项目管理的核心内容和原则

在对项目的含义和特征有一定认识和了解的基础上，我们需要站在机构层面或项目的角度进行思考，作为工作人员，如何才能把握项目的含义和特征，如何对项目工作进行系统有效的管理和执行，如何才能发挥项目内在的价值和使命。这些疑问可以通过学习项目管理来找到答案。

1.什么是项目管理

项目管理是一种管理活动，它通过一套系统的知识、工具和技术，帮助项目管理者在一定时间范围内，为完成预定目标，更好地规划、组织及管理各种资源，掌握何时完成项目任务，避免因为项目管理者自身经验的差异而导致效果出现落差^[1]。

可见，项目管理是一套系统完整的方法及技术体系，是对项目进行全方位管理的过程，是通过项目管理实现总体的、具体的项目目标，从而保证能够成功地呈现项目成果。从项目管理定义中我们不难发现，项目最大的挑战在于，项目管理如何在项目的时间限制、空间限制、资金限制和特定目标等条件下，有效地实现项目目标、指标，有益地呈现项目产出和产效。

因此，我们建议将项目管理视为动态的执行过程，而非静态的管控过程。这需要我们充分了解项目管理的内容和项目的周期管理，才能把握和领会项目管理的实质，发挥项目管理的功能和作用。

2.项目管理的内容

项目管理作为一个动态的过程，是由项目管理的内容、元素组成的系统化的执行过程。项目管理的内容在不同的书籍、文献中有不同的表达。本书将在综合现有资料的基础上，采用《发展工作手册：规划、督导、评估和影响分析实用指南》^[2]所指出的项目周期，即需求评估、项目计划、项目实施、项目督导、项目评估和项目影响分析，来对项目管理进行梳理。

图1－1　项目周期示意图^[3]

图1－1为单个的项目管理示意图，旨在帮助项目工作人员借助图示厘清在项目管理中应该关注的重要事项和工作内容：

●在项目工作开展前，需要考虑清楚项目有怎样的需求，是真需求还是假需求，根据需求，项目要实现什么目标。

●如何根据需求情况和目标情况，制订最为有效的项目计划？项目计划的可行性和可操作性如何？机构、人力、物力能满足项目计划吗？

●如何获得专业督导的支持？如何保障和提升项目质量？

●如何监测评估项目，使其得到有效实施？如何检测评估项目实施的产出和效益？

●采取何种方式、策略和途径来回应项目工作中遇到的问题？

●如何从项目中梳理教训、总结经验，并将提炼出的经验教训应用于未来的项目工作中？

换言之，项目管理的实际意义重在推动工作人员在项目实施前应当系统地思考，在项目实施中应批判地反思，在项目实施后应体系化地总结。

然而，上述项目管理的呈现方式和思维方式并非一成不变的，不同的机构和项目会采取不同的呈现方式和思维方式。总体而言，项目管理的周期包括闭环模式、流程模式和螺旋模式。本书基于笔者在社会工作项目领域的经历和总结，更倾向于以螺旋模式来呈现项目周期，并按照项目并非一成不变、按部就班的这种思路来执行项目管理。同时，把握项目中每一环节、每一要素和每一变化，以螺旋状来不断地调试、提升和完成项目管理。因此，本书认为项目周期管理应当呈现为以下形式：

图1－2　项目周期螺旋模式示意图^[4]

因此，在项目周期的螺旋模式下，项目工作人员应重点关注：

●能够准确识别确定项目周期中的不同阶段；

●能够将螺旋式项目周期运用到具体的项目工作中；

●当工作进展处于项目周期的不同阶段时，能准确识别出当前阶段的核心任务和工作内容；

●当项目工作遭遇某种困难或挑战时，能够从项目周期中找到调整或应对项目困难的关键点和关键策略。

3.项目的周期管理

在对项目的周期管理有了初步了解的基础上，接下来将重点探讨螺旋模式下的项目周期管理应着重关注的方面。(www.xing528.com)

应关注项目周期管理。在项目周期管理的概念上，我们应当认识到两个层次的含义：第一层次是项目全周期管理，即需要以螺旋模式作为项目呈现形式，对项目的各个阶段和步骤进行系统化管理。

例如，某机构的项目分为第一期和第二期，每一期的项目时间为三年。正常状态下，无论是第一期项目还是第二期项目，项目团队都将经历项目的五个阶段，这是一个完整的闭环项目周期管理。但随着第二期的执行，项目团队需要在第一期项目进展和成果的基础上开展新一轮的项目，这就进入了螺旋模式项目周期管理的第二阶段。

所以，作为项目团队需要明确：如果分开来看，第一期项目和第二期项目均需要单独的项目周期管理；如果从整体来看，第一期和第二期项目是包含在一个完整的周期管理中，也就是需要进行项目的全周期管理。

第二层次是项目活动管理，即项目周期管理体现在具体的工作中，需落脚于一个个具体的活动和服务中。不同的项目阶段和项目内容，会有不同的活动和服务，项目团队需要以项目周期管理的思维，把握每一个活动和服务与项目的关系、与项目周期的关联，把握活动和服务对项目的整体贡献和价值。

例如，某个社区发展项目在执行中可能需要举办社区主题活动，项目团队就需要以项目周期管理的思维，把握社区主题活动的次数、频率、具体内容和形式、执行人员等。项目启动阶段的社区主题互动，与项目后期的社区主题活动必须根据实际情况而有所不同。

在清楚项目周期管理的两个层次后，让我们来看看项目周期管理中的每一个步骤：

（1）需求评估

需求评估是在项目筹划阶段必须开展的工作。项目的策划者、实施方、资助方和合作伙伴均希望项目能够符合国家相关政策法规、项目试点地的现实需要，以及服务对象的实际需求。因此，需求评估会通过问卷调查、深度访谈、实地调查、焦点小组、专家研讨和文献检索等方法进行，旨在找到潜在试点地及其服务对象的需要，找准现存服务与现实需求之间的差距，找出未来项目介入的可行路径，从而使项目价值“更接地气”。在此需要强调的是，需求评估是一个持续的过程，而非简单的一次性活动。项目筹划阶段的需求评估旨在促进项目设计与现实需求紧密结合，随着项目推进和对项目点及服务对象更深入地了解，持续的需求评估能够为项目找到转变方向、实施重点和干预策略。项目评估的具体内容和实施，将在本书有关社会工作项目申请和筹备部分进行详细阐述。

（2）项目规划

项目规划是基于需求评估所确定的问题、现状和需求，有针对性地制订一个切实可行的解决方案的过程。它主要包括拟定或修订一个项目方案，确定项目总目标及分目标，设计项目指标，梳理项目各阶段的工作任务，形成资源配置计划，确定项目成本预算，商定项目应急措施和风险管理措施等内容。项目规划有着承上启下的重要作用，它既能够让项目相关人员充分把握需求评估的情况，又能够对项目实施阶段起到指引作用。为此，项目规划通常需要组建专门的项目规划小组，充分考虑项目资金、项目人力和项目资源等内在因素，同时还需充分考量项目点的情况、服务基础和合作伙伴关系等外部因素，从而形成一个切实而可行、落地可生根的项目规划。项目规划的具体内容和实施也将在本书有关社会工作项目申请和筹备的部分进行详细阐述。

（3）项目实施

项目实施是以项目规划为指引，通过调动人力、物资和服务等内部资源，协调合作伙伴，实施项目规划中各项工作内容的过程。它主要包括项目执行、项目常规监测、项目档案管理和合作伙伴关系维护等具体工作，这些工作应相互配合，以促进项目指标的有效达成，从而推动项目目标的实现。这里需要强调的是，项目实施过程并非完全按照项目规划按部就班、一成不变地进行，而是随着项目的进展，项目监测的考量，服务对象以及合作方的反馈，在必要时应综合各方因素，对项目规划有所调整，从而满足项目实际的需要。当然，此时的调整需要在项目实施方、项目资助方、项目合作伙伴等相关主体协商一致的情况下进行，切忌单方面做出调整。项目实施的具体内容将在本书第三章关于社会工作项目实施、监测与督导的部分进行详细阐述。

（4）项目督导

项目督导是在项目周期内对项目本身、项目整体进展情况、项目实施团队或项目执行机构进行系统分析及连续支持的过程。它主要包括建立和运行项目督导体系、开展项目行政督导、提供项目技术督导等工作内容。我们认为这些督导内容是项目所必需的，因为督导有利于调整和完善项目内容，有利于提高项目质量，也有利于后续的项目评估和项目影响分析。因此，项目督导是项目周期管理中必不可少的一环，也是项目周期管理中最具挑战性的一环。原因有三点：首先是项目督导对督导提供者的实务能力和理论水平都有较高要求；其次是督导提供者将督导过程转化为实际督导效能的难度极高；再次是项目人员将获得的督导建议转化作用于项目实践的过程和程度难以控制。这些都要求在项目督导这一持续过程中投入更多的精力和技术。项目督导的具体内容和实施技巧也将在本书有关社会工作项目督导的部分进行详细阐述。

（5）项目评估

项目评估是指通过定性或定量研究方法，对整个项目过程的档案、进展和成效情况进行系统情况的收集和分析，帮助项目执行方、资助方和合作方对项目的目标、进展、成果、成效和资金使用等情况进行综合评估，从而判断项目的价值及影响力。它主要包括项目中期评估、过程评估、成效评估、结果评估、末期评估等，还包括项目的财务评估。项目评估具有以下几个特点：出发点在于促进项目相关方充分判断项目的最终价值和影响力；实用性在于项目评估结果能够成为项目相关方重要的参考资料，影响着项目未来的实施方向或未来项目的取舍；评估方法在于科学性，采用以定性或定量为基础的实证评估方法；评估过程强调客观性，要求减少或消除主观操作层面的影响。项目评估的具体内容和实施将在本书有关社会工作项目评估和推广的部分进行详细阐述。

（6）项目影响分析

项目影响分析是指系统地分析某个行动或一系列行动导致项目试点地或服务对象生活情境发生的持续的或显著的变化，包括有利的变化和不利的变化^[5]。可见，项目影响分析并非只是对项目规划、项目实施、项目目标的简单考察，还要分析项目所带来的中长期的、持续的影响，这种影响包括预期的和非预期的，也包括正向的和非正向的。可以说，项目影响分析是侧重于关注项目长期的、更大范围的变化，这种变化不同于传统的线性变化的观念（如图1－3），而是以一种非线性变化的趋势进行^[6]（如图1－4），这要求我们关注变化的性质，诸如渐进性的或突发性的变化。项目影响分析过程的主要工作包括教训梳理、经验总结、模式推广，以此形成专业的项目影响性分析报告。项目影响分析的具体内容和实施技巧将在本书有关社会工作项目评估和推广的部分进行详细阐述。

图1－3　线性变化示意图

A为投入；B为产出；C为影响

图1－4　非线性变化示意图

A为投入；B为产出；C为影响

虽然螺旋模式下的项目周期管理是一个渐进提升的过程，但从单个项目周期来看，其仍然存在一定程度上的“项目结尾”工作，包括项目内必要的行政工作，诸如梳理文案、归纳资料、递交报告等，也包括收集必要的反馈，诸如服务对象的满意度、利益相关方的未来期望、合作伙伴的未来计划、项目团队的自身反馈等内容。以期此时项目的“短暂结束”能够为下一阶段的项目周期管理收集到良性的建议和策略。

当然，这也需要强调，螺旋模式下的项目周期的长度从几个星期到几年不等，要依据项目内容、复杂程度、技术要求和项目规模等因素而定。而且，并非每个项目都必然经历项目周期的所有阶段，也并不是每个项目都要依次经历项目的六个阶段。我们更多关注的是项目管理的方法和技巧，其是如何促进项目得到规范性的提高、促使项目质量得到保障，而非以项目管理的框架来限定或考核项目人员的工作成效和项目成效。期望各位社工同仁在使用本书时，能够灵活地将项目管理工具方法与实务工作相互结合，避免出现刻板套用的情况。