信息利用服务：满足开发利用需求的工作

利用是信息工作的出发点和归宿，它有利于实现信息的价值，促进管理水平的提高；有利于信息的增值和信息资源共享；有利于提高各级组织决策的成功率。信息利用服务就是通过各种有效的方式和方法，将收集、处理、储存的信息资源提供给利用者，发挥信息的效用。

【知识链接】“利用信息”和“信息利用服务”

“利用信息”是指利用者（一般为决策者）为了研究和解决各种问题使用信息，其主体是利用者。“信息利用服务”是信息管理者为了满足开发利用需要向利用者提供信息材料的服务工作，其主体是信息工作者。

信息工作者提供的“信息利用服务”，是为信息利用者更好地“利用信息”服务的，简言之，就是把收集整理的信息，在一次、二次、三次开发的基础上，以便利的方式提供给决策者参考。

（一）信息利用服务的途径

1.信息检索服务

信息检索服务是指根据领导或相关职能部门的利用要求，在信息资料室、计算机信息系统或其他检索工具中有选择地查找和提供相关信息资料的服务工作。信息的检索服务常见的形式有信息复制、信息发布服务、信息借阅、档案开放等。

2.信息加工服务

信息加工服务即通过对信息内容进行分析研究、选择、加工、编辑后，利用信息成果的方式。这种利用方式建立在对信息加工的基础上。

3.定题、查询利用服务

定题、查询利用服务即针对特定的主题和内容向利用者提供需要信息的服务方式。日常工作中，领导、内部机构经常提出一些需要查询的问题，涉及各方面的内容，如查找报刊文献资料，核查具体数据，了解国内外某些重大事件等。查询、解答这些问题，必须记录、存储足够的信息资料，通过查找信息资料，回答问题的全部或部分。

4.信息咨询服务

信息咨询服务即改变所收集或储存信息的形态而产生的新信息服务。其表现形式有：问题解答、书目服务、报刊索引服务、信息线索咨询服务；数据、统计资料的咨询服务；利用者教育服务等。

5.网络信息服务

网络信息服务是建立在现代信息技术的基础上，以计算机硬件和通信设备为依托，以应用软件为手段，以数据库信息资源为对象开展利用服务。它可将信息提供服务和信息咨询服务统一起来，有助于最大限度地实现个别化服务，主要表现形式有：电子信息的发布、电子函件、电子公告板服务、联机公共目录查询服务、光盘远程检索服务、远程电话会议服务、用户电子论坛等。

（二）信息利用服务程序

要做好信息利用服务工作，必须掌握相应的工作程序。无论信息提供利用服务工作的方式如何变化，其基本工作程序大致相同，一般包括熟悉、预测、咨询、提供信息四个关键环节。

1.熟悉

信息利用服务与利用信息是完全不同的。信息利用服务的主体是秘书，利用信息的主体是利用者。因此，要做好服务，首先必须对自己管理的信息了如指掌，透彻地了解收藏信息的内容和成分及各种信息检索工具的使用方法，这样才能在领导有信息需求的时候，在短时间内将与之相关的信息进行调阅或传递。

2.预测(www.xing528.com)

作为一项服务工作，信息提供利用必须先搞清楚服务对象的性质、范围，并根据服务对象的特点，科学预测它们所需要的服务信息的内容。只有把握信息利用需求的发展规律，科学把握了服务对象的信息需求，我们才能有的放矢，服务工作效率才会高。

3.咨询

咨询既是信息利用的重要形式，也是信息利用服务程序的主要环节。信息工作人员应想方设法提高咨询服务的质量，这一方面依赖于个人素质的提高，尤其是树立信息服务意识；另一方面要加强信息工作的业务能力。

4.提供信息

在回答利用者的相关咨询时，还应根据实际情况向利用者提供所需的信息及信息加工品。

（三）信息利用服务中的管理工作

在信息资料的管理利用中，要做好信息资料的维护与管理，必须保证信息资料的有序完整。

1. 建立信息资料管理制度和审批手续

为了防止信息资料遭受损失，确保信息安全，必须制定严格的管理制度，包括信息借阅制度、外借管理制度等，严格借阅、外借范围、利用要求、数量、种类时间限制等，除此之外还应完善审批手续。

2.严格执行信息管理中的登记制度和手续

做好登记工作，履行登记手续是办公室人员做好信息利用服务管理工作的重要方法和手段。通过登记，可以动态地掌握信息资料基本情况，包括谁利用了、什么时间利用、利用什么信息等。常见的信息利用登记工具包括以下几种：

（1）跟踪卡

当信息被人利用时，办公室人员应该填写跟踪卡，如表6-4-1所示，如实记录利用信息的时间、内容、利用人等基本信息，并放置在原存放处，使其他利用者了解该信息的去向。当信息资料被归还时，应及时填写归还时间。信息工作人员应经常检查跟踪卡，对没有及时归还的信息资料要跟踪索回。

表6-4-1　信息跟踪卡

（2）文档日志

管理信息资料，也可以采用文档日志，如表6-4-2 所示。当借出信息资料时，在日志表上登记签名，归还时在“归还”一栏中签名，有了文档日志，可以很轻松地找到某一信息的去向，了解信息利用情况。

表6-4-2　信息文档日志