信息传递：正确方式与注意事项

信息工作人员要有较强的信息意识，有目的地捕捉各种有价值的信息，并及时准确地传递信息，使信息产生积极的社会效益和经济效益。信息传递应选择正确的方式、方法，同时要加强传递过程中的信息污染防治，提升信息传递的准确性和完整性。

（一）信息传递的基本方式

信息的传递按传递范围来分类，有系统内部信息传递和系统外部信息传递两种方式：

1.系统内部信息传递

系统内部信息传递是指为了进行协调和合作，单位内部进行的信息交流。通常用于传递本单位当前工作的重要安排和部署信息、工作进展情况信息；了解员工对本单位工作的看法；了解公众对单位商品或服务的意见及社会各个方面发展情况的信息。系统内部信息传递的目的是达到单位内部、单位与公众之间的相互理解及单位与社会发展的协调一致。系统内部信息传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、内部刊物等。

（1）信件

信件是正式的书面交流信息，可用于外向传递（如给客户、供应商的信件）和内向传递（如晋升或提高工资的信件）。信件的内容通常包括目的、主题、结束语三部分。

（2）备忘录

备忘录是通信的简化书面表格，用来通知有关工作事项。备忘录用于内向传递，即单位内部进行信息交流。备忘录表格能预先打印或准备好。

（3）通知或告示

通知或告示贴在布告栏中，用来通知单位的内部事项或征求员工对某事项的意见。通知或告示所贴的位置要醒目，让人们在一定距离能阅读，做到文本信息简洁，图片和色彩具有吸引力。

（4）传阅单

需要传阅内容多的信息时可利用传阅单（表6-3-1），信息传阅单同文件传阅单的栏目设置基本一致。表中列出所有应阅读该信息的工作人员的姓名和部门，读完信息后应签字。

表6-3-1　信息传阅单

（5）内部刊物

内部刊物主要用来介绍单位动态和业务进展情况，是沟通上下、联系员工的桥梁。内部刊物的内容一般包括单位内部信息、职务升迁信息、员工信息、员工嘉奖榜、业务往来信息等。

上述五种系统内部信息传递的方式各有优劣，表6-3-2 展示了各种传递方式的优缺点，可结合本单位的实际情况，灵活选用。

表6-3-2　系统内部信息传递方式的优缺点

（续表）

2.系统外部信息传递

系统外部信息传递是指有效地利用媒介，将相关信息在本单位以外的组织、个人间的传递，如通过印刷媒介类的报刊、书籍、宣传材料和电子媒介类的广播、电视等向公众传递信息，宣传单位的业务进展、业绩情况等，以此增进社会公众对本单位产品及服务的了解，并得到他们的认可。

系统外部信息传递一般通过新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等方式进行。

（1）新闻稿

单位公布决定或政策时，可采用新闻稿发布信息。新闻稿要简明扼要，直入主题，客观反映事实，不需作评论说明。

（2）新闻发布会(www.xing528.com)

新闻发布会主要是用来公布重要的信息，如展示最新产品、演示技术上的最新成果、产品展览会前或展览期间，都可举行新闻发布会，面对面的交流能产生好的效果。

（3）声明

声明是指在报刊上宣布新的任命，或者电话、地址的变更信息等，声明要简洁，引人注目。

（4）直接邮寄

直接邮件是将本单位的信息材料通过邮局或者快递寄出，这种方式收到的纸面信息可归档供参考，但邮件要分装，依次下单，耗费精力和财力，比电子邮件发送速度慢，可能发生邮件丢失或错发、错送的情况。

（二）信息传递的方法

笼统地说，信息传递的方法有口头传递、文字传递、电讯传递等方式。这三者各有优劣，在日常工作中，应根据信息的形式、类型、使用目的及信息接收者的不同，选择有效的信息传递方法。

1.口头传递

口头传递是指办公室人员将信息转化成语言和声音传递给信息接收者，多用于单位内部传递信息，具体形式有对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。

2.文字传递

文字传递是指将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者，这种方式可以避免信息失真变形，实现远距离多次传递，便于利用和存储。文字传递信息的主要表现形式有文本、表格、图形等。信息工组人员可利用这几种形式编发各种信息简报、报告、统计报表等传递信息。

3.电讯传递

电讯传递即利用现代化的通信手段来传递信息的一种方式。电讯传递的信息量大、速度快、效果好、抗干扰力强、不易失真。使用电讯传递的途径有电话、传真、电子邮件等。

这三种信息传递方法的主要优缺点，如表6-3-3 所示。

表6-3-3　信息传递方法的主要优缺点

（续表）

（三）信息传递的注意事项

1.区别对象，按需传递信息

信息传递要区别对象，高层次决策者需要综合性和预测性的信息，基层管理者则主要需要具体的业务信息。要针对不同对象的不同需求提供信息，因人、因事而异，提高信息的利用效率。

2.做好例行信息的传递工作

信息工作是办公室日常工作的重要组成部分，信息的上承下达都要经过办公室。办公室工作人员应做好信息的传输和接收工作，如每天转交当天的邮件、信函，并汇报前一天交办事项的执行情况；定期编写内部资料，发布相关信息；定期的例行会议上沟通情况、传递信息。

3.加强非例行的信息传递工作

决策者及有关人员、部门在工作中急需某些信息时，办公室信息工作人员要及时收集相关信息进行传递，如单位领导要出席一场合作单位的庆典活动，办公室应将手头掌握的合作单位的情况、此次庆典活动的情况、以往两个单位的合作情况等背景材料提交给领导参考。

在日常工作中，如果收集到的信息中发现重要情况时要立即传递信息，如公司发行的股票突然被人大量买进；本单位的专利产品在市场上出现仿冒品等。

4.运用现代化信息传递方式

要充分发挥现代化的信息技术在信息传递中的作用，利用电话、电视、数据网络和新的多媒体技术等传递信息，弥补目前在获得信息方面存在的地理的、社会的和经济的差距，使信息产生更大的社会效益和经济效益。