计划在组织中的关键作用及层级共同职能

（一）计划的含义

计划，首先可以简单地理解为：我们做某件事情行动之前所作的谋划和安排等准备工作。计划是管理的首要职能，它存在于社会各级各类组织的各个层次的管理活动中，一个组织要有效地实现其目标，首先必须做好充分的计划工作。

计划就是通过调查研究预见将来，制订出组织的目标和计划，统一组织和指导组织内部各单元、各类人员的活动，以实现组织的宗旨。计划是管理的重要职能，是任何组织为实现自身使命所不可缺少的一项重要的管理职能。

1.计划的定义

计划分为广义和狭义的计划。广义的计划就是制订计划、执行计划和检查计划的执行情况等全过程。狭义的计划就是制订计划，即管理者预测未来、确定目标、制定实现这些目标的行动方案的过程。也就是管理者根据组织内外部的实际情况，权衡客观需要和主观可能，通过科学的预测，提出在未来一定时期内组织所要达到的目标以及实现目标的途径。

管理中的计划职能就是狭义的计划，进一步来说，就是预先决定做什么（What），讨论为什么要做（Why），确定何时做（When），何地做（Where），何人做（Who），以及如何做（How）的一种工作程序。通常可用“5W1H”来表示：

（1）做什么（What）。

要明确组织的使命、战略、目标以及行动计划的具体任务和要求，明确一个时期的中心任务和工作重点。例如，企业在未来5年要达到什么样的战略目标；企业年度生产计划的任务是确定生产哪些产品，生产多少，合理安排产品投入和产出的数量和进度，在保证按期、按质和按量完成订货合同的前提下，使得生产能力得到尽可能充分的利用。

（2）为什么要（Why）做。

要论证组织的使命、战略、目标和行动计划的可能性和可行性，也就是说要提供制订的依据。实践表明，计划工作人员对组织和企业的宗旨、目标和战略了解得越清楚，认识得越深刻，就越有助于他们在计划工作中发挥主动性和创造性。正如通常所说的“要我做”和“我要做”的结果是大不一样的，其道理就在于此。

（3）何时（When）做。

规定计划中各项工作的开始和完成的进度，以便进行有效的控制和对能力及资源进行平衡。

（4）何地（Where）做。

规定计划的实施地点或场所，了解计划实施的环境条件和限制，以便合理安排计划实施的空间组织和布局。

（5）谁去（Who）做。

计划不仅要明确规定目标、任务、地点和进度，还应规定由哪个部门、哪个人负责。例如，开发一种新产品，要经过产品设计、样机试制、小批试制和正式投产几个阶段。在计划中要明确规定每个阶段由哪个部门、哪个人负主要责任，哪些部门协助，各阶段由哪些部门和哪些人员参加鉴定和审核等。

（6）如何（How）做。

制订实现计划的措施，以及相应的政策和规则，对资源进行合理分配和集中使用，对人力、生产能力进行平衡，对各种派生计划进行综合平衡等。

计划是一个需要运用智力和发挥创造力的过程，它要求高瞻远瞩地制定组织战略和目标，严密地规划和部署，把决策建立在反复权衡的基础之上。为了做好计划工作，实现计划所设定的目标，计划工作需要遵循一定的基本原理、程序、方法和手段。实践表明，计划工作中的许多失误，就是因为对这些基本的东西缺乏了解所致。

2.计划工作的特点及意义

（1）计划工作的特点。

计划工作与其他管理职能相比较，其基本特点可以概括为以下五个方面：

①目的性。

任何组织或个人制订计划都是为了有效地实现其目标，因此各种计划及其所有派生计划，都应围绕着如何实现其目的和目标而制订。一个组织能够生存，首要的一点就是通过有意识的合作来完成群体的目标，这是管理的最基本特征，计划工作是最能明确反映管理基本特征的主要职能活动。

②指导性。

计划工作在管理职能中处于首要地位。计划工作以及计划的形式为组织经营管理活动提供了明确的目标。管理过程当中的其他管理职能都是为了支持、保证目标的实现，因此这些职能只有在计划工作确定了目标之后才能进行。美国企业家查理·S·史罗马在《无谬管理》一书中指出：“对一件方案，宁可厌恶其计划之时间以确保日后执行之成功，切勿在毫无轮廓之前即草率开始执行，而终于导致错失方案之目标。”

③普遍性。

计划工作具有普遍性，主要体现在两个方面，一是不论是日常的生活事务还是组织中的工作，如要有效地达到预期的目的和效果，首先要制订计划，接受计划的指导。二是在一个组织中，计划是各个层次的主管人员的一个共同职能。所有的主管人员，无论是企业中的总经理还是班组长都要从事计划工作，只不过计划的内容、范围不同而已。

④经济性。

计划工作要讲究效率。资源的稀缺性也要求计划工作必须讲求效率，即计划工作要考量它对组织目标所做贡献和为了制订和执行计划所需要的费用和其他预计不到的损失。简单地讲，计划工作不是想如何做就如何做，而是关注实现计划目标的投入与产出之间的比例。例如某个计划会使既定目标得以实现，但在计划的实施过程中付出了太高的或者是不必要的代价，那么这个计划的效率就是低的，也就失去了计划工作的意义。

⑤创新性。

计划工作总是针对需要解决的新问题和可能发生的新变化、新机会作出正确有效的决定，因而它是又一个创新的管理过程。组织的发展与进步依赖于管理计划的不断创新。

（2）计划工作的意义。

一个计划的好坏直接影响着管理工作效率的高低以及组织目标的实现。一个好的计划，即科学性、准确性很强的计划，对于我们的工作将起到事半功倍的作用；相反，一个科学性、准确性很差的计划，则会使我们的工作事倍功半，甚至一无所获。因此，制订计划的工作是十分重要的，其主要表现在以下几个方面：

①有利于提高组织的应变能力，降低风险。

未来的不肯定性和变化决定了计划工作的必要性。计划的本身是面向未来的，而未来又是不确定的，充满了风险。计划工作的重要性就在于组织如何适应未来的不确定性。因此，需要周密细致的预测，制定相应的补救措施并随时检查计划的落实情况，遇到问题则须重新制订相应的计划措施。这样才能使企业组织更好地适应未来变幻莫测的大环境。

②有利于有效实现组织目标。

每个计划及其派生而来的计划，目的在于促使一个部门或组织的目标得以实现。光有计划不可能使我们的工作有所成就，有了计划还须有行动，必须使工作全面地开展起来。然而，计划工作可以使行动对准既定的目标。它能预测哪些行动能导致最终目标的实现；哪些行动会背离目标；哪些会导致相互抵消；哪些又是毫不相干的；从而对准所要实现的目标去设法取得一种始终如一的、协调的工作步骤和经营结构，使计划按部就班地顺利进行，最终实现目标。正是由于周密细致全面的计划工作统一了部门之间的活动，才使管理者从日常的事务中解放出来，而将主要精力放在随时检查、修改、扩大计划上，放在对未来不肯定的研究上。这样，既能保证计划的连续性，又能保证全面地实现奋斗目标。

③有利于充分利用有限的资源。

资源的稀缺性要求组织经营管理的效率性，所以计划工作使组织经营管理活动的费用降至最低限度。它用共同的目标、明确的方向来代替不协调的、分散的活动，用均匀的工作流程代替不均匀的工作流程，以及用深思熟虑的决策代替仓促草率的判断，从而实现对各种生产要素资源的合理分配，使人力、物力、财力紧密结合，取得更大的经济效益。所以，计划工作能细致地组织经营活动，是组织充分、合理、有效地利用资源的重要工具。

④计划是管理控制的依据。

计划和控制是一个事物的两个方面。未经计划的活动是无法控制的，控制活动就是通过纠正脱离计划的偏差使活动保持既定的方向。管理者如果没有计划规定的目标作为测定的标准，就无法检查其下级完成工作的情况；如果没有计划作为标准，就无法测定、控制活动。控制活动和计划工作一样，必须注意到未来，即有效的控制就是面对未来。

综上所述，计划工作是一个科学性、目的性、指导性和预见性很强的管理活动。我国企业在对外开放的方针下正面临世界市场的激烈竞争环境，形势要求我们迅速地提高宏观的和微观的管理水平，而加强计划工作，提高计划工作的科学性是全面提高管理水平的前提和关键。

3.计划的重要性

计划职能在管理中的地位和重要性，可以从以下几个方面去分析：

（1）组织宗旨的实现必须有计划。

为了实现组织的宗旨，一个组织必须满足同它有关的外部环境的期望。组织生存所需要的资源都要靠外部环境提供，为了换取这些资源，该组织必须按社会可以接受的标准（包括价格和质量）向外部环境提供商品、服务并履行社会职能。在现代社会中，由于组织宗旨的实现与外部环境之间的相互依赖程度越来越深，组织就必须统筹策划，妥善安排，尽力而为，量力而行。计划围绕着组织宗旨的实现而进行，为宗旨服务。

（2）计划贯穿于组织系统的各个方面，贯穿于组织活动的始终。

任何组织都是一个人、财、物集合于一体的系统，要使系统的活动正常运转，需要通过计划来组织和实现。因此，在组织系统中，计划性是整个管理活动的原则，计划工作是管理的重要职能；编制和实现计划是管理过程的基本内容。对组织整体而言，计划职能的主要任务在于以科学预测为基础正确确定组织的目标，确保组织能在将来尽可能好地利用其资源，高效地实现其目标。

（3）计划是为领导的科学决策服务的。

科学决策是领导者的首要职责。决策的范围很广，但其中最重要的是规定组织的目标，制订组织总体的计划，这样才能做到统一领导，统一行动。领导者决策过程一般是从对外部环境的机遇与不利的估计开始的，包括变化程度、不确定性和资源的可获得性；组织的领导者应估计内部的优势与劣势来明确与行业中其他组织相比所具备的特有能力。从这个意义上讲，计划职能同决策密不可分，它是为领导者科学决策服务的，同时也对决策行为起到规范和促进作用。

（4）计划职能具有领先性，为实现其他管理职能提供基础。

组织计划反映了目标和战略实现的途径，组织新的目标和战略是根据环境的需要而选定的。因此，必须首先有目标、计划或规划，才知道需要什么类型的组织结构，如何领导和用人，如何应用控制方法等。哈罗德·孔茨曾用图3-1所示的方式表明计划是管理的基础，说明计划职能同组织、用人、领导、控制等职能的关系，颇具参考价值。

图3-1　计划是管理的基础

（二）计划的种类

计划的种类很多，按照不同的标准分成不同的计划。

1.按计划的层次划分

按计划的层次划分可分为高层计划、中层计划和基层计划。

（1）高层计划。高层计划是由高层领导机构制订，并下达到整个组织执行的计划。高层计划一般是战略性的计划，它是对本组织重大的、全局性的、时间较长的工作任务的筹划。(www.xing528.com)

（2）中层计划。它是中层管理机构制订、下达或颁布到有关基层执行的计划。中层计划一般是战术或业务计划。

（3）基层计划。它是基层执行机构制订、颁布和负责检查的计划。基层计划一般是执行性的计划，主要有作业计划、作业程序和规定等。

2.按计划的期限划分

按计划的期限划分可分为长期计划、中期计划和短期计划。

（1）长期计划。长期计划的期限一般在10年以上，又可称为长远规划或远景规划。长期计划一般只是纲领性、轮廓性的计划，它只有一个比较粗略的远景设想。

（2）中期计划。中期计划的期限一般为5年左右。中期计划是实现计划管理的基本形式。它一方面可以把长期的战略任务分阶段具体化，另一方面又可为年度计划的编制提供基本框架，因而成为联系长期计划和年度计划的桥梁和纽带。

（3）短期计划。短期计划包括年度计划和季度计划，以年度计划为主要形式。它是中、长期计划的具体实施计划、行动计划。

3.按计划的表现形式划分

按计划的表现形式可分为宗旨、目标、战略、政策、程序、规则、规划和预算等几种类型。

（1）宗旨。宗旨是一个组织继续生存的目的或原因，它反映的是组织的价值观念、经营理念和管理哲学等根本性的问题。组织内部每个管理层次都应在明确理解宗旨的基础上进行自己的工作。宗旨用以表明组织是干什么的或应该干什么，如企业的宗旨是向社会提供有经济价值的商品或劳务，学校的宗旨是提供教育、培养人才等。

（2）目标。一定时期的目标或各项具体目标是在宗旨指导下提出的，它具体规定了组织及各个部门的经营管理活动在一定时期要达到的具体结果。组织中的各个管理层次都应该建立自己的目标。

（3）战略。战略是为实现组织的长远目标，根据组织的环境条件及这些环境条件可能的变化所选择的发展方向、确定的行动方针以及资源配置方针和资源配置方案的一个总纲。战略是指方向、重点和资源分配的优先次序，是指导全局和长远发展的方针。

（4）政策。政策是表现在计划之中的文字说明或协商一致的意见，以此来指导或沟通决策过程中的思想和行动。政策把所要拟定的决策限制在一定的范围内，以保证决策和目标的一致性。既然政策是决策时考虑问题的指南，它就必须允许有某些斟酌决定的自由，否则它就成了规则了。

（5）程序。程序也是一种计划，它规定了如何处理那些重复发生的例行问题的标准方法。程序的实质是对所要进行的活动规定时间顺序，因此程序也是一种工作步骤。制定程序的目的是减轻主管人员决策的负担，明确各个工作岗位的职责，提高管理活动的效率和质量。此外，程序通常还是一种经过优化的计划，它是对大量日常工作过程及工作方法的提炼和规范化。

（6）规则。规则就是根据某种具体情况所做出的允许或不允许采取某种行动的规定。规则常常与政策和程序相混淆，所以要特别注意区分。规则与政策的区别在于，后者保持一定的自由度，会给管理人员留有酌情处理的余地；前者不留有任何灵活自行处理的权利。规则与程序的区别在于规则不规定时间顺序，可以把程序看成一系列规则的总和，但规则可以是也可以不是程序的组成部分。例如，“禁止吸烟”是一个与任何程序都无关的规则。

（7）规划。规划是综合性的计划，包括目标、政策、程序、规则、任务分配、执行步骤、使用的资源等以及为完成既定行动方针所需的其他要素。规划有大有小，有长期和近期之别。规划一般是粗线条的、纲要性的。

（8）预算。预算是用数字表示预期结果的一种报告书。预算也可以被称为“数字化”的规划。预算有各种类型，如有关经营方面的费用预算，有反映资本支出的基本建设预算，也有说明现金流动情况的现金预算等。预算也是一种控制手段，但制订预算属于计划的内容，它是计划的一个基本工作。一个预算也可能包括整个企业的规划，由于它是以数字形式出现的，所以也能使计划工作做得更加精确。

4.按计划的对象划分

按计划的对象划分可分为综合计划、部门计划和项目计划。

（1）综合计划。综合计划一般是指具有多个目标和多方面内容的计划，就其所涉及的对象而言，它关联整个组织或组织中的许多方面，如企业中的年度生产经营计划就属于综合计划。

（2）部门计划。部门计划是在综合计划的基础上制订的，它的内容比较专一，属于某一特定的部门或职能。部门计划一般是综合计划的子计划，是为了达到组织的分目标而制订的计划，如企业销售部门的年度销售计划等。

3.1.2　计划对点案例

（3）项目计划。项目计划是针对组织的特定活动所作的计划，如企业中某项产品的开发计划。

5.按职能划分

计划还可以按职能进行分类。这里的“职能”是指企业的职能，而不是管理的职能。例如可以按职能将某个企业的计划分为销售计划、生产计划、供应计划、新产品开发计划、财务计划、人事计划、后勤保障计划等。这些职能计划通常就是企业相应的职能部门编制和执行的计划。按职能分类的计划体系，一般是与组织中按职能划分的管理部门的组织结构体系并行的。

（三）计划的任务

计划工作是为组织的宗旨服务的，因而其基本任务就是实现组织的宗旨。具体来说，计划工作的主要任务为以下几项。

1.确定目标

从某种意义上说，组织的目标是组织试图达到和所期望的状态。在实践中，目标是组织在未来某一时间的业务活动应达到的预期成果，是制订计划的依据，组织的一切活动都是围绕着目标来进行的。确定目标成为计划工作的第一任务。当今社会处于变革和发展状态，给各类组织带来了机会和风险。组织目标的确定，需要调查研究组织的外部环境和内部条件，以便发挥优势，利用机会，克服劣势，避开威胁。

2.分配资源

必要的资源（包括人力、物力、财力和时间等）是实现组织目标的前提条件和保证。任何组织的活动都会受到资源条件的约束和限制。因此，合理地分配资源就成为计划工作的又一重要任务。在确定组织目标时就应考虑目标和资源状况之间的平衡，在目标既定之后，还需要按照目标的优先次序，合理地分配资源，做到计划与资源之间的平衡，保证重点需要，使资源发挥出最大的效率。

3.组织业务活动

在目标和计划既定之后，还要落实计划、组织计划的实施，即按照既定目标和计划，将组织内各单位、各类人员的业务活动以及对外的各项活动，切实地组织起来。对计划执行情况，要通过建立信息反馈系统进行跟踪控制，对出现的差异，要查明原因，采取必要的措施，保证目标和计划的实现。如果组织的外部环境和内部条件变化太大、已订的目标和计划已不适应，应对计划和目标进行调整或修改。

4.提高效益

计划工作的出发点和归宿点是组织宗旨的实现，而组织宗旨的实现程度是要通过效益的高低来衡量的。效益对营利性组织（如工商企业）而言，主要是指经济效益，同时也兼顾社会效益和环境效益（如社会责任、生态环境的保护等）；对学校、医院、军队、政府机关等非营利性组织而言，则侧重于社会效益，反映组织完成特定社会分工职能的程度和工作质量。

（四）计划的程序

任何计划工作的程序都是相近的，依次包括以下内容：估量机会、确定目标、确定前提条件、拟定可供选择的方案、评价各种备选方案、选择方案、制订派生计划，以及编制预算、执行与检查。具体如图3-2所示。

图3-2　计划工作的程序

1.估量机会

对机会的估量，要在实际的计划工作开始之前就着手进行，它虽然不是计划的一个组成部分，却是计划工作的真正起点。其内容包括：对未来可能出现的变化和预示的机会和威胁进行初步分析；分析自身的长处和短处，了解自身能力所在；列举主要的不肯定因素，分析其发生的可能性和影响程度；在反复斟酌的基础上，定下决心，扬长避短。

2.确定目标

计划工作的第一步，是在估量机会的基础上，确定组织战略目标并对目标在空间和时间上进行分解。在这一步上，要说明基本的方针和要达到的目标，说明制定战略、政策、规则、程序、规划和预算的任务，指出工作的重点。

3.确定前提条件

计划工作的第二步是确定一些关键性的计划前提条件，并取得共识。所谓计划工作的前提条件就是计划工作的假设条件，换言之，即计划实施时的预期环境。对计划工作的前提了解得越细越透彻，并能始终如一地运用它，则计划工作做得越协调。

4.拟定可供选择的方案

计划工作的第三步是探讨和调查可供选择的行为过程即方案。一个计划往往同时有几个可供选择的方案，我们要做的工作是将可供选择的方案的数量逐步减少，对一些最有希望的方案进行分析。计划工作者常常要通过数学方法和计算机来择优，排除希望最小的方案。

5.评价各种备选方案

计划工作的第四步是按照前提和目标来权衡各种因素，以此对各个方案进行评价。备选方案可能有几种情况：有的方案利润大，但支出资金多，回收慢；有的方案利润小，但风险也小；有的方案对长远规划有益；有的方案对当前工作有好处。在这几种方案并存的条件下，就要根据组织的目标来选择一个最合适的方案。

6.选择方案

选择方案就是选择行为过程，正式通过方案。选择方案是做决策的关键，应当指出的是，选择行为过程不一定就是一种，有时可能会对两种方案同时进行选择。

7.制订派生计划

派生计划就是总计划下的分计划。做出决策之后，就要制订派生计划。总计划要靠派生计划来扶持。派生计划是总计划的基础；只有派生计划完成了，总计划才有保证。

8.编制预算

在完成以上几步工作之后，最后一项便是把决策和计划转化为预算，使之数字化，通过数字来大体反映整个计划。预算可以成为汇总各种计划的工具，它是衡量计划工作进度的重要标准。

9.执行与检查

计划工作最后还包括实施计划，以及观察计划实施过程是否正常，有无障碍出现，为了按照计划要求执行方案，管理人员必须进行一系列的决策。执行方案需要组织中所有成员相互协调与配合。实现有效协调的途径是鼓励参与编制计划。实施计划还需要制定时间表并对其进行分段，以利于计划的实施。

为了有效地实施计划，还必须制定后续程度和控制机制。这些程序和控制机制能够发现操作中的偏差，从而有助于采取纠正措施。在计划的每一阶段，都应将实际产出结果与计划进行比较。许多项目和计划失败的原因就在于它们缺少有效的后续程序。