1.公文的定义
公文即公务文件，亦称文件，是国家管理、企事业单位管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的书面材料，是实施管理的重要工具。
2.公文的种类
常用的公文主要有决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要等。
（1）决定、决议。对重大事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
（2）通知。发布行政规章，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转基层单位的公文，要求基层单位办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。
（3）通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。
（4）报告，请示。向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。向上级单位请求指示、批准，用“请示”。
（5）批复。答复请示事项，用“批复”。
（6）函。与横向部门之间相互洽商工作、询问和答复问题用“函”。
（7）会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
如果会议决定事项涉及机构、编制、经费、人事任免、表彰、工资福利、重大项目的审批等事项，且政策性较强，涉及面广，需要执行的，可用其他公文种类行文。
（8）本单位如需上报或下发总结、工作安排、打算、意见、计划等文件，须根据隶属关系，在上述文种中选择一种行文发送。
3.公文的格式
公文一般由公文名称、标题、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级、主送单位、正文、附件、落款、印章、发文日期、主题词、抄送单位、附注等部分组成。
（1）公文名称，置于首页顶端、发文字号之上，一般用红色套印。
（2）公文标题，置于横线中央之下、主送单位之上，标题由本单位名称、公文主要内容和文种三部分组成。
（3）发文字号，包括单位和承办部门代字、年号、序号，置于公文名称之下且居中。
（4）签发人，一般置于发文字号的右侧，向上级机关的请示，应注明签发人。
（5）紧急程度，分为特急、急两种，注在公文首页左上角。
（6）秘密等级，分为绝密、机密、秘密三种，注在公文首页左上角。如既有密级又是急件，应先注明紧急程度，再注密级。
（7）主送单位，即公文主要送达的单位，除普发和联合发文外，公文一般只能主送一个单位，不要主送领导者个人（除领导直接交办的事项外）。主送单位的位置在标题的左下、正文的左上角，顶格。主送单位的名称一般应全称或规范化简称。
（8）正文，置于主送单位之下、附件之上，正文是公文的主要部分，应准确反映行文目的。
（9）附件，应在正文之后、发文单位之上，注明附件名称和顺序。
（10）落款，包括单位名称、印章和日期。除会议纪要和翻印的文件外，公文必须加盖印章。如正文结束后，落款需另起一页的，应在页首用括号注明“此页无正文”。落款的年月日以领导人签发的日期为准。发文单位必须写全称。
（11）主题词，置于公文末栏左上侧，词目之间应空一格。主题词包括类别词、类属词和文种词。
（12）抄送栏，置于公文末页下端、公文印发单位栏之上。送上级单位的用抄报；送外单位和下属单位的用抄送。单位名称应用规范化简称。
（13）印发部门栏，设在公文末最后一行，印刷时间以送印日期为准。最后在印发部门右下侧注明印发份数。
（14）页码，页数超过一页的公文应加注页码，位置为每页下方外口。
4.行文规则
（1）行文关系应根据行文单位之间的隶属关系和职权范围决定。其行文关系如下：
1）上行文：向上级单位行文。
2）平行文：向不相隶属的单位（机构）行文。
3）下行文：向下属各单位行文。
（2）行文必须遵循下列规则：
1）向上级单位请示的事项，如涉及其他单位，应与这些单位充分协商，尽可能取得一致意见后再上报。经过反复协商仍不能取得一致意见的，应在向上级单位的请示中如实写明各自的不同观点。以便上级单位裁决。
2）根据隶属关系向上级部门请示、报告工作。但有特殊情况，可越级行文；重要事项必须越级的，或上级单位有特定要求的也可以越级行文。
3）向上级单位请示，只能主送一个单位，不能多头上报，也不能同时抄送基层单位。请示一般不能以领导个人的名义上报，也不要直接送领导者个人。
4）“请示”和“报告”是两个不同的文种。不能混淆，报告中不应夹入请示事项，请示应“一文一事”。
5）凡涉及几个部门的问题，在尚未取得一致意见之前，不能向基层单位行文。
6）凡能通过当面协商、电话联系等方式解决的简单问题，不必行文。对基层单位的请示，如不必用正式公文批复的，可以采取复印或抄报领导同志批示等方式答复来文单位。
7）转发上级单位或其他主管业务单位的公文，如单位无其他补充意见的，不必行文，经承办部门负责人签署意见，可以由办公室编号复制，并在首页天头右侧加盖复制专用章，下发给有关基层单位。这类公文具有正式公文同等效力。
5.公文处理的基本要求
（1）办公室是文件管理的主管部门，负责本单位的公文处理工作。(www.xing528.com)
收文由办公室统一登记、分办，视公文内容和性质，准确及时送有关主管领导批示，或交承办部门办理。属必须办理的公文，如内容涉及几个部门，应由承办部门传送并及时收回存放；属于几个部门需要阅知的公文，由办公室负责传送。阅看传阅公文必须抓紧时间不拖不压。
（2）承办部门在收到需办理的公文后，急件一般在三天内、其余一般在七天内（均不含节假日）应做出答复。对涉及较复杂的工作，到期未办妥的公文，办公室要进行催办，承办部门在收到催办通知后，必须立即做出反馈。
（3）通过会议等途径收到的或有关单位直接送到承办部门的公文，均应交给办公室登记收文。
（4）办理公文，凡涉及几个部门的问题，承办部门应主动会同有关部门协商办理，有关部门应积极协作配合。
办理公文应征求有关方面的意见，各方面意见不一致时，由承办部门协调，办理情况应如实向主管领导报告，并提出拟办意见，供领导决策。如有前案的，办理时应将有关案卷调出一并考虑。
（5）下级单位上报的公文，如有下列情况之一者，由办公室作退文处理：
1）请示内容不符合国家法律、法规，不符合党和国家、当地政府的方针政策，又不作必要说明的。
2）不符合党政分开原则的。
3）非特殊情况越级请示的。
4）一文多事，多头上报及其他明显违反现行的行文规则有关规定的。
（6）公文处理必须严格执行有关保密规定。
1）秘密公文的收办、传送、存放按保密制度执行。绝密公文一律由办公室机要人员负责签收、管理。秘密公文的发送必须通过机要通信部门，不能使用普通邮政。
2）禁止用普通传真机或明码电报传输秘密公文和答复密电中提出的问题。
3）复印文件按复印管理规定办理。
6.草拟公文应符合的要求
（1）符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策，符合公文发布的有关规定。
（2）行文内容涉及两个及两个以上部门业务的文稿，承办部门应主动送请相关部门会签。
（3）情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要简练，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短。
（4）人名、地名、数字、引文要准确，时间应写明年月日，不要写今年、明年，也不要用简称。
（5）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数字者外，一般要用汉字书写。
（6）用词要准确、规范。在必须使用简称时，应先在文件第一个出处写明全称并加以说明。凡有规范简称的，应用规范简称，不得使用不规范的字。
（7）根据公文内容和行文规则，准确使用公文种类，并根据需要，标明紧急程度和秘密等级。
（8）草拟公文及文稿上修改、批注、签名都必须用黑色、蓝色或蓝黑色墨水钢笔、签字笔或毛笔书写，不得用其他笔，不得用红墨水、复写纸书写。本单位草拟的文稿不能用复印件代替。
（9）草拟公文应使用统一的发文稿纸，第二页起可使用16开双线报告纸等公文纸。
（10）修改公文，应使用统一的修改符号，不得任意涂划，修改字应写在文稿的天头、地脚、翻口或行间，不得写在订口，以免影响立卷时装订。
7.公文签发
（1）公文在送领导人签发前，由办公室指定专人审核把关。审核的重点是：
1）有无必要发文。
2）是否符合公文的审批程序和行文规则。
3）公文是否符合国家法律、法规、规章以及党和国家的方针、政策，是否符合当地政府有关的法规、规章，与本单位已发出的公文有无矛盾，措施和办法是否切实可行。
4）文字表述，使用紧急程度、秘密等级，公文种类、格式及书写是否准确规范。
5）办公室在审核文稿中一般可以有三种处理方法：一是作必要的文字修改（规范性文件除外）；二是提出意见，退承办人修改；三是建议不必发文或另作处理。
（2）已经审核的公文文稿，应按公文的签发权限送领导人签发。
1）向上级单位的重要请示和报告以及规范性文件和政策性强、涉及行业管理的公文，应送主要领导签署意见。
2）一般业务公文由主管领导签发；如内容涉及其他领导人的，应先送其他领导人审核或会签。
8.公文立卷、销毁
（1）公文办理后，应根据文书立卷、归档的有关规定，由承办部门及时将公文定稿正本和有关资料整理立卷。
（2）公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，力求材料收集齐全、完整，反映本单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。
（3）没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和部门领导同意可以定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，派专人监督，专车送到指定的造纸厂销毁，保证不丢失、不漏销。
9.打字
（1）按公文、材料的轻重缓急，由办公室统一安排，及时打印。
（2）打字员须保证打字质量，重要文件实行二校，校对差错率不超过0.1%。
（3）打字员须严格遵守本单位有关保密制度，严格对打印的文件内容保守秘密。
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