信息收集的方法和途径：优化策略

（一）信息收集的方法

秘书在信息收集时，应根据所收集信息的分布范围、流通渠道及实际收集过程中人、事、地的不同采用不同的收集方法，主要包括以下五种：

1.观察法

观察法是指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物，获取信息的方法，观察法是收集、获取信息最基本的方法。在采用观察法收集信息时，往往要亲自到现场，借助听觉、视觉等感观或录音机、摄影机、摄像机等设备记录客观对象的活动。

2.阅读法

通过阅读书刊、报纸等获取信息。书刊等公开出版物是目前人们运用最普遍的信息载体，兼有宏观信息和微观信息，信息周转快。

3.问卷法

问卷法由收集者向被收集对象提供问卷（精心设计的问题及表格）并请其对问卷的问题作答而收集信息的方法，在市场调查领域应用广泛。

4.网络法

网络主要指以互联网为核心的计算机通信网络，它是以资源共享为目的，使用统一的协议，通过数据通信的信道将众多计算机互联而成的系统。网络所提供的信息服务有电子邮件服务、远程登录服务、文件传送服务、信息查询服务、信息研讨和公布服务等。网络法正在成为人们收集信息的主要渠道。

5.购置法

购置包括订购、限购、邮购、代购等，主要是购买、收集与信息目标有关的数据、报刊、专利文献、磁带磁盘等。伴随着知识付费时代的到来，越来越多的专业机构从事信息的生产、加工，也有越来越多的单位开始通过购置的方式来获取信息。

上述五种信息收集方法的优缺点，如表6-2-1 所示。

表6-2-1　信息收集方法的优缺点

（续表）

（二）问卷法和网络法

目前，问卷法和网络法是应用最广泛的信息收集方法，下面简单介绍一下问卷法和网络法的具体操作及注意事项。

1.问卷法

（1）问卷法的操作步骤

问卷法的基本操作可分为四步：一是进行问卷设计，包括内容设计和版式设计；二是问卷的试用和修改，即问卷设计出来后，可进行小规模试用，从中发现问题，进行修改，以保证收集到高质量信息；三是选定问卷的调查方式，问卷调查的形式主要有报刊问卷（在报纸和刊物上公布问卷）和发送问卷（把问卷通过网络直接分发，对方立即填写，调查者直接回收问卷）两种；四是对收集到的信息进行统计分析。

（2）问卷的结构

问卷的结构一般由四部分构成，封面信、指导语、问题和答案、其他信息。

第一，封面信。主要说明调查者身份及调查的内容、目的、意义，说明选择调查对象的方法和对调查结果的保密措施。

第二，指导语。对填写问卷的要求、方法、注意事项等作总体说明，一般以填写说明的形式出现。

第三，问题和答案。这是问卷的主体，包括一般问题、主要内容、敏感性或复杂性问题、个人基本状况等。

第四，其他信息。如调查者姓名或单位；被调查者姓名、地址、电话号码；问卷发放及回收日期等。

（3）问卷调查的注意事项

对于问卷调查，我们必须考虑两个因素：第一是问卷的回收率，即发出问卷后，经被调查者填答并能被研究者收回的问卷比率，回收率的高低与问卷的发放方式和问卷设计质量有关；第二是问卷的有效率，凡未作回答或者不按要求填答，都属于无效回答，有效率等于回收问卷总数减去无效回答数再除以回收总数。因此，选择调查对象时，其数目应多于根据抽样要求的研究对象数。

此外，问卷调查经常会出现以下问题：

①被调查者仔细考虑后对问题的回答，有可能并不是他的真实想法。

②被调查者的知识水平、表达能力对研究的结果有一定的影响。

③对于某些敏感问题，即使问卷设计很合理，被调查者仍然有可能不愿透露真实想法。

④回收率太低，以至于影响后续研究工作的开展。

⑤志愿接受调查的人不同于一般随机抽样抽中的被调查者，他们有表达的欲望，有影响别人的欲望，故其会对结果造成一定的偏差或误差。

⑥由于调查研究需要一定的经费，对于接受委托的调查研究执行机构，很有可能会受到委托方的压力，做出一定的妥协，从而影响到研究成果的可信度、学术性。(www.xing528.com)

为了避免上述问题必须采取一些措施，虽然无必要让回答者知道研究的真正原因（以免出现偏差），但要让其知道该研究对其有益，这样才能获得支持与协助，并降低心中的顾虑。同时也有必要向回答者确保其回答将被保密，不会泄露给与研究无关的人员。此外研究者要避免以欺骗的方式获得信息，以免引起回答者的不信任。这些工作应该以填写问卷说明的方式在问卷前言部分加以介绍。同时我们应该在研究中一方面要学会适应误差；另一方面尽可能防止误差对研究造成破坏性的影响，如果受到影响也不必过度沮丧。

2.网络法

针对网络信息的特点，以及目前网络应用工具的发展现状，对于网络信息的获取，主要可通过以下几种方式来进行：

（1）搜索引擎

互联网提供了海量信息资源，搜索引擎技术可以帮助我们快速准确甚至个性化地从海量信息中挑选出需要的信息。搜索引擎一般由三部分组成：①信息搜索器，其功能是在互联网中漫游，对网页信息进行识别和筛选；②索引器，其功能是理解搜索器所搜索到的信息，从中抽取出索引项，用于表示文档以及生成文档库的索引表；③检索器，其功能是接纳用户查询请求，根据用户查询关键词在索引库中匹配检索相应文档，然后根据一定顺序（如字母顺序、时间、相关度等）将符合要求的结果排序输出，反馈给用户。

按收录资源的范围可将搜索引擎大致分为通用型搜索引擎和专业型搜索引擎（或垂直搜索引擎）。通用型搜索引擎以不同主题和类型的资源为搜索对象，组织信息覆盖范围广，用户广泛，如我们熟悉的Google、百度等就是通用型搜索引擎的典型代表。专业型的搜索引擎专门采集某一学科、某一主题、某一行业范围的信息资源，并用更为详细和专业的方法对信息资源进行标引和描述，如百度的图片搜索，Google 的学术搜索，此外还包括专门的独立垂直型引擎，如学术搜索“读秀”（www.duxiu.com），旅游专业搜索引擎“去哪儿”（www.qunar.com），购物搜索引擎“淘宝”（www.taobao.com）“京东”（www.jd.com）等。

（2）数字图书馆

数字图书馆是一种馆藏以数字化格式存储资料，可以利用电脑访问的图书馆。数字图书馆可以说是一种信息检索系统，概括而言，数字图书馆的资源类型主要有：①全文资源，包括电子期刊、电子图书、电子报纸、开放式著作检索、发表及存档数据库、电子博硕士论文、电子档案等；②二次文献和书目信息，包括联机检索目录、文摘索引数据等；③多媒体资源，包括独立静态图像（照片、图片等）、动态图像（电影、录像等）、录音资料、动画等。

（3）开放数据平台

大数据背景下，开放数据正在成为推进数字学术交流和科学研究的关键角色，如美国哈佛大学的Data-verse、中国复旦大学的社会科学数据共享与交换平台、中国科学院的科学数据云等。

（4）社会化问答平台

社会化问答平台，又被称为问答社区，是一种基于社区的，鼓励用户参与以实现网上互动的平台，其本质是通过信息共享与传播以及问答过程和结果的公开来实现用户间的共同协作。目前主流的问答平台包括Answerbag、Wiki Answers 等，国内常见的社会问答平台包括百度知道以及知乎、Quora 等。

（三）信息收集的渠道

根据信息的扩散方式，可将信息的收集渠道分为正式渠道和非正式渠道两种。

1.正式渠道

（1）公共传播载体

在当代社会中，大量信息是通过出版发行系统、广播影视系统和互联网公开传播的。因而从图书、杂志、报纸、广播、电视、互联网、行业协会出版物、会议文献、技术报告、产品标准和样本及有关单位赠阅的资料中获得信息，是收集信息的重要途径。

特别是随着互联网时代的到来，网络上存在体量庞大的信息，恰当地运用互联网的资源，能够在短时间内就某一问题收集到海量的信息，但是体量的巨大也为后期的整理、分析带来了困难。因此，在互联网上筛选信息时，要根据信息的来源、时效性、权威性、完整性等因素综合考量。

（2）各种社会活动

参加相关的招商会、展览会、交流会、学术会议，以及各类庆典仪式、新闻发布会等，可能获得相应的资料，有助于快速了解某一行业或某一单位的基本情况，了解某一产品或服务的状况，具有直观、快速的优点。

（3）向有关单位索取资料

有些信息并非载于大众化的出版物上，需要通过派人磋商或发函联系等方式才能获取，这可以是无偿的，也可以是有偿的，如国内外企业的产品样本、产品说明书、产品介绍、企业内部刊物、实物样品等。有些企业为了宣传产品、推销产品，扩大企业影响，往往愿意免费赠送有关资料。许多单位之间建立了市场资料的相互交流制度，这样的交换可使双方互通有无。

（4）专利文献

当前，市场竞争的焦点既是技术和服务的竞争，也是专利的竞争。专利技术是一个国家、一家企业在竞争中取得技术优势、立于不败之地的有力武器。因此，公开出版的专利文献已成为获取情报的一个重要来源。

据世界知识产权组织统计，如果能充分利用专利文献，可以节约40%的研究开发经费，节约60%的研究开发时间。因此，在科研立项、新技术和新产品开发前，首先应该进行专利文献的查新检索，这样可以解决科研、生产过程中的技术难题，启迪科技研究和开发人员的创新思路，提高研究开发起点，避免低水平的重复研究，节约新产品的开发时间和经费；其次可以作为技术引进的决策依据，积极开展专利许可贸易，走引进创新之路。

2.非正式收集渠道

（1）建立人际网络，收集人际信息

人际信息是指通过人际交往获取的信息或别人告诉你的信息。因此，建立人际网络，有意识地接触自己所在行业或者所在领域的从业者，便能以非常自然、巧妙和令人舒服的方式从对方口中获取更多自己需要的信息。通过人际网络获得的信息，许多细节往往具有重要的价值。获取人际信息的方法包括交谈、询问、采访等方式。

（2）通过第三方获取信息

所谓第三方是指与单位发生联系的组织和个人，包括广告商、供应商、经销商、主管部门、银行、咨询机构、行业协会等。由于业务上的联系，第三方了解本单位的发展战略、组织结构、主营方向等各方面的情况。第三方通过发表谈话、参加各种活动、接受采访等能透露出大量与行业有关的数据。尤其是那些规模大、实力强的第三方，围绕其中心业务，可以聚合一大批上下游产业、公司或机构。因此，通过第三方建立信息交流反馈机制，是获取信息的重要捷径。

（3）人才流动中的信息

一个单位的发展很大程度上要依赖知识和人才，然而人才合理流动是市场经济发展的必然结果，因人才流动而发生信息丢失的事件也常常发生。因此，从竞争对手那边招聘人才是获取信息的一个重要方式。

（4）通过参观或学习获取情报

最可靠、最真实的信息来自最贴近、零距离式的参观或学习，以此熟悉并掌握竞争对手的生产规模、制作程序等。参观主要以投资考察或寻求合作的方式进入竞争对手的防范区，获得敏感信息；学习则以技术交流或驻“实习生”的方式，“交流学习”到一些重要技术或“秘方”。

（5）委托收集信息

有些单位或部门的内部资料，通过交换或直接购买都不能得到，这时可以委托给一些咨询公司或个人，以此来收集相关的信息。