信息开发：提升信息质量与利用率

笼统地说，信息开发就是在掌握大量信息的基础上，根据决策、管理、经营等需要，利用科学的研究方法，对现有信息进行系统的归纳整理，对事物的发展趋势做出判断和预测，提供全面性、高层次的信息，从而为领导决策和单位发展服务。

信息开发能够扩展信息的覆盖面，增加信息的容量，提高信息的质量。信息工作人员应该首先掌握信息开发的主要形式和方法，并进一步掌握信息开发的程序，这样才能积极配合上司和有关部门开发信息资源，挖掘深层次信息，为决策提供依据。

（一）信息开发的类型

按照对信息加工的层次分，有一次信息开发、二次信息开发和三次信息开发。

一次信息开发主要是将无序信息转变为有序信息，提高信息的利用率，如剪报、外文文献编译等。

二次信息开发是对一次信息进行加工整理后而形成的新信息，提供信息线索，便于人们对信息进行概括了解。

三次信息的开发工作是根据特定需要，在充分收集有关一次、二次信息资料及必要的实地调查基础上，运用科学的研究方法进行信息编序，从而使处于分散或无序状态的信息得到有效利用的一项工作。

（二）信息开发的主要形式

1.剪报

报纸作为一种信息载体，传递着大量丰富、及时、新颖的信息。剪报就是根据市场的需求，选择不同的专题，确定时间周期，对报刊资料中有用的信息进行选取、组合、编辑制作、传递等工作，是将繁杂的报刊资料专题化、集中化的一种信息产品。剪报属于一次信息开发，具有实用性强、使用方便的特点。

剪报方法开发信息成本相对较低，获得的信息量也较多，但剪报的许多信息是零散的和缺乏针对性的，有些信息缺乏时效性、可靠性。

收集丰富的资料是做好剪报工作的基础，剪报也不能仅仅把报纸作为唯一的信息收集途径，还可以从图书、期刊中查找一些时效性要求不高的相关资料。随着计算机网络技术的发展，网上中文信息的日益丰富，我们可以采用电子剪报的方法，使剪报的灵活、及时、丰富的优势得到更大的发挥，成为一种不可或缺的信息产品。

2.索引

索引用途广泛，形式多样，编制简便，是快速准确查找信息、提供咨询、开展信息利用服务的必要手段。

信息资料索引可分为篇目索引和内容索引两种。篇目索引用来指明信息资料的出处；内容索引将信息资料中的事件、人名、地名等一一摘录出来，分别按顺序排列，并标明它们的出处。

3.目录编制

目录是一系列相关信息的系统化记载及内容的揭示，它是依据信息资料的题名编制而成的。目录可供人们了解信息的主题、分类、作者、题名等，进而鉴别和选择信息资料。根据具体情况，可以编制分类目录、专题目录、行业目录、产品目录等。目录编制属于二次信息开发。

4.文摘

信息资料文摘一方面可以直接向人们提供信息资料的要点和主题，另一方面还可以使人们据此线索找到原始资料和完整的信息。

常见的文摘类型有指示性文摘和报道性文摘两种。指示性文摘主要以向利用者指示信息源的主题范围、使用对象、内容纲要，以使利用者正确了解信息源为原则，一般适用于信息篇幅长、内容复杂的情况。报道性文摘是原文要点较详细的摘要，以向利用者提供信息的实质性内容为主要目的，是信息源的浓缩。适用于主题比较单一集中、内容新颖的信息资料。

编写文摘的流程大致可以分为五步：

（1）浏览信息，初步确定编写哪种文摘较适合。

（2）分析信息内容，将有用信息分解为要素，厘清主次。

（3）选择与确定内容要素。

（4）概念综合并书写成文。

（5）内容准确性检查与文字的推敲润色。

5.信息资料册

信息资料册既有历史资料又有近期资料，人们通过它可以对有关行业、产品的历史与现状有所了解，使用价值很高。

6.简讯

简讯是一种以简明扼要的语言报道最新动态信息的三次信息产品，通常用“××快报”“××动态”“××快讯”等冠名。

7.调研报告

调研报告是在实地调查获得数据、事实的基础上，经过分析研究后得出能真实反映有关事件的本质特征信息的三次信息产品。

（三）信息开发基本途径

编写是信息开发的基本途径。所谓编写就是以书面形式，利用文字对信息进行整理、提炼，形成信息材料的过程。不可否认编写水平直接影响信息工作的质量和信息本身的价值发挥，办公室工作人员通常需要编写的信息材料包括摘要、图表、简报、快讯、可行性方案、调查报告等。

1.信息编写的步骤

信息编写过程从本质上而言就是文章的写作过程，通常包括以下几个步骤：

（1）确定主题(www.xing528.com)

任何信息在编写之前都要确定主题，主题是核心，直接关系到材料的选择和取舍。在确定主题时必须紧紧围绕领导的工作重心，围绕单位的经营管理现状，有针对性地选择主题、组织材料，只有这样编写出来的信息才能对单位或领导的工作有辅助作用。

（2）分析材料

确定主题后，围绕主题对调查或通过其他渠道获得的原始信息材料进行分析、梳理，决定取舍。信息工作人员对信息材料进行分析的过程中特别要注意鉴定信息材料的真伪。把错误的信息材料提供给领导决策参考，会给单位带来问题。还要注重信息的时效性。市场经济条件下，信息稍纵即逝，没有时效性的信息本质上是伪信息。

（3）材料组合

材料组合就是根据主题，对已经选定的材料，按照逻辑顺序进行组织，使之成为完整的整体。在材料组合工作中，要注意根据材料的特点、性质、形态、作用及相互关系，将它们合理组织、搭配起来。材料要互相支持，避免前后矛盾、互相排斥，同时材料也要互相联系，而不是简单罗列、拼凑。

2.信息编写的类型

（1）经验型信息

经验型信息是反映一个地区、一个单位、一个部门某方面经验的信息，侧重于对事物发展规律的认识和探索，提示事物的本质。经验型信息的编写可采用顺叙法，即先写做法和经验，后写效果；也可采用倒叙法，即先写效果，再写做法和经验。经验型信息的编写必须做到内容具体、观点明确、分析透彻、数据充分，经验型信息应有典型性，具有实际指导意义。

（2）问题型信息

问题型信息即负面信息，分为已经发生、正在发生和将要发生三种。它由标题、背景和问题三部分构成。背景指问题发生的时间、地点、条件、原因等。问题部分事实要准确，表述要清楚，在提出问题的同时，应提出解决问题的方法。

（3）建议型信息

建议型信息一般由标题、背景、建议内容及理由组成。建议型信息的编写要有针对性，既要反映问题，又要提出解决问题的措施办法，建议要有理有据，切实可行。

（4）动态型信息

动态型信息反映某项工作、活动或事件的发生、发展和变化，说明客观情况，可以使领导从大量动态现象中看到问题的本质，推测未来。动态型信息的编写必须做到：标题简洁、新颖；内容准确无误；材料重点突出，全面反映客观过程；使用的背景材料能起到增强信息价值的作用。

（5）预测型信息

预测型信息由标题、预测内容和预测依据等三部分组成。预测内容包括：工作情况、社会动态、经济动态、市场前景等，预测依据必须充分，反映情况要真实，数据要准确。

（四）信息开发基本方法

信息开发的常用方法包括归纳法、汇集法、浓缩法、连横法、纵深法、转换法和图表法。

1.归纳法

传统的归纳法指的是通过对个别的一些经验事实和感性材料进行概括和总结，从而获得普遍的结论、原理、公式和原则的一种推理方法，是发现新规律的一种思维方法。在信息开发中的归纳法是指信息工作人员将所收集到的主题大致相同的各类信息材料集中在一起进行分析总结，以获得单位在某一方面的工作动态。归纳法要求分类合理、线条清晰、综合准确。

2.汇集法

按照信息材料所反映的主题，把主题相同的原始信息材料汇集在一起进行编写的方法称为汇集法。汇集法适用于反映一个地区或一个部门某方面的状况，在信息材料较多的时候较为适用。

3.浓缩法

浓缩法是以突出主题、简洁行文为目的，对信息材料进行压缩结构、减少段落层次等处理，减少信息材料的文字篇幅的信息编写方法，在信息材料数量巨大、篇幅长的情况下推荐使用这种方法。

浓缩法可有效缩短信息阅读时间。在使用浓缩法的过程中，要做到一篇信息资料只表达一个中心思想、阐明一个观点，语言上要做到精练，简明地表达含义。

4.纵深法

纵深法又称为层进法，是指信息工作人员在进行信息开发时，根据主题要求，把相关信息进行纵向比较分析的方法。纵深法中所使用的各类信息材料之间是存在内在某种联系的，并且这种联系是层层递进的关系，采用纵深法使得所开发的信息具有一定的深度，也符合人们认识事物的逻辑顺序。

5.连横法

连横法是相对于纵深法而言的。它与纵深法不同，是把信息进行横向的分析比较，从而编写出新的信息资料。工作人员在采用连横法时应特别注意所选择用于比较的信息一定要有同质性，也就是可比性。信息材料来源、年代、地域特征等区别较大的是不适合用连横法比较的。

6.转换法

原始信息中若有数据出现，应把不易理解的数字转换为容易理解的数字，这种处理方法即转换法。

7.图表法

如果原始信息材料中的数据有一定的规律性，可以将数据制成图表，使人一目了然，便于传递与利用，这种处理方法即图表法。

（五）信息开发的要求

进行信息开发要注重调查研究，通过各种渠道全面、及时地获取信息，充分利用信息网络开发系统，运用信息开发技巧，加强对信息的加工、综合分析、提炼和概括，开发出有特色、利用价值大、可信度高的信息。