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科技查新质量控制的优化建议

时间:2023-07-07 理论教育 版权反馈
【摘要】:科技查新工作质量的优劣直接影响着科研工作者的研究成果和水平判定,因此保证查新质量至关重要。然而在实际工作中,科技查新工作暴露出的诸多问题影响了科技查新业务的有效开展,因此需要从影响查新质量的各个因素入手,对查新工作进行全面质量管理,从而达到科技查新全面质量控制的目的。原始文献的缺乏,将会影响查新报告的撰写质量。

科技查新质量控制的优化建议

科技查新是一项非常严谨的工作,在科研活动中发挥着重要的作用。科技查新工作质量的优劣直接影响着科研工作者的研究成果和水平判定,因此保证查新质量至关重要。然而在实际工作中,科技查新工作暴露出的诸多问题影响了科技查新业务的有效开展,因此需要从影响查新质量的各个因素入手,对查新工作进行全面质量管理,从而达到科技查新全面质量控制的目的。

(一)文献保障是查新质量控制的基石

科技查新工作中最重要的步骤是文献检索,而文献检索的查全率查准率依赖于文献资源,要保证查新质量就必须保证所需的文献资源,因此,核心文献保障能力可谓决定着高校科技查新的质量。科技查新针对的是具有新颖性和先进性的科研成果,它们涉及各个专业领域,查新机构要有丰富全面的专业文献信息资源作保障才能高质量地完成查新工作。

尽管我国在数据库建设方面取得了很大成果,但与国外知名数据库相比还存在资料遗漏较多、更新速度慢、标引不规范、逻辑运算符运用受限等问题,因此查新机构还应从以下几方面努力。购买合适的数据库:在购买数据库时应仔细比较分析,注意专业数据库和综合数据库的相互补充,合理利用有限的资金。保证原始文献的拥有量:查新工作通过检索进行文献分析,其关键的一步就是获取原始文献。原始文献的缺乏,将会影响查新报告的撰写质量。构建资源共建共享体系:在数据库资源建设方面,由于近年来信息量迅速膨胀,单个信息机构难以独立承担多专业、多层次的信息资源保障工作,为节省资金和避免信息资源的重复购置,各信息机构可密切合作,从整体上协调文献资源建设,与其他单位进行资源共建共享,或加入现有的文献资源保障体系,进一步优化和完善本单位的信息资源系统。

(二)高素质查新人员是查新质量控制的关键

查新人员的综合素质贯穿着查新工作的全过程,是影响查新整体质量的重要因素。虽然《科技查新规范》对查新员应具备的条件做出了明确的要求,但从查新机构的现状来看,仍有些不相适应的地方,需要从查新队伍组建源头着手,并积极组织查新员进行培训学习,尽快提高查新员的综合素质。

精选查新人员。高校查新人员由于编制有限,在招聘时应考虑其专业背景、知识结构和个人特长等,从源头上控制查新队伍质量。查新员通常要求具有中级(含)以上专业技术职称,并具备以下基本素质:较强的情报检索能力、相关的专业知识和较宽的知识覆盖面、一定的外语水平、文献综合分析和文字表达能力。查新人员编制有限与查新任务繁重的矛盾始终存在,队伍力量越薄弱越要考虑馆员的专业素养。

发展兼职查新人员。选馆内其他部门对某一专业领域有深入研究的工作人员担任该查新机构兼职查新员,如学科馆员对有些专业领域长期进行跟踪研究,了解更深入透彻,可发展他们作为该领域的查新员。同时,应采取一些激励措施来调动专职或兼职查新人员的积极性。

加强对查新员的培训。随着科学技术的发展,社会对查新工作提出了更严峻的挑战,为了使查新员更好地胜任查新工作,有必要对他们定期或不定期开展培训。平时可以邀请业务往来密切的查新机构或行业内著名的查新专家,就他们的优势学科和科研重点对查新员进行知识培训,并就查新经验和技巧进行同行交流。另外,定期组织各种相关培训,如外语培训、计算机培训、公关技巧培训等综合素质方面的培训,目的在于提高查新员的业务水平、沟通能力、妥善处理好与委托人之间的合作关系。这样既可保证查新工作的高效性,也为部门的持续发展打下坚实的基础。

创造条件鼓励查新员再进修。查新机构可根据查新员的专业背景,鼓励其进修相关专业的研究生学位,或安排其学习相关专业的公共课,或者到其他业务相关的查新机构进行交流学习。

(三)严格查新程序是查新质量控制的前提

《科技查新规范》明确查新的基本程序包括委托人提出查新委托、查新受理、文献检索(包括检索准备、选择检索工具、确定检索方法和途径、查找相关文献)、对比分析、撰写查新报告、提交查新报告和文件归档7个步骤。实践证明,认真严谨地执行这些程序,才能确保查新质量。

1.查新受理的质量控制要把好“三关

第一关是查新机构确认关,即查新机构在接受委托前,需要根据委托人提供的材料了解立项背景、需攻克的技术难点和解决方案、主要技术性能和参数等信息,从而确认本机构是否有能力承担委托人提交的查新项目。目前教育部批准的84所高校查新站包括综合类、理工类、医学类、农学类四种,它们各有专长,在所处专业领域的查新经验要相对丰富一些,一般情况下进行专业内受理,也是保障查新质量的前提条件。

第二关是双方沟通关,即查新员与委托人进行良好有效的沟通。委托人须尽可能地向查新员提供与查新项目有关的全面详细的技术资料,如科研立项查新需要项目申请书,成果报奖查新需要项目总结、主要论文、主要专利等。查新员还可依靠自己的专业知识,帮助委托人分析提炼查新点。适当的沟通可使查新机构获取更多的信息,有助于查新机构对各种复杂、疑难问题进行正确分析,做出合理判断;对于委托人来说,在不违背原则的前提下,沟通可带给他们更多、更好的服务。可见,双方明确责任,加强相互间的协作与配合,将大大提高查新效率和质量,并最终实现查新目标。

第三关是查新合同签订关。《科技查新规范》规定查新机构与查新委托人应当依法订立并履行查新合同或查新委托协议,明确查新目的、学科分类、项目的主要内容和查新要求,明确双方的责任和义务。查新员要求委托人在协议中尽可能清楚、扼要地说明项目的主要内容和创新点,尤其是对项目新颖性的描述,给出主要的技术特征、参数和指标以及与项目相关的参考文献、关键词等。但从委托人的角度来看,他们总是希望查新项目的查新点越多越好,所以有时列出的假想创新点实际上会干扰查新员的查新效率,因此查新点应在双方协作分析的基础上共同确定。(www.xing528.com)

2.文献检索的质量控制主要体现在“三个环节”

第一个环节是确立检索目的和范围。查新员要认真、仔细分析委托查新项目的资料、创新点及查新要求,了解项目的科学技术特点,从而确立本次检索的目的。因此.要求查新人员专业对口,能把握项目的科技要点,抓住其创新的本质,准确提炼出检索词。当然再专业的查新员也不可能覆盖所有委托项目,只有与委托人保持密切的沟通与联系,才能达到事半功倍的效果。检索范围包括专业范围、时间范围和地域范围。专业范围指查新项目所属的专业范围,不同专业的项目必须检索不同专业的核心数据库。查新检索文献的时间范围应当以查新目的和查新项目所属专业的发展情况为依据。而地域范围有国内查新和国外查新之分,主要由委托人决定,因为它涉及查新的广度和费用,查新合同中另有约定的,按约定执行。

第二个环节是选择合适的检索工具。应在分析检索项目的基础上,根据检索目的和客观条件选择最能满足检索要求的工具,如检索医药卫生类课题需选择CBM和MEDLINE数据库,再以CNKI、万方生物医学期刊全文数据库、EMbase等作为补充。另外,为弥补数据库资源的不足,保证查准率和查全率,查新过程中通常增加网络搜索引擎的检索,如Google、百度、Yahoo、Sohu等,以及各学科的专业站点,其中以美国国家生物技术信息中心(NCBI)Pubmed使用最为广泛。

第三个环节是制定最佳检索策略。检索策略指根据委托人的查新要求以及专家做出的课题分析来确定检索词,并根据不同的概念组配确定检索表达式,以此来对整个检索过程进行谋划和指导,并最终实现检索目标。其中,检索词必须准确、规范、常见,也可以是广泛使用的自由词,以免漏检;尽可能不用查新项目的新创词或过分宽泛的检索词;从查新项目中提炼关键词语做检索词,再进行逻辑组配以表述查新的项目内容。当无法确定准确的检索词时,也可以使用上位词或下位词找到相关文献以进行分析对比。确定检索词之后,就可以根据查新项目的主要内容对检索词进行逻辑组配。检索式要能准确反映项目内容的新颖性,能适应所查数据库的检索规则。若检出的相关文献过多或过少、相关度不高,则需重新审题,分析项目,修改检索策略。正确、恰当的检索策略能优化检索过程,并有助于提高文献的查准率和查全率。

3.查新报告质量控制的三个重点

检索结果。查新报告“检索结果”栏目填写的内容应反映检索数据库和工具书后命中相关文献的情况及相关文献的内容简介。首先,可用简练的语言撰写宏观性的技术综述,将所获得的文献系统整理、归纳、分析,就查新项目技术领域的历史背景、研究现状、发展前景等方面,结合文献类型、时间、空间、相关度等分类处理方式,写出具有综合性、总结性和评论性的导言。然后,查新员应依据检出文献与查新项目的科技要点、相关度的高低,将文献分为密切相关文献和一般相关文献,并列出全部密切相关文献和代表性相关文献,相关度越高越靠前,反之在后。密切相关文献应逐篇进行简要描述,并提供原文的复印件作为附件。一般相关文献可根据情况仅列出题录或文摘。

查新结论。查新报告“查新结论”栏目的填写内容应反映查新项目与相关文献的对比及其结论。查新结论是查新报告的核心,最能体现查新工作的质量,也是审核员、委托人、评审专家及科研管理部门所关注的重点,要求客观、公正、全面、准确、清晰地反映查新项目的真实情况。采用描述性写法,使用规范化术语,不使用含糊其词、模棱两可的词句,以文献为依据,不得含有个人任何偏见,以免误导报告的使用者。在结论部分,不仅要包括对项目查新点的归纳,使专家评审时只要看查新结论便基本一目了然;还要包括文献对比分析,揭示出查新项目和现有技术之间的相同点与不同点,从而确认项目的新颖性和创新性;最后还要在分析对比的基础上,对查新项目作出具体判断性结论。在结论中应避免使用对查新项目的学术水平做出“国内首创”、“国际领先”之类的评价用语。总之,查新结论内容是查新员代表查新机构对项目依据文献进行的评价,应站在第三方的角度用第三人称撰写。

查新审核。查新工作完成后,查新员应将所有材料(包括委托单、合同、项目材料、检索单及其找到的文献附件、报告初稿等)交给审核员进行审查。查新审核是查新工作中另一个重要的环节,审核员对查新报告的质量负有把关责任。要保证查新审核的质量,不仅应把查新审核融入整个查新过程中,而且要求审核员具有高级专业技术职称和查新资格,还要有丰富的专业知识和宽阔的知识面。审核员负责审查的内容主要包括:查新人员所进行的查新程序是否规范,提炼的查新点是否准确全面,所选的检索工具和数据库是否合适,制定的检索词和检索策略是否恰当,检出的文献是否齐全,对文献的判断是否正确,所做的查新结论是否客观准确,查新报告中的语言是否规范等,并据此向查新员提出审查意见。

4.文件归档的质量控制

查新工作的最后一个环节是文件归档,即查新机构将查新报告及附件提交给委托人和档案保管人员。提交报告时,查新员可请委托人再对报告进行一次审核,若委托人有异议,查新员应给出合理的解释,若是因查新员审题不清而造成的检索结果有偏差,应给予及时改正,以保证查新质量。查新员将查新报告归档时可以对查新报告的质量再进行一次详细检查,及时发现问题并纠正。档案保管人员接收材料时,应建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字。文件的归档有利于查新员之间交流学习,查新员在受理查新后还可以先在查新管理数据库中进行检索,查找同类项目,避免重复劳动。

(四)完善专家咨询制度是查新质量控制的有效手段

建立和完善专家咨询制度是对查新质量进行控制的一个有效手段。查新课题往往涉及不同的专业或技术领域,而且有些较为专深,会给查新人员带来一定的难度。当查新人员在分析理解课题、提炼查新点、选择检索词、对比分析文献、撰写查新结论过程中遇到问题时,就需要请教专家,这样才能保证科技查新的质量。毕竟单个查新员所具备的专业知识不可能面面俱到,而发挥专家咨询的作用,可弥补查新人员专业知识方面的不足。将查新中遇到的专业难题及时向各学科的专家请教,与咨询专家进行交流探讨,可帮助查新员在尽量短的时间内弄清、弄懂课题性质,不仅少走弯路,提高查新工作的效率,而且防止检索和结果出现偏差,使查新结论更加准确,查新工作更趋完善。

(五)统一查新标准是查新质量控制的保障

统一的查新工作质量评价标准和健全的质量监督机制,是保证查新工作质量的强有力的制度保障。科技查新质量控制标准缺失导致查新员开展查新工作和撰写查新结论的主观性和随意性,因此,在评价标准方面,应该建立一套科学合理的科技查新机构评价指标体系,加强查新机构资质认证、管理,建立一套统一适用的查新报告评价指标体系,加强查新报告质量上的控制,建立查新工作质量的评价标准和评估体系,加强查新员和审核员的资格审查工作,确保科技查新工作的健康发展;在监督检查方面,教育部主管部门可以采取定期与不定期相结合的方式对查新报告进行抽样检查,不仅关注数量还要重视质量的检查,将抽查的查新报告的质量评估结果与查新机构的年审考核结果相结合,对于发现查新报告质量存在严重问题的高校查新机构予以通报批评、限期整改直至取消查新机构资质等处分,对于相关的责任人员给予纪律处分经济处罚,完善查新工作质量监督机制,提高科技查新工作的质量。

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