归档工作的重要性及操作流程

（一）明确归档截止日期

《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第二十九条规定：“案件结案后三个月内由审判庭内勤或承办书记员编写归档清册向档案管理部门移交归档。”实践中，书记员的工作任务繁重，需要分清主次、先后顺序，特别是归档工作。存在多个案件需要归档时，应首先按照上述规定确定每个案件的归档截止日期，以免归档超期对案件造成影响。

（二）编写卷内目录和归档清册

一般情况下，归档时卷内目录与案卷装订时编写的目录一致，但是，也存在例外。例如，当事人不服一审判决提起上诉，案件经二审审结后，二审法院将案卷及二审裁判文书退回一审法院。此时，一审法院在归档时，应将上诉状副本、二审裁判文书装入案卷。因此，新增加的材料在卷宗目录中也应予体现。

卷内目录按照诉讼文书排列的顺序填写，并逐一编号。再将需要送交归档的案卷汇总到清册中，并写明案件的案号及正、副卷数量。(www.xing528.com)

（三）移交档案管理部门

实践中，在移交档案管理部门之前，应做好归档情况记录，注明案号、卷宗数量、移交时间等内容，以备核查。移交给档案管理部门时应让档案部门签收。

【注意事项】

按照有关法律规定，人民法院在审判活动中形成的法律文书都设不同程度的秘密等级，属于《保密法》规定的应该保密的文书范围。因此，对于重份或不要归档的诉讼文书材料（实践中称之为“机要废纸”）不能擅自处理。实践中，一般的做法是将重份或不要归档的诉讼文书资料交还承办法官，由承办法官自行处理或按照承办法官的意思表示作出处理。此外，由于传真件用的是热敏传真纸，该纸张上的字迹经过1～2年的时间就会消失。因此，在立卷前，应该将该传真件复印并说明系传真复印件，再行入卷。