案卷整理及归档要点与方法

在案件办结后，书记员要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，如果发现法律文书不完备的，应当及时补齐或补救。入卷的诉讼文书材料，一般只保存一份（有领导人批示的材料除外）。本院的裁判文书（含判决书、裁定书、调解书）可保留三份。按照相关规定，下列诉讼文书材料可以不归档，由承办单位自行处理，但不能擅自处置：①答复来信来访人到有关单位直诉的；②转交有关单位办理的；③没有参考价值的信封、转办单、工作材料；④内容相同的重份申诉材料；⑤法规、条例复制件；⑥一般的法律文书草稿（未定稿）；⑦与本案无关的材料。

（一）排列案卷材料

总的要求是按照诉讼程序的客观进程形成文书时间的自然顺序，兼顾文件之间的有机联系进行排列。在实践中，按照审理适用程序的不同，排列的顺序有所区别。

刑事一审程序中，正卷一般可按照下列顺序进行排列：

①卷宗封面；②卷内目录；③案件移送书（收案笔录）；④起诉书（自诉状）正本及附件；⑤送达起诉书笔录；⑥聘请、指定、委托辩护人材料；⑦自行逮捕决定、逮捕证及对家属的通知书；⑧搜查证、搜查勘验笔录及扣押物品清单；⑨查封令、查封物品清单；⑩取保候审、保外就医决定及保证书；退回补充侦察函及补充侦察材料；撤诉书；调查笔录或调查取证材料；赃、证物鉴定意见；审问笔录；被告人坦白交代、揭发问题登记表及查证材料；延长审限的决定、报告及批复；开庭前的通知、传票、提押票、换押票；开庭公告底稿；开庭审判笔录（公诉词、辩护词、证人证词、被告人陈述词）；判决书、裁定书正本（刑事附带民事部分的调解书、协议书、裁定书正本）；宣判笔录（委托宣判函及宣判笔录）；判决书、裁定书送达回证；司法建议书；提押票；抗诉书；上诉案件移送书存根；上级人民法院退卷函；上级人民法院判决书、裁定书；执行通知书存根和回执（释放证回执）；赃物、证物移送清单及处理手续材料；备考表；证物袋；卷底。

刑事案件副卷诉讼文书材料按照下列顺序排列：

①卷宗封面；②卷内目录；③阅卷笔录；④案件承办人的审查报告；⑤承办人与有关部门内部交换意见的材料或笔录；⑥有关本案的内部请示及批复；⑦合议庭评议案件笔录；⑧审判庭研究、汇报案件记录；⑨审判委员会讨论记录；⑩案情综合报告原、正本；判决书、裁定书原本；审判监督表或发回重审意见书；其他不宜对外公开的材料；备考表；卷底。

（二）填写证物袋（有证物或庭审光盘的情况）

庭审光盘：填写编号、证物名称（庭审光盘）、数量、证物来源（本院），并在备注栏填写案号及书记员姓名。

案卷材料排列完成后，需交承办法官检查确认。承办法官检查确认后方可进行案卷材料的编目。

（三）编写页码，制作目录，填写卷宗封面(www.xing528.com)

（1）将整理好的卷宗材料编页（页码应当编在材料右上角或左上角，一般一卷案卷不超过200页，如超出需从“1”开始重新编写一卷），除去所有的订书针、夹子等金属物品。

卷宗封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底不编号。卷内目录应按诉讼文书材料排列顺序逐件填写。一份诉讼文书材料编一个顺序号。卷宗封面、卷内目录要用毛笔或钢笔按规定项目逐项填写齐全。字迹要工整、规范、清晰。结案日期填写宣判日期。

（2）当事人提供的证据，应当注明页数，由谁提供，提供时间，书记员签章。

（四）输入归档信息

扫描纸质卷宗入系统，根据系统要求生成目录封面并提交归档。

【注意事项】

（1）若缺某一项材料，而又急需归档，可以视为归档。在该材料的正确位置放入“卷内缺少材料的情况说明表”，勾选所缺材料，承办法官签名加日期。目录上关于这项材料需备注，如缺诉讼费退费凭证，则在目录上编辑：缺材料情况说明。

（2）若案卷中有涉密文件或其他不宜公开的文件，应当归入副卷。

（3）在案卷装订过程中，按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》的规定，应注意以下事项：①卷宗必须用线绳三孔一线装订，长度以160毫米左右为宜。②在卷底装订线结扣处粘贴封条。