如何有效地实施组织设计?下述组织设计的思路、路径和程序可以提供有益的帮助。
一、组织设计的思路
组织设计的目的是有效实现组织的目标,因此,组织设计的思路应当是首先明确组织目标并确定相应的基本职能,然后再确定用以实现这些职能的机构和必要的岗位,最后是按照岗位去配置合适的人员。即目标—职能—机构—岗位—人员,概括起来就是“因目标设事”“因事设岗”“因岗用人”,最终达到“因人成事”。
二、组织设计的路径
一般情况下,组织设计可以有以下几条路径:
(1)按组织职能进行组织设计。这是在专业化活动的基础上设计部门和岗位,如医院的内科、外科、儿科等部门,高校的教学、科研、学生管理等部门。这种按职能进行组织设计是目前普遍采用的方法。
(2)按业务流程进行组织设计。这是在组织活动的程序基础上设计部门和岗位,如企业的研发、生产、销售等部门,医院的门诊、住院等部门。
(3)按运行地区进行组织设计。这是在组织活动运行的地域范围基础上进行组织设计,如各级地方政府、乡镇及街道办事处,跨国公司的各地生产和经营部门。
(4)按照产品类型进行组织设计。这是以组织产出的产品品种为基础进行的组织设计,如企业的各个产品事业部,高校的研究生院等。
(5)按照客户特点进行组织设计。这是以组织服务对象的特点和性质为基础的组织设计,如银行和保险公司的个人客户、团体客户部门。
三、组织设计的程序
针对一个新建组织,组织设计的程序可以采用以下10个步骤:(www.xing528.com)
(1)明确组织目标。每个组织都是为实现某个目标而建立的。组织目标是组织设计的出发点和落脚点,因此,组织设计的第一步就是要明确组织的目标。
(2)确定基本职能。组织的基本职能是组织保证其生存和发展、维持其正常运转、实现其基本目标所必需的基本功能。例如,对于一个生产企业而言,必须具备研发、采购、生产、营销、财务和人力资源等基本职能。在这些基本职能当中,必然有一个职能是关键职能,处于组织中的中心地位,其他职能是为关键职能服务的。例如,上述生产企业中的生产职能就是该企业的关键职能。
(3)进行职能分解。职能分解就是对组织的基本职能做进一步的细分。例如,上述生产企业中的生产职能还可以细分为加工、装配、调试、工艺、调度、设备、安全以及质量控制和生产准备等二级职能。
(4)进行职能归类。如果某一职能的业务比较简单,工作量也不饱满,就可以考虑将其并入业务类似的其他职能中去。例如,可以考虑将设备管理职能或安全管理职能合并到生产准备职能中去,质量控制和生产调度两个职能部门合并,或者将工艺职能合并到研发职能中去。
(5)确立职能部门。在职能细分和归类的基础上,可以确立负责每一职能的职能部门及其职责,如加工车间、装配车间、工艺室、调度室等。
(6)画出组织结构图。在职能部门确立之后,就可以画出相应的组织结构图初稿。在此基础上,综合平衡横向的管理幅度和纵向的组织层次,修改组织结构图初稿。
(7)进行目标分解。将组织总目标分解为各个职能部门的具体目标,并进行目标之间的协调,以保证总目标没有遗漏,各职能部门的具体目标没有重复。
(8)开展职务分析。分析、研究并确定组织内部每一职务的性质、内容、责任、义务、权力、规范、横纵向关系以及该职务的任职条件。汇总职务分析的结果,形成《职务说明书》。
(9)设计运行机制。主要是设计工作流程和程序、工作标准、工作规范、部门和岗位的绩效考核及相应的奖惩制度,将这些运行制度汇总后编入《组织手册》。
(10)反馈和修正。为了保证整个组织能够按照设计要求正常运转,需要对组织的实际运行进行反馈和修正,也就是对组织的实际运行进行过程管理和控制。过程管理和控制的标准是实际运行要有利于组织总目标的实现,不能有妨碍实现组织目标的任何行为,否则就需要根据实际情况对组织结构或运行机制进行必要的修正。
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