科技查新检索流程优化方案

文献检索对科技查新的质量起着决定性作用，是查新检索实践及相关研究的重点内容。科技查新检索围绕课题查新点内容，进行一系列检索操作，具体操作流程如图9-2所示。

图9-2　科技查新检索流程

1）提炼主题

查新员在开始项目查新之前，应认真阅读查新项目的资料，了解查新项目的科学技术要点，仔细分析查新委托人提出的查新点，在明确委托人的检索要求的基础上，围绕查新项目的主题，依据查新点进行概念分析，从主题和查新点中提炼出最具代表性和指示性的检索概念，充分反映查新项目的查新点内容。

2）确定检索范围

针对查新项目的技术主题、查新范围和查新目的，确定文献检索的专业范围、地域范围、时间范围、语种以及文献类型等，以便于选择适当的检索工具。其中检索文献的时间范围应当以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据。一般应从查新委托之日起回溯检索15年以上。对于新兴学科、高新技术项目，回溯年限可酌情缩短；对于较成熟的技术和专利进行查新时，回溯年限应酌情延长。

对查新范围要求宜采用以下格式化语句表述：①要求查新机构通过查新，证明在所查范围内国内外（或国内）有无与查新项目相同或类似的报道；②要求查新机构对查新项目的新颖性作出判断；③要求查新机构对查新项目分别或综合进行国内外（或国内）文献对比分析，证明有无相同或类似的报道。

3）选择检索工具

选择检索工具应遵循以下原则：

（1）收录的专业范围能够满足检索需要。

（2）收录的信息量、文献类型、时间范围、覆盖的地理范围、更新周期符合检索需求。

（3）基本索引及辅助索引提供的检索途径及检索功能符合检索需求。

（4）描述信息的质量，包括对原文献的描述程度、标引深度、专指度符合检索需求。

（5）必查数据库应涵盖期刊、会议论文、学位论文、科技成果、科技报告、专利等综合性数据库。

（6）根据查新项目专业特点选择必要的专业数据库。

（7）利用搜索引擎检索网络资源。

常用的中文通用检索数据库主要有：中文科技期刊数据库、中国学术期刊数据库、中国博士学位论文全文数据库、中国优秀硕士学位论文全文数据库、中国重要会议论文全文数据库、国家科技成果网、中国专利数据库等。

常用的外文通用检索数据库主要有：ScienceDirect、Web of Science、Ei Compendex、EBSCO、Springerlink、Derwent Innovations Index、Inspec、ProQuest Dissertations and Theses（PQDT）、Wiley Online Library等数据库。

由于ProQuest Dialog国际联机检索系统用于同时对上百个权威数据库一站式检索，因此在查新过程中，外文文献检索多采用ProQuest Dialog国际联机检索，该数据库为收费数据库，一般查新站多有购买。该数据库涉及的行业领域包括：科技、教育、新闻与贸易、电信与计算、工程与技术、航空航天与国防、化学、能源与环境、汽车、食品与农业、卫生保健、诊断与医疗器械、制药与生物医学、专利等。

在通用数据库的基础上，一般要结合课题研究领域选择对应的专业数据库（如交通运输、生物医药、化学、环境等），以及结合搜索引擎进行检索。

4）确定检索词

参考查新委托人提供的检索词，结合数据库的特点，充分利用已有的工具书（如词表、辞海、术语标准、词典、百科全书、手册、分类法等），将检索概念转化为数据库可以识别的具体检索词。检索词的选择应注意以下事项：

（1）尽量选择行业内惯用的专业术语、专指词或特定概念词；尽量选择数据库中的规范词；应广泛列举同义词、近义词、替代词、缩写词、相关词、上位词、下位词，并注意英美单词的不同拼写方式等。

（2）中文检索词应注意切词；外文检索词应注意截词；2个以上单词组成的词组应注意使用位置算符；对于专有名词，注意采用固定短语和精确检索等方式。

（3）应考虑检索词在数据库中所对应的字段以及在文献中的位置与深度。根据检索需求，一般可将检索词限制在文献的标题、摘要、关键词、全文等字段中进行检索，也可以限制在网页的标题、某个特定网站等，实现快速精确查找。

（4）对标引分类号的文献，可根据数据库所采用的分类法选择相应的分类号。检索国内非专利文献一般采用中图法分类号，检索专利文献可以选择相应的国际专利分类号、德温特手工代码、CPC分类号或其他专利分类号。(www.xing528.com)

5）制订检索式

根据查新项目的技术主题和数据库要求，组配检索词，确定各个检索词之间合理的逻辑关系，构成正确的检索表达式。应根据每个查新点的内容从不同角度构造多个检索式，通常由严格到宽松，经反复试检、字词拆分更替、组配、字段调整确定最终检索式。编制检索式应当满足以下要求：

（1）准确反映查新项目技术主题和与之相关的查新点。

（2）适应所查数据库的索引体系和检索用词规则。

（3）符合检索系统的功能及限制条件的规定。

制订检索式过程中，往往需要结合逻辑算符、位置算符、截词符，实现查全率和查准率的平衡，找到合适的相关文献。

6）评价检索结果

检索式确认后可以进入具体数据库实施检索。

检索初步实施后，应当对检索结果的有效性进行初步评价：发现密切相关文献可确定本次检索有效；仅发现一般相关文献可确定本次检索部分有效，需进一步优化检索策略，确认是否真的不存在密切相关文献；未发现相关文献一般需重新梳理检索过程。对于后两种情况，可以分别从关键词途径和分类号途径检索，然后对检索结果互相验证。

7）调整检索策略

当检索结果太多且相关度不高时，需缩小检索范围：增加限制的检索概念，使用逻辑“与”连接更多的检索词；使用位置或字段限制，使用短语检索，限制检索范围（如分类、时间、地域等）；选用下位词等。

当检索结果太少时，需扩大检索范围：去掉不重要的检索概念；补充同义词、近义词，选用上位词或其他相关词；去除已有的字段限制（如文献类型、出版年、语种等）或位置限制；改变或增加检索途径，如使用分类检索；采用截词技术；新增检索的相关数据库等。

当检索结果为零时，应重新审查检索策略和检索词，搞清同类研究范围，调整检索词和检索式，尝试改变检索途径；延长检索年限和回溯期，利用搜索引擎及其他网络资源等进行补充检索；手工搜集刊物、专辑、汇编、简报等，检索扩大到上位概念领域或相关领域。

8）停止检索

检索过程中出现下列情形之一时，可以按照下述顺序决定是否停止检索：

（1）找到一篇否定符合单一性原则的查新项目的全部查新点的对比文献。

（2）找到两篇或者多篇与查新项目查新点相关的对比文献，所属领域的技术人员能够容易地把它们结合起来，认为它们清楚地公开了符合单一性原则的查新项目的全部查新点。

（3）从委托人或公众提供的公开文献中发现了否定查新项目查新点的对比文献。

（4）查新机构认为不可能找到密切相关的对比文献。

9）获取检索结果

剔除无关文献及重复文献，保留相关文献。保存所有相关文献的题录或摘要信息，数据输出格式应全面、规范。一般文献输出字段原则上应包括：题名、作者、机构、出处（年卷期页）、关键词、摘要。专利文献输出字段应包括：专利名称、专利申请号、公开号或公告号、专利权人、发明人、专利申请日、公开日或公告日、国际专利分类号、专利摘要。网络新闻或技术报道输出字段应包括：网页题目、公司或作者、报道日期、网址或其他出处、内容摘要等。

从相关文献中选择对比文献。对比文献所属领域、解决的问题、解决方案、研究方法、主要技术特征和效果（包括技术指标、功能、功效、适用范围、推广程度等）与查新项目的查新点相同或相近，其内容是可比的。应从以下几个角度在相关文献中确定最合适的对比文献：

（1）单篇能否定查新项目新颖性的文献。

（2）单篇不能否定新颖性，但是相同主题特征数目最多的文献。

（3）容易与其他文献结合覆盖查新点的文献。

选用的对比文献可以是一篇，也可以是数篇；所引用的内容可以是每篇对比文献的全部内容，也可以是其中的部分内容。对于密切相关文献原则上都应选用，但一般相关文献数量比较多时，应针对每个查新点，从不同的侧面各选数篇具有代表性的文献，一般情况可选1～3篇。