控制标准与关键点原则的有效结合

任何一个负责任的主管人员，都希望有一个适宜的、有效的控制系统来帮助他们确保各项活动都符合计划要求。但是，主管人员却往往认识不到他们所进行的控制工作，是必须针对计划要求、组织结构、关键环节和下级主管人员的特点来设计的。他们往往不能全面了解设计控制系统的原理。因此，要使控制工作发挥有效的作用，在建立控制系统时必须遵循一些基本的原则。

1.反映计划要求原则

每一项计划、每一种工作都各有其特点，所以，为实现每一项计划和完成每一种工作所设计的控制系统和所进行的控制工作，尽管基本过程是一样的，但在确定什么标准、控制哪些关键点和重要参数、收集什么信息、如何收集信息、采用何种方法评定成效，以及由谁来控制和采取纠正措施等方面，都必须按不同计划的特殊要求和具体情况来设计。比如，人力资源控制系统和产品质量控制系统虽然处于同一组织系统，但二者的控制要求、控制关键点、控制方式是截然不同的。所以在设计控制系统时，每个管理者都必须围绕计划进行。

2.组织适宜性原则

控制必须反映组织结构的类型。组织结构既然是对组织内各个成员担任什么职务的一种规定，因而，它也就成为明确执行计划和纠正偏差职责的依据。另一方面，控制系统必须切合每个主管人员的特点。也就是说，在设计控制系统时，不仅要考虑具体的职务要求，还应考虑到担当该项职务的主管人员的个性。在设计控制信息的格式时，这一点特别重要。

送给每位主管人员的信息所采用的形式，必须分别设计。

3.控制关键点原则

控制关键点原则是控制工作的一条重要原则。对一个主管人员来说，随时注意计划执行情况的每一个细节，通常是浪费时间精力和没有必要的。他们应当也只能够将注意力集中于计划执行中的一些主要影响因素上。事实上，控制住了关键点，也就控制住了全局。在控制过程中，管理人员只有抓住关键的控制点，才能真正把握住控制的关键，起到“牵一发而动全身”的良好功效。比如在啤酒酿造企业中，啤酒质量是控制的一个重点对象。尽管影响啤酒质量的因素很多，但只要抓住了水的质量、酿造温度和酿造时间，就能保证啤酒的质量。因此，企业就要对这些关键控制点制定出明确的控制标准，实施严格控制。

4.控制趋势原则(www.xing528.com)

控制变化的趋势比仅仅改善现状重要得多，也困难得多。一般来说，趋势是多种复杂因素综合作用的结果，是在一段较长的时期内逐渐形成的，并对管理工作成效起着长期的制约作用。趋势往往容易被现象所掩盖，它不易被觉察，也不易被控制和扭转。控制趋势的关键在于从现状中揭示倾向，特别是在趋势刚显露苗头时就敏锐地觉察到。这也是一种管理艺术。例如，有一个计算机生产企业，连续两年的销售收入增长率在20%左右，可同期国内同类企业的销售收入增长率在30%以上，相比之下，该企业的销售收入增长率不但不值得乐观，相反预示着企业在国内的竞争力正处于下降的不利态势，如果不采取及时有效的控制措施，扼制这种不良趋势，后果将非常严重。

5.例外原则

主管人员越是只注意一些重要的例外偏差，也就是说越是把控制的主要注意力集中在那些超出一般情况的特别好或特别坏的情况，控制工作的效能和效率就越高。需要指出的是，只注意例外情况是不够的。在偏高标准的各种情况中，有一些是无关紧要的，而另一些则不然，某些微小的偏差可能比某些较大的偏差影响更大。因此，在实际运用当中，例外原则必须与控制关键点原则相结合。仅仅立足于寻找例外情况是不够的，我们应把注意力集中在关键点的例外情况的控制上。这两条原则有某些共同之处。但是，我们应当注意到它们的区别在于，控制关键点原则强调选择控制点，而例外原则则强调观察在这些点上所发生的异常偏差。比如质量控制中就广泛地运用了例外原则。工序质量是反映生产过程是否稳定的指标，如果影响产品质量的主要因素如原材料、工具、设备、操作工人没有明显变化，那么产品质量也就不会发生太大差异，这时我们可以认为生产过程是稳定的，或者说工序质量处于控制状态。反之，如果生产过程中出现了违反规律性的异常状态时，则表明有些因素有问题，应立即查明原因，采取措施，使之稳定。

6.直接控制原则

直接控制是相对于间接控制而言的。间接控制往往是通过管理控制标准及衡量纠偏等措施进行的，它的依据是有关控制的过程必须是及时有效的，即控制标准是合适的，衡量业绩是客观准确的，偏差的发现是及时的，纠正措施是坚决有力的，等等。但是如果其中有一项不符合要求，控制的效果就很难保证。直接控制认为，任何控制工作都由人来做，人的素质关系到控制的成效，控制的过程有时是难以把握的，有了良好的管理控制人员就可以克服制度或管理上的一些缺陷。

6.1.3　小测验

直接控制就是控制有关管理控制人员和执行人员的素质，通过提高有关人员的工作能力和业务水平，使出现偏差的概率下降；同时由于有关人员的素质提高了，其自觉控制的能力将大大增强，能够在出现偏差时自觉地迅速采取行动，使总损失降到最低。