该项目的社会效益，哪怕只是估算也好。例如，一个开展触法未成年人帮教的社工机构虽然为触法未成年人提供免费的服务，没有任何盈利收入，但是，他们还是可以估算出通过服务于一个触法未成年人，可以减少哪些方面的社会问题，可以对触法未成年人的失业、犯罪和未来发展等相关费用进行估算。总之，你越明确地算出社工机构的成本投入和机构可以产生的效益，就越能说明你的项目计划的优越性，也就越能得到资助方的同意。

7.受益群体

在这一部分中，你要对项目的受益群体做一个更加详细的描述。如有必要，你还可以把受益群体分为直接受益和间接受益群体。比如A支持型社工机构的能力建设项目的直接受益群体是社工机构的从业人员，但间接受益群体是社工机构的服务对象。因为通过该项目的能力建设，提高了社工机构的服务能力与效率，从而使之能为其服务对象提供更好、更多、更完善的服务。又如，一个儿童保护服务机构，其直接受益群体是接受保护服务的儿童，间接受益群体则是他们的家庭、社区，甚至是与其关联的整个社会圈群体。(www.xing528.com)

许多资助方都希望受益群体能从始至终地参与到项目之中。尤其是在项目的设计阶段，受益群体的参与更加重要。你可以在附件中列出受益群体参与过的项目活动，包括机构受益群体参加的讨论会、会议主题、时间、参加人员等。让资助方了解到你的项目是针对受益群体而设计的，并且得到了他们的广泛支持与认可。

8.解决方案与实施方法

通过以上的部分，我们已经清楚地解释了存在的问题及我们希望完成的事情。现在需要介绍我们如何达到目标，即采用什么方法、开展什么活动来实现这些目标。

在介绍方法时，我们要特别说明这种方法的优越特性。我们可以同时列举出其他相关的方法，并对它们进行比较，还可以引用专家的观点和其他失败或成功的案例，等等。总之，要充分说明我们选择的方法是最科学、最有效、最经济的，同时也要说明机构在采用这种方法时存在一定的风险与挑战。

此外，还要提到为了执行这一解决方案都需要哪些条件与资源，包括：谁、在什么时候、使用什么样的工作、做什么样的事情、做这些事情的人要具备什么样的能力与技能等。最好能在附件中详细描述一下主要工作岗位的职务要求。

9.项目进程计划（时间表）

在这一部分中，要详细地描述出各项任务的先后顺序以及起始时间。可以用带有时间标记的图表来表示，这样就可以一目了然地告诉读者“在什么时候做什么”，以及各项活动之间的关联。

10.预　算

预算成本一定要根据实际需要。这一部分所要提供的绝不仅仅是一个费用预算表，当然预算表也是很重要的，我们可以把它放在附件中。关键是要叙述和分析预算表中的各项数据、总成本与各分成本，包括人员、工具的费用等。

其中，人员经费类别可以包括工资、福利和咨询专家的费用；非人员经费类别可以包括差旅费、相关服务工具和通信费等。如果已经有了一部分资金来源，也要注明。而且，要很明显地写出项目还需要总数为多少的经费上的支持。

——项目直接费用：项目执行团队及管理人员的薪酬及福利、活动的费用、与项目有关的旅费等。

——项目间接费用：会计成本、房屋成本、通信费用等。

——应急费用（可选）：最高5%的直接成本＋间接成本的意外支出。

——摊销／机构费用：（3%～10%）平均7%的直接和间接成本及理事会费用，高级管理者成本和组织能力建设等。

另外，与项目相关的财务与审计方法也要在这部分中提到。

11.项目组织架构

在这一部分中，要描述为了达成上述目标，需要什么样的执行团队和管理结构。执行团队应包括所有项目组成员：志愿者、专家顾问、专职人员等。他们对于这个项目相关的工作经验、专业背景、学历等也非常重要。执行团队的经验与能力往往在很大程度上决定了项目的成败，所以这也是资助方非常关心的问题。

另外，还要明确项目的管理结构。应该明晰地写出项目总负责人、财务负责人及其他各分项目的负责人。如果是两个或多个机构合作完成一个项目，还要说明各机构在项目中的分工范畴。

工作流程也要很清楚，要说明各项工作的先后顺序、逻辑关系等。

12.监测与评估

监测是项目实施过程中非常重要的部分，监测的执行机构与人员可以是理事会、资助方或其他第三方机构，监测任务应该写在项目计划中。

与之相关的还有项目团队的自我评估计划。项目进行中的评估报告比项目结束的评估还要重要。在项目的不同阶段进行评估，可以让我们及时发现问题，并尽早解决问题。同时，可以使资助方得到一个信息，那就是我们不但提出了一个很好的计划，而且可以很好地实现这个计划。请注意：项目的实施方法是资助方评判是否给予资助的一个非常重要的因素。

有两种可供参考的监测和评估方式：一种是衡量结果，另一种是分析过程。其中一种方式或者两种方式均有可能适用于我们的项目，选择何种方式将取决于项目的性质和目标。无论选择何种方式，我们都需要说明准备怎样收集评估信息和进行数据分析，以及在项目进行到哪些阶段时，准备进行阶段性的评估。评估活动及时间也应该包括在项目实施计划的时间表当中。

无论是监测报告还是评估报告，都应该包括：项目的进展与完成情况、原定计划与现实状况的比较、预测未来实现计划的可能性等。

除总体评估报告外，还要提供一些子评估报告。比如，项目中期的审计报告等。

13.附　件

任何我们认为重要的文件或篇幅太长而不适于放在正文中的文件，都可以放在附件当中，比如，机构的介绍、年报、财务与审计报告等。

我们也可以把那些在正文中会干扰读者或使他们的兴趣偏离主题的部分放到附件当中，但一定不要忘了在正文中标明附件说明，如“详细情况，请查看某某附件”。

总之，附件的目的是使正文紧凑、简洁；同时，如果读者对某些问题的细节感兴趣的话，他还可以在附件中找到需要的内容。

在把上面的所有部分都写完以后，现在我们可以回来写项目计划书的最开头部分——“概要”。

概要要求具备高度概括性，语言要简练、清晰，内容最好在半页左右，最长不要超过一页。刚开始写概要时，我们可能会认为哪一部分都很重要，都想放在概要中。假设我们写了一个很长的概要，可以一点一点地把它缩短，最后留下的一定是最重要的。另外，如果希望把项目计划书递交给国际机构，把一个项目计划全部翻译成英文的难度是很大的。这时，一个简单的处理办法就是只需要把概要和目录部分写成双语。

至此，一个完整、全面的项目计划书就宣告完成了。虽然这只是我们开展社会工作项目申请工作的第一步，但万事开头难，有了好的开始，就有希望取得好的结果。