工程资料案卷封面与目录的优化方法

1.工程资料案卷封面、卷内目录、项次、备考表编制方法

案卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定，一般顺序为封面、卷内目录、分目录及资料、备考表和封底。组成的案卷应美观、整齐。

（1）工程资料案卷封面编制方法。

案卷封面内容包括：工程名称、案卷题名、编制单位、技术主管、编制日期（以上由移交单位填写），保管期限、密级、保存档号、共____册第____册等（由档案接收部门填写）。

1）工程名称：填写工程建设项目竣工后使用名称（或曾用名）。若本建设项目是群体工程分为几个（子）单位工程，应在第二行填写（子）单位工程名称。

2）案卷题名：填写本卷卷名。

第一行填写案卷所属专业名称，如建筑与结构——装饰装修工程、建筑与结构——幕墙工程等。

第二行左侧填写资料类别名称，如C1施工管理资料。当同类资料多，可能分为多卷时，第二行左侧应填写资料类别名称及分册编号，如C4施工物资资料（1）、C4施工物资资料（2）……依次排列。如果同类资料只有一卷时，可不编分册编号。

第二行右侧提示本案卷内主要内容，如：企业资质证书、专业人员上岗证、见证管理记录、施工日志。提示应简明、准确概括和揭示案卷内的主要内容。

3）编制单位：本卷档案的主要编制单位（谁施工、谁编制、谁负责，可体现专业分包单位名称），加盖编制单位专用公章。

4）技术主管：编制单位技术负责人签名或盖章。

5）编制日期：填写卷内资料形成的起（最早）止（最晚）日期。

（2）卷内目录编制方法。

卷内目录内容包括：工程名称、资料类别、序号、案卷内容题名、原编字号、编制单位、编制日期、页次和备注。卷内目录内容应与案卷内容相符，排列在封面之后（原分项资料目录及设计图纸目录不能代替组卷时的卷内目录）。

1）工程名称：应填写单位工程名称。

2）资料类别：按施工资料分类名称填写，如C1施工管理资料、C2施工技术资料、C3施工测量记录、C4施工物资资料、C5施工记录、C6施工试验记录、C7施工质量验收记录，每一类资料可组一卷或多卷。卷内目录中资料类别与封面案卷题名第二行左侧填写的类别名称、分册编号应一致。

3）序号：按分项目录的资料类别名称用阿拉伯数字从1开始依次标注排序。例如：①铝合金窗（型材、玻璃及配套产品）质量合格证明检验报告；②铝合金窗（型材、玻璃及配套产品）材料进场检验记录；③铝合金窗材料复验报告等。

4）案卷内容题名：按分目录中资料类别内容填写，无分目录、无标题的文字材料和图纸，应根据内容拟写内容题名。

5）原编字号：指资料制发机关的发文号或图纸原编图号，施工资料编号原则上可不编入卷内目录。

6）编制单位：资料的形成单位或主要责任单位名称。

7）编制日期：资料的形成时间（文字材料、施工资料指形成日期，竣工图为编制日期）。

8）页次：填写每类资料在本案卷的页次（单页资料）或起、止的页次（多页资料）。

（3）案卷页次编写方法。

1）编写页次应以独立卷为单位，每案卷不宜超过400页（但应注意不能从同一项资料中切分），当案卷内资料排列顺序确定后，均以有书写内容的页面编写页次。

2）每卷内容从阿拉伯数字1开始，用打号机或钢笔依次逐张连续标注页次，采用黑色、蓝色油墨或墨水。案卷封面、卷内目录和卷内备考表不编写页次，但通用分目录或专项分目录属于案卷内容，应编页次。

3）页次编写位置：单面书写的文字材料页次编写在右下角，双面书写的文字材料页次，正面编写在右下角，反面编写在左下角。

4）图纸折叠后无论何种形式，页次一律编写在右下角。

5）备注：填写其他需要说明的问题。

（4）案卷备考表编制方法。

备考表填写内容包括卷内文字材料张数、图纸材料张数、照片张数等，立卷单位的立卷人、审核人及接收单位的审核人、接收人应签字。

1）案卷审核备考表分为上下两栏，上一栏由立卷单位填写，下一栏由接收单位填写。

2）上栏应标明本案卷已编号资料的总张数，指文字、图纸、照片等的张数。审核说明填写立卷时资料的完整和质量情况，以及应归档而缺少的资料的名称和原因；立卷人由责任立卷人签名；审核人由案卷审查人签名；年月日按立卷、审核时间分别填写。

3）下栏应由接收单位根据案卷的完整及质量情况标明审核意见。技术审核人由接收单位工程档案技术审核人签名；档案接收人由接收单位档案管理接收人签名；年月日按审核、接收时间分别填写。

2.专项目录、通用分目录编制方法

专项分目录或通用分目录与卷内目录使用是有区别的，卷内目录适用于案卷组卷时编目，通用分目录或专项分目录适用于施工过程中逐渐形成的资料收集编目。编制专项分目录或通用分目录的目的是便于施工过程各类资料有序管理（当某项资料只有1份至2份，不用编制分目录时，可直接编入卷内目录）。

（1）专项分目录编制方法。

专项分目录设计是根据各专项资料性质、特点、属性与其他相关资料互相交圈的内容进行设计的。同时便于分专业、分系统过程施工资料管理、查询。

专项分目录包括：见证记录目录；施工测量记录目录；（ ）产品质量证明目录；物资进场检验记录目录；物资合格证目录；材料复验报告目录；施工记录目录；（ ）专项检验报告目录；质量验收记录目录；报验、报审专项等目录。

（2）装饰装修工程专项目录。

1）见证记录目录。

①工程名称：应是单体工程名称。

②资料类别：专项目录资料类别与卷内目录资料类别是不同层次的类别区分，分目录资料类别应该进一步细化到某分项名称。分目录内的资料类别有水泥复验取样见证记录、天然花岗石材复验取样见证记录、人造木板饰面板复验见证取样记录、后置埋件现场见证取样记录、硅酮结构胶复验取样见证记录、幕墙功能检验见证记录等。

③序号：见证记录目录中的序号应根据资料类别不同排序，同一类见证记录用阿拉伯数字从1开始依次标注。

④内容摘要（施工部位）：根据见证记录中资料类别的内容进行详细叙述。

⑤见证单位：填写主要见证单位名称（一般指监理单位）。

⑥日期：填写记录形成的时间。

⑦页次：见证记录目录中的页次填写各分项工程施工资料过程管理中形成的右上角顺序号。

⑧备注：填写需要说明的其他问题。

2）施工测量记录目录。内容摘要栏需简明提示测量内容，明确施测单位、施测时间，目录中的其他各项内容参见见证记录目录的编写方法。

3）（ ）产品质量证明目录。适用于各专业施工物资资料（C4类）的编目。目录内容包括：工程名称、资料类别、序号、物资名称、厂名、品种/型号/规格、数量、使用部位等。

①（ ）产品质量证明目录中标题括号内填写专业名称。例如（幕墙工程）产品质量证明目录。

②资料类别：应以各专业主要材料种类、属性、使用部位、施工特点进行分类。工程材料通常品种繁多，尤其是装饰装修工程用的材料，如果不能按照一定的原则归类整理，项目管理实现数字化、标准化是非常困难的。本书根据大、中型项目档案编制的实际工作经验，同时参照《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB 50300—2013）装饰装修分部中子分部进行了细分。(www.xing528.com)

③装饰装修工程主要材料编目资料类别划分参考表见表7-1。

④幕墙工程主要材料编目资料类别划分参考表见表7-2。

⑤物资（资料）名称：同一材料、同一品种、同一厂名、同一生产日期的产品质量合格证明与厂家出厂抽验报告，可按质量合格证明在前，抽验报告在后的顺序排列（新材料应附使用说明书）。

表7-1 装饰装修工程主要材料编目资料类别划分参考表

（续）

注：对于一般工程，当门、窗数量较少时，可以将门、窗材料归并为一类。

表7-2 幕墙工程主要材料编目资料类别划分参考表

（续）

⑥品种、规格、型号：不同的材料厂家在质量合格证明内容上表示的内容完全不一样，如涂料有品种、型号，而砌块有品种、规格，所以要根据不同的材料质量合格证内容选其一录入。

⑦页次：专项分目录中的页次填写分项工程资料施工管理过程中形成的右上角顺序号。

⑧备注：填写需要说明的其他问题，如新增加的检测项目等。

4）物资进场检验记录目录：适用于各种材料进场检验记录编目。目录内容包括：工程名称、资料类别、序号、物资名称、检验结论、检验日期、检验单位、页次、备注。

①资料类别：应与产品质量证明资料类别一致。

②序号：应按同一资料类别内容先后顺序排序，用阿拉伯数字从1开始依次标注。同一厂家、同一材料、同一进场日期、多种规格可以作为一个序号编目。

③物资名称：同一厂家、同一进场日期的物资，涉及多个品种的可以填一栏。

④检验结论：不同材料进场检验的项目是不一样的，结论应明确。

⑤检验日期：检验日期应与进场实际日期一致。

⑥检验单位：要体现谁采购谁负责，专业质检员组织物资进场检验验收。

⑦页次：目录中的页次填写分项工程资料施工管理过程中形成的右上角顺序号。

⑧备注：填写需要说明的其他问题等。

5）材料复验报告目录：适用于多种材料进场复验报告编目。

①资料类别：应以主要材料进行分类，如水泥、砂、石复验等报告编目。

②页次：目录中的页次填写某分项工程施工资料管理过程中形成的右上角顺序号。

③备注：填写需要说明的其他问题（有见证取样试验的可在备注栏中注明）。

6）施工记录目录：适用于各专业分项隐蔽工程检查记录，如外墙保温板做法隐蔽检查记录、内墙涂饰基层处理隐蔽检查记录、防水工程试水检查记录、交接检查记录、预检记录等编目。

①工程名称：单位工程名称。

②资料类别：施工记录目录属分目录中的一种。分目录中的资料类别与卷内目录资料类别是有区别的，分目录中的资料类别应进一步细化到关键工序名称。如施工记录目录中隐蔽工程检查记录的资料类别，应分为防水隔离层做法隐蔽检查记录；钢质防火门框安装隐蔽检查记录；饰面板埋件、龙骨安装隐蔽检查记录；幕墙预埋件安装隐蔽检查记录；幕墙后置埋件隐蔽检查记录等。

③序号：施工记录目录中的序号应按资料类别内容的先后顺序排序，用阿拉伯数字从1开始依次标注。

④施工部位（内容摘要）：根据各种检查记录中实际的施工代表部位、内容摘要录入。

⑤编制单位：资料形成单位名称。

⑥日期：填写资料形成的时间。

⑦页次：施工记录目录中的页次填写某分项工程施工资料管理过程中形成的右上角顺序号。

7）报审、报验目录：适用于向监理单位报验、报审的各种记录编目。

①资料类别：应分为工程技术文件报审、施工测量放线报验、工程物资进场报验、分项/分部工程施工报验等。

②页次：目录中的页次填写某分项工程施工资料管理过程中形成的右上角顺序号。

③备注：需要说明的其他问题，可在目录备注栏中填写。

（3）通用分目录。

专项分目录不适合时使用通用分目录，适用于施工方案、设计变更、洽商记录、技术交底或其他专项分目录不适合的施工资料编目。

1）工程名称：填写单位工程名称。

2）资料类别：是指某一类资料名称。如设计变更、技术交底、旁站监理记录、工作联系单等。

3）序号：按时间自然形成的先后顺序排序，用阿拉伯数字从1开始依次标注。

4）内容摘要：用简练的语言提示，无标题的资料（如洽商记录）应根据内容拟写内容摘要，内容摘要栏需简明提示重点内容。

5）编制单位：资料的形成单位或主要责任单位名称。

6）日期：本项资料的形成时间。

7）页次：通用分目录页次是指本项施工资料施工管理过程中形成的右上角顺序号。

8）备注：填写需要说明的其他问题。