联邦业务会计及物料收取和付款流程记录

（一）初始分录 联邦机构的会计循环始于财政年度开始之日，此时国会开始就总统已批准的预算进行拨款活动。假设预算拨款为150 000美元，在机构的账簿上的分录是：

预算分录 已实现的其它预算拨款 150 000

未分派权限——可利用的 150 000

记录收到拨款权限。

权益分录 对财政部基金余额 150 000

未动用拨款 150 000

记录收到拨款支付令。

编制第一个分录的目的是建立机构对其预算拨款的初始会计责任。计入已实现的其它预算拨款的借方金额，用来区分机构的基础业务拨款与其可能收到的其它特种用途拨款。第二个分录表示与财政部建立了信贷关系并确定了“信贷额度”。对财政部基金余额账户等同于现金账户，未动用拨款则代表着机构权益的增加。

在国会进行预算拨款之后，预算管理局将拨款分派给机构所属的部门。正如前面所提到的，预算管理局是总统办公厅内的一个机构，具有较宽的财政管理权。它的责任是在部门中分派拨款和建立按照预期成本、或有事件等建立“储备资金”。因此，国会拨给该机构一定数额的资金并不总是意味着机构将有那么多的数额可供花费。

如果机构的所有拨款都由预算管理局拨给了其所属的部门，在机构账簿上的分录是：

预算分录 未分派权限——可用的 150 000

拨款 150 000

记录由预算管理局进行的资金分派。

权益分录 无

前面我们讲过，为了有效的控制拨款的使用，通常部门管理层也要以拨款分派的形式向各机构分配预算拨款，通常是每一季度进行一次分派。然而为了简化起见，我们假设该例子中的机构在财政年度开始时收到了全部分派额。如果部门管理层分派给机构148 000美元，则在该机构账簿上的分录是：

预算分录 拨款 148 000

分派款——到位资金 148 000

记录提供全年财务活动用分派资金。

权益分录 无

分派款（已到位资金）是一个非常重要的账户。该账户余额代表着该机构可用于营运的资金数额。如果在财政年度末该机构尚未全部用完它的拨款或分派款，那么，它就必须把剩余资金归还财政部。

（二）业务分录

当机构收到分派通知时，它便可以开始开展其财政业务。为了加强对计划和资金控制，许多机构使用“承诺会计”。承诺是指从分派款中，为采购订单的金额预留出的预算权限。但是这种承诺并非等同于我们前面讲过的支出备付金。不过，在实际签发采购订单前，这些承诺付款正式表明了机构的购买要求。如果机构人员提出申请，要求用机构分派款购买物料和外部服务，支出分别为100 000美元、12 000美元，记录承诺的会计分录是：

预算分录 分派款——到位资金 112 000

承诺 112 000

记录对物料和外部服务的购买申请。

权益分录 无

当采购指令签发后，或对工资支付做出承诺后，就产生了债务责任。联邦政府所使用的“债务责任”，在性质上等同于州和地方政府单位所使用的支出备付金，或可称为“支出准备金”，即按照所订购产品项目的最新估算成本，对分派款提出具体开支额，并解除任何以前建立的有关“承诺”。如果机构为采购物料签订了正式的采购指令，假设物料预估成本为95 000美元，那么会计分录应编制如下：

预算分录 承诺 95 000

未供货订单 95 000

记录对已订购尚未交货的材料/物料的支付责任。

权益分录 无

预算分录的借方表示未实现承诺的减少，贷方表示实际支出准备金的确立，它与州和地方政府单位使用的支出备付金相似。

当货物到达和/或履行服务后，应编制如下分录，假设所订购物资的实际成本是94 000美元：

预算分录 未供货订单 95 0300

已耗用预算权限 94 000

分派款——到位资金 1 000

记录部分分派款的支出。

该预算分录解除了对供货商的支出准备，同时还记录了在此时实际花费的分派款金额。注意，由于物资的实际成本小于估计成本，所以要把差额返还到分派款——到位资金账户中。

权益分录 物料存货 94 000

应付账款 94 000

记录收到物料。

未动用拨款 94 000

已使用拨款 94 000

记录物料的资金来源。

第一个权益分录记录了物料的收取和相应的负债，它和工商业组织这种情况下所要编制的会计分录类似。第二个权益分录记录了由于购置物料而导致未动用拨款的减少。

此外，当物料到达或服务被提供时，支付计划书便被送交财政部，以通知财政部向供货商付款。在供货商实际开出支票前，机构在财政部基金账户上的余额不会减少。因此，应付账款的记录要分为两步进行。当支付计划书送交财政部时，假定前面的物资购买是计划上的唯一交易，那么分录为：

预算分录 无

权益分录 应付账款 94 000

在途支付 94 000

记录向财政部申请签发购货支票。

当财政部通知机构其申请的支票已被开出时，机构账簿上的分录为：

预算分录 无

权益分录 在途支付 94 000

存财政部的基金余额 94 000

记录由财政部开出支票。

如果该机构使用了价值为50 000美元的物料，这部分成本应记录为费用。注意，这里并不需要预算分录，因为前面已经对拨款的支出进行了会计记录。

预算分录 无

权益分录 业务/项目费用——物料 50 000

物料存货 50 000

记录对物料存货的使用。

服务在收到时就使用了，所以需要对拨款使用编制分录。除此之外，对购买服务的会计处理与购买物料的处理相同。记录承诺付款和债务责任的会计分录与购买物料所示的分录相同。假设收到服务（预期成本为12 000美元），编制的会计分录为：

预算分录 未供货订单 12 000

已支出权限 12 000

记录部分分派款的支出。

权益分录 业务/项目费用——合同服务 12 000(www.xing528.com)

应付账款 12 000

记录合同服务的收到。

未动用拨款 12 000

已使用拨款 12 000

记录购买外部服务的资金来源。

如果送往财政部的支出计划书列出了该项费用，则会计分录是：

预算分录 无

权益分录 应付账款 12 000

在途支付 12 000

记录向财政部申请支票。

另外，和工商业组织会计一样，工资、租金和公用事业费等项目也应记录为费用。但是，还要求编制反映资金来源和预算权限使用情况的会计分录。在大多数情况下，这些项目并不需要事先在会计上做负债处理，可参见下面的例子，假设机构发生了下列费用：

表16-2 某机构发生的费用

工资立即进行了支付，对其它成本也建立了负债。记录这些成本的会计分录是：

预算分录 分派款——到位资金 31 500

已支出权限 31 500

记录部分分派款的支出。

权益分录 业务/项目费用——租金 6 000

业务/项目费用——公用事业费 2 000

业务/项目费用——杂项费用 1 500

业务/项目费用——工资和福利 22 000

应付账款 9 500

对财政部的基金余额 22 000

记录某些业务费用。

未动用拨款 31 500

已使用拨款 31 500

记录业务费用的资金来源。

对于某些固定资产，联邦政府机构进行成本记录，并记录这些资产的折旧。记录购置固定资产的分录与前面所示的记录购置物料的分录相似。因为折旧不依赖于拨款进行支付，所以不需要编制预算分录，但需要通过权益分录来记录费用、累计折旧的增加以及资产账面价值的减少。如果需要记录8 000美元的折旧，则会计分录是：

预算分录 无

权益分录 业务/项目费用——折旧 8 000

累积折旧 8 000

记录固定资产的折旧。

如果年末编制会计分录记录应计但未付的3 500美元的工资和福利，则会计分录为：

预算分录 分派款——到位资金 3 500

已支出权限 3 500

记录部分分派款的支出。

权益分录 业务/项目费用——工资和福利 3 500

应计已注资的工资总额 3 500

记录应计的年末工资总额。

未动用拨款 3 500

已使用拨款 3 500

记录营业费用的资金来源。

（三）结账分录

在财政年度末，除部分多年的或永久性的财政拨款外，其它未动用拨款均告失效。这意味着在这个时间之前任何尚未花费或未正式作为支出准备金的资金都必须归还给财政部，这些金额不能转移到下一年供营运使用。但是在年末之前正式成为支出准备的资金可以被转移到下一年。但是这类资金如在未来五年内还未能完全用掉，剩余资金也必须返还给财政部。

年末要编制预算分录以结清那些反映已终止预算权限和已支出权限的账户；此外，还要编制权益分录以结清费用账户和已使用拨款账户，并将已使用拨款和费用账户之间的差额结转到累计营运结果这个权益账户中。

预算分录 拨款 2 000

分派款——到位资金 2 000

承诺 5 000

其它已实现的拨款 9 000

结清拨款、分派和承诺账户并记录预算权限的终止。

已支出权限 141 000

其它已实现的拨款 141 000

结清已支出权限账户。

权益分录 已使用拨款 141 000

业务/项目费用——物料 50 000

业务/项目费用——合同服务 12 000

业务/项目费用——工资和福利 25 500

业务/项目费用——租金 6 000

业务/项目费用——公用事业费 2 000

业务/项目费用——杂项费用 1 500

业务/项目费用——折旧 8 000

累计营运结果 36 000

结清权益账户。