文件管理必须规范化、制度化、科学化。
1.文件登记
（1）收发登记：凡是文书部门经管的文件均须逐件登记。
（2）传阅登记：在文件处理过程中，如文件份数少而需要多人阅读或知道文件精神的人数较多，则需要传阅文件，因此要建立文件传阅登记制度。
（3）借阅登记：文件处理完毕，由于工作参考的需要，领导或工作人员都需经常借阅文件，为此要建立借阅登记制度。
2.文件存放保管、收回及销毁
（1）按本单位档案管理规定和要求建立档案库，并报请本地档案管理机构组织档案管理验收。
（2）文件的存放和保管方法根据在本单位的实际情况确定，并必须符合档案管理的有关规定。
（3）文件的收回、销毁按本单位和本地档案管理的有关规定执行。
3.复印管理
（1）各部门按照必须、少量、节约、保密原则使用复印机。凡用于私人的材料不得复印。(www.xing528.com)
（2）复印机的使用范围是：非密级文件、投标标书、票据、凭证、少量一次性非常规表格等以及非复印不可，又具有应急性、单件性或少量性的其他资料。凡受控文件不得擅自复印。
（3）需要复印的文件材料，有关部门应预先考虑其使用前景，适当增加自存数，避免临时突击复印。
（4）凡需转发复印上一级单位文件（越级文件不得复印），拟文部门和主管单位必须按有关规定，在办公室办理有关手续后才能复印，并加盖复印文件专用章。密级文件复印须经本单位保密委员会批准。复印的文件如无批准证明，复印主管部门有权拒绝复印。
（5）一切复印品，复印前必须先填写复印申请单，由部门负责人签证，复印主管部门应同时做好记录。未经签证的文件，复印部门可以拒印。
4.印鉴管理
印章是凭证，是本单位对内对外行使权利的标志。用印必须严格执行上级的有关规定和印鉴管理规定。
（1）印鉴管理采取党政分开、分级管理的原则，由党务工作部门和办公室负责管理。印章都要有专人保管；印章使用必须符合用印范围。
（2）除正常的业务报表外，凡需使用党政印章者，必须经党政领导批准，未经党政领导批准的，印鉴管理部有权拒绝用印。
（3）用印必须登记齐全、完整，必须详细登记用印时间、单位、用印人、批准人以及用印内容等事项。
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