商业数字信息资源采购的优化模式与流程

（一）商业数字信息资源的采购模式

商业数字信息资源的采购模式依据不同的标准有不同的划分方法，最常见的划分方法是按照采购的主体类型分为单独采购、联盟采购和国家采购三种模式。

1.单独采购

单独采购是指单个图书馆依据本馆数字信息资源发展规划和用户需求，独自与数字资源提供商进行价格和使用条款的谈判，最终签订购买合同并支付数字资源购买费用。

与联盟采购相比，单独采购在时间上不受联盟的制约，操作程序比较灵活和快捷。国内高校图书馆在中文数字资源的购买上，以及价格较低或尚未组团采购的国外专业数据库的购买上，采取单独采购的现象较为普遍。

2.联盟采购

图书馆数字信息资源的联盟采购是指在行政上有隶属关系或在业务上有合作关系的图书馆，以实现数字资源的共建共享为目的成立图书馆联合体，由联合体统一开展引进数字资源的工作，联盟成员享受联盟采购的各种优惠，同时承担相应的义务和责任，遵守合同和联盟的各种约定。随着数字资源种类及购买经费的日益增加，越来越多的高校图书馆采取联盟采购的方式购买数字资源，集中联盟的规模优势同数字资源提供商进行谈判，争取批量采购的优惠价格和更优质的服务，同时节省成员馆分别与提供商谈判的时间和精力，提高数字资源采购的效率和效益。

国外联盟采购起步较早。美国最早实施联盟采购数字资源的机构是由芝加哥大学、伊利诺伊大学等12所研究型大学组成的图书馆联盟“机构合作委员会”（Committee on Institutional Cooperation，简称CIC）。从1994年起，其下属机构CLI（The CIC Centerfor Library Initiatives）代表成员馆向各大数据库商购买和引进了数百个数据库。我国港台地区联盟采购模式较为成熟，大陆地区高校图书馆数字资源集团采购还处在发展阶段。2010年5月12日，“中国高校图书馆数字资源采购联盟”（DRAA）正式成立，标志着国内高校全国性采购联盟组织正式形成，而在DRAA之前，引进数据库的工作一直由中国高等教育文献保障系统（CAUS）主持。

联盟采购的组织模式主要有按地区集中组团的地区联盟，如江苏省高等学校文献资源保障体系（JAUS）、香港地区高校文献资源保障体系（JULAC）、台湾地区“学术电子信息资源共享联盟”（CONCERT）等；按行业集中组团的行业联盟，如DRAA联盟；以及二者相结合的复合方式。

联盟采购主要有两种出资方式：会员制方式：每个联盟成员独立支付费用，通过联盟购买资源，享受联盟的优惠价格和服务；合作购买方式：采购集团组织者和参加机构合作出资购买资源，集团组织者补贴部分费用，发挥引导订购作用，参加成员支付其余采购费用。

联盟成员的费用分摊主要有四种模式：均摊模式：联盟成员平均分摊数字资源联合采购费用；基于学校规模的分摊模式：按学校规模大小划分费用档次，大馆多出，小馆少出；基于并发用户数的分摊模式：根据预设的并发用户数支付费用，如OCLC First Search、CA Scifinder Scholar等；基于使用量的分摊模式：根据使用量定义不同的使用级别，划分费用支付的档次。

3.国家采购

国家采购主要是指对与国家经济及社会发展战略目标相关的、教学科研人员及社会公众普遍需要的基础性、综合性数字资源，利用公共财政即政府出资购买，以保障整个国家或大多数地区的科研人员和社会公众对信息资源存取利用的数字资源采购模式。国家采购能否科学有效地进行，不仅影响采购成本，还直接影响政府各项方针、政策的具体落实。国家采购是电子资源的一种整体化建设方式，是从集团采购发展起来的一种新型的电子资源交易方式。英国的NESU（National Electronic Site License Initiative，国家电子资源许可行动）项目和加拿大的CNSLP（Canadian National Site Licensing Project，加拿大电子资源许可行动）项目都是国家采购数字资源的典型例子。

（二）商业数字信息资源的采访流程

以数据库为主的商业数字资源价格昂贵，大多需要连续订购，并涉及诸多技术因素和后续网络服务问题。与印刷型文献相比，商业数字信息资源的采选是一个不断协商谈判和反复论证的复杂决策过程，在采选过程中既需要遵循数字信息资源建设原则与标准，还需要制订一个规范的采选流程，提高采选决策的科学性和合理性。

1.需求调查和数据库信息收集

图书馆的采访人员或学科馆员根据本馆数字馆藏发展政策与结构体系，有目的地了解数字信息资源出版商的出版动态，收集与本校学科专业、读者需求相关的各类数据库信息和数据库集团采购项目。同时，深入院系了解学科设置和科研动态，调研师生对各类数字信息资源的需求迫切程度和使用范围，或在图书馆主页上设置数据库推荐表单，全面收集数字资源的相关需求。最后，把读者的需求与数字资源产品进行匹配和排序，筛选出符合本馆发展目标、切合读者需求、最有价值的数字信息资源作为引进评估对象并建立订购预备信息库。(www.xing528.com)

2.经费预算和制定年度采访计划

借助于需求和资源调研结果，年初根据图书馆总体文献经费预算情况，制定数字信息资源预算方案和年度采访计划，规范和指导数字资源采购工作。数字信息资源年度经费预算应包括维持现有数字资源的经费、已定待购的目标数字资源的经费、可能新增的重要数字资源的经费和应急经费。

3.产品试用和现场演示

产品试用与现场演示是数字信息资源采访流程的一大特色。联系数据库商索取数据库宣传资料和资源清单，深入了解数据库的内容、功能、质量、特性、价格和使用方式，申请开通试用并做好试用期间的宣传、推广工作，并组织荐购教师进行试用和评价。对于一些专业性较强或结构比较复杂、使用难度大的数据库，可要求数据库商委派专人进行现场讲解、培训、演示和答疑。

4.试用统计分析与评估论证

数据库试用结束后，要求数据库商提供使用统计数据，结合学科馆员、荐购教师和其他读者的试用反馈信息（包括正面意见和反面意见），形成详尽而客观的资源评估论证报告。评估的主要内容包括试用数据库的信息内容与学术价值、收录年限与学科范围、检索平台与功能、受关注程度、订购性价比、资源重复情况、数据库商声誉、永久使用权、存档权等方面，并形成评估论证报告，作为是否引进的依据。

5.订购决策

订购决策是引进数据库的最终决定过程。一般由图书馆主管领导、相关学科院系专家和学科馆员、采访馆员组成订购决策小组，审核试用数据库评估论证报告，集体讨论、表决和形成决策意见。对于一些决策意见分歧较大的数据库，如多个同质数据库的论证、未能解决存档权的数据库论证等，可借助决策矩阵来确定是否引进，决策矩阵的指标和分值可参照《CAUS引进数据库用户满意度总结报告》。

6.合同谈判与签署

参加集团采购的数据库，执行采购联盟统一签订的订购协议。图书馆单独购买的，与数据库提供商进行订购方式、产品价格和售后服务等合同条款的谈判，对产品内容、产品价格及其涨幅、服务方案、备份存档、长期使用权、后续服务、合同语言文本、适用法律、仲裁机构等进行准确的描述和界定。购买合同由主管馆长签字生效，作为办理付款手续的依据。

7.数据库付款和资料归档

国内数据库一般直接向数据库提供商付款，国外数据库订购一般通过国家新闻出版总署批准从事科技文献进出口的代理公司付款。2010年高校图书馆数字资源采购联盟进行了代理商招标，确定中国图书进出口（集团）总公司、北京中科进出口有限责任公司、中国教育图书进出口公司、中国图书进出口上海公司与西安公司、中国国际图书贸易总公司、中国科技资料进出口总公司、厦门外图集团有限公司（限台湾文献资源）具有从事数据库进口的资质，并负责对数据库内容的审查和对外付款。集团采购数据库根据付款代理商提供的价格与组团单位发布的价格方案进行核对，价格无误则办理付款协议，索取发票和付款，并将数据库购买协议、付款代理协议等资料归档保存。

8.数据库开通使用和产品验收

在采购协议或合同生效后，数据库正式开通使用，图书馆应组织人员进行产品验收，验证数据库开放的内容、功能、IP范围是否与购买合同规定一致。同时，在图书馆主页上发布使用开通信息、制作内容简介和使用指南，进行数字资源整合工作，要求数据库商提供资源列表、MARC记录，对全文资源进行编目、设置Open URL的链接服务和元数据跨库检索，并要求数据库商定期提供使用统计报告和新增资源通报。

9.数据库续订或停订

对于已购的数据库，需结合资源的内容价值和使用成本、使用情况分析、同质资源对比分析结果以及学科馆员和专家意见，做出续订或停订的决策。通常情况下，应尽量保证数据库购买和使用的连续性，但是对于一些内容替代性较强和使用情况不佳的数字资源，经过充分论证后应及时停订。