文献集中采购的方式和流程优化指南

（一）招标采购

招标采购分为公开招标和邀请招标两种采购方式。

1.公开招标

公开招标，亦称竞争性招标，是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标，招标人应在指定的媒体发布招标公告。图书馆采取公开招标方式可以吸引所有潜在的符合条件的文献供应商来参加投标，最能充分体现竞争性和公开性，使招标人有较大的选择范围，打破垄断和选择最优供应商。但是，公开招标由于招标环节严谨复杂，参与投标人较多，审查投标者的资格和标书的工作量也较大，招标过程需要较长时间，费用也比较高。

2.邀请招标

邀请招标，亦称选择性招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标，招标人应向三家以上具备相应资质的法人或其他组织发出投标邀请书。邀请招标由于开标前的招标过程所需时间缩短以及评标工作量减少，能够缩短招标时间和节省招标费用，从而提高招标投标工作效率。对于采购标的小、专业性较强、有资质承接的潜在投标人较少或者需要在短时间内完成采购任务的项目，最好采用邀请招标的方式。但是，邀请招标方式限制了竞争范围和投标企业，可能会把一些很有实力的竞争者排除在外，同时也需要加强招投标监督避免产生违规操作和内幕交易。

3.文献招标采购的一般流程

文献招标采购的标的物可分为固定标的物和非固定标的物。固定标的物指所采购的文献内容和形式明确，能够详细列出所采购文献的名称、数量、到货期限等具体事项，如已出版发行的中外文图书、连续性出版物、数据库等。非固定标的物指不能列出所采购文献的具体名称、数量，而是按年度或其他时间段对文献采购的数量或金额进行控制。一般在选择长期供应商时标的物不固定，也称之为招“资格标”。

高校自行组织的文献采购招标工作必须按照招标、投标、开标、评标、定标、签订合同等基本程序进行。

（1）招标材料的准备

包括文献采购业务基本情况说明、供应商情况说明、招标方式说明、评标建议、财务建议和标书。标书作为评标的依据和订立合同的基础，内容必须包括投标人资质要求、商务要求、技术要求、服务要求、报价方法、开标一览表、评分办法和对投标书的要求等。

（2）招标项目申请、审查、登记与发布

图书馆向学校集中采购管理部门提交实施某项招标采购的申请报告及相关资料，经审批通过后予以登记，并安排招投标会议时间和印制招标文件，在报刊、电子网络或其他媒体上发布招标公告。

（3）收标、开标和评标

对于投标人按照招标文件规定的截止时间和地点送达的投标文件，招标人予以接收，在投标文件上标明签收时间且不得开启。投标人少于三个时，应当依法重新组织招标。开标时须到场的人员包括投标人、学校集中采购管理部门委派人员、评标小组成员和图书馆相关人员，并当场公布开标一览表上的投标价格和其他主要事项。评标小组对符合招标资格要求的投标文件，采用计分评标或者议标方式进行评标，按评分得分高低或评议结果排序确定中标候选人，并向集中采购管理部门提出书面评标报告和确定中标供应商。(www.xing528.com)

（4）发放中标通知书并签订合同

招标人应将中标结果书面通知所有投标人，并与中标供应商按照招标文件的要求、评标结果、投标文件服务承诺以及构成合同的其他要件签订书面合同。

（二）竞争性谈判

竞争性谈判是指采购人或代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定最佳的成交供应商的采购方式。依据《政府采购法》的有关规定，当文献实施招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额的项目，可采用竞争性谈判采购。

竞争性谈判的一般流程是：首先，图书馆向学校集中采购管理部门提交实施某项竞争性谈判的申请报告及说明资料，经审批通过后，成立谈判小组、制定谈判文件和确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。邀请谈判供应商一般不少于三家。其次，谈判小组所有成员集中与每个供应商分别进行谈判，谈判中不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束时，应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行二次报价和就重点事项做出明确承诺。谈判小组对于满足采购需求的供应商，按报价最低原则向学校集中采购管理部门推荐并确定成交供应商。最后，将谈判结果通知所有参加谈判的供应商并与成交供应商签订合同。

（三）询价采购

询价采购是指询价小组根据文献采购需求，对符合相应资格条件的不少于三家的供应商，发出询价单并让其一次报出不得更改的报价，询价小组在比较报价的基础上评审确定最优供应商的一种相对简单而又快速的采购方式。对于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可采用询价采购。

询价采购的一般流程包括提交询价项目申请和审批，成立询价小组并确定采购项目的价格构成和评定成交标准等事项，确定被询价的供应商名单，询价后确定成交供应商并签订供货合同。

（四）单一来源采购

单一来源采购又称非竞争性谈判或直接采购。对于所购商品的来源渠道单一，或属原有采购项目的后续追加采购和发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，可以采用单一来源方式采购。这种采购方式只涉及一个供应商，基本上是一个合同谈判的过程，没有竞争性，且采购人处于主动地位，因此，应制订严格的单一来源采购制度和谈判程序，强化项目的申请、论证和审批，规范单一来源采购谈判小组的人员构成，促使采购方与供应商遵循相关的法律法规，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

（五）采购备案制

采购备案制是高校文献集中采购工作中进一步完善采购监督机制的一种新方式，即图书馆提交适合于授权图书馆自行决定采购的项目申请及相关资料，按照规定的程序在学校集中采购管理部门登记备案，以备案方式进行监督管理。采购备案制目前主要应用于图书馆通过集团采购的数据库和未达到集中采购限额的零星批次文献采购上。

对于集团采购数据库，图书馆应向集中采购管理部门提供数据库采购的年度计划、组团机构关于组团和谈判情况的说明、数据库订购合同、代理付款合同以及图书馆对数据库订购的说明等项目备案材料以供审查存档。对于零星批次文献采购，图书馆在完成采购项目后，依照规定的程序和文件格式，向集中采购管理部门提供所采购文献的清单和验收记录等资料以供审查存档。