会议评估与总结：提升组织服务质量、改进经验、为下次会议借鉴

会议尤其是大中型会议的筹办是一项非常复杂的工程，需要各方付出努力。在会议开展的过程中，不可避免地会出现考虑不周的地方。为了总结会务工作经验，不断改进会议的组织服务质量，为下次会议的召开提供借鉴，会议结束后还应及时地进行评估和总结工作。

（一）会议评估

1.会议评估的内容

会议评估是一个内容庞大且复杂的体系，性质不同的会议，其评估内容也有所不同。此外，一项评估究竟要涵盖哪些内容，应该根据评估的目的和实际情况确定。表5-5-1 所示的评估内容是在实施会议评估时可测评的项目，并不等于会议评估的必备指标，评估者可以根据评估的目的和实际需要加以选择。

表5-5-1　会议评估的主要内容

（续表）

（续表）

（1）会议主题和议题评估

①会议主题的现实意义。会议主题是否具有现实意义直接关系会议的影响力和参会率，是会议评估的重要指标。具体评估内容包括：会议主题是否有效实现了会议的目标？与会者对会议主题的认同度和满意度如何？与会者对会议主题有何意见和建议？

②会议主题和议题的关系。具体评估内容包括：会议主题和议题的联系是否紧密？是否有议题脱离主题的情况？会议议题是否充分体现了主题？

③与会者对议题的关心程度。具体评估内容包括：与会者对每项议题的兴趣程度如何？哪些议题最受或最不受与会者的欢迎？造成与会者对议题兴趣差异的原因是什么？

④议题的适量性。这是指议题的数量是否恰当。

（2）会议议程和程序评估

①每项议程（如报告、演讲、讨论）和每项程序（如致辞、颁奖、剪彩、签字）的顺序是否恰当？

②议程和程序安排的顺序是否符合礼仪？

③预定的每项议程或程序所用的时间是否合理？

（3）与会者要素评估

①会议邀请范围是否与会议的规格相适应？

②与往届会议相比，与会者的人数上升还是下降？

③会议的规模是否合理？

④与会者的身份有何变化？权威性和专业性是提高了还是降低了？

⑤国际代表出席会议的情况有无变化？是增加了还是减少了？原因何在？

⑥特邀代表的范围是否适合会议公关的需要？

（4）会议发言评估

①发言人的身份是否适当？是否具有一定的权威性和代表性？

②发言的内容是否切合主题？

③与会者对发言的内容是否感兴趣？

④发言人的发言是否具有艺术感染力？

⑤发言的顺序安排是否恰当？

⑥发言人数以及发言时间的限定是否适当？与会者是否有充分的互动交流机会？

⑦与会者对发言的总体评价如何？

（5）会议时间评估

①举行会议的时机是否同会议主题的背景相适宜？

②会期安排是否符合完成会议各项议程的需要？

③会议的具体日期是否具有政治上、宗教上、民族风俗上的敏感性？

④会议的周期是否合适？

⑤与会者对会议的日程和作息时间安排是否满意？

（6）会议地点评估

①会议举办地的选择是否有利于推动当地的政治、经济和社会发展？

②会议举办地以及具体场所的选择是否有助于突出会议的主题并营造良好的会议气氛？

③会议举办地以及具体场所的选择是否有助于吸引与会者，扩大会议的品牌效应？

④举办地的居民对举办会议是否持欢迎态度？

⑤会议举办地的接待能力（场馆、餐饮条件、机场、道路、交通设施等）是否满足了会议的需要？

⑥与会者对举办地的商业设施、购物环境、绿化以及城市整体满意度如何？

⑦会场的设备是否完好并使用正常？

⑧会场的光线、温度、湿度等环境是否舒适？

⑨与会者对住宿宾馆的规格、服务水平是否满意？

（7）会议接待服务评估

①迎送注册工作方面：接站工作安排是否合理？与会者对接站服务是否满意？与会者报到注册是否方便、快捷？报到注册表的项目设计是否有助于收集与会者的信息？会议有无安排送行？与会者对送行服务是否满意？

②餐饮服务方面：客人对宴会酒菜有何意见？餐饮的形式（围餐、分餐、自助）是否有利于与会者之间进行交流？与会者对餐饮的环境和餐饮整体服务是否满意？

③考察、游览、娱乐服务方面：会议期间安排的考察、游览、娱乐项目是否配合了会议的主题？时间上是否与会议的主要活动有冲突？会场与住地之间是否有专门的交通车接送？会议是否为与会者出行提供了咨询服务？

④会场引导、咨询和指示系统方面：礼仪引导人员服务是否热情、规范、符合礼仪要求？会场指示标志是否清楚？国际性会议的现场指示牌是否用中英文书写？会场工作人员的咨询服务是否令与会者满意？

⑤翻译服务方面：与会者对翻译的质量（准确性、及时性）是否满意？翻译的语种是否满足与会者的需要？同声翻译设备的操作是否方便？声音是否清楚？

⑥会场饮水和茶歇服务方面：与会者对茶水服务是否满意？茶歇的时间、地点安排有无问题？茶点质量如何？

（8）会议宣传评估

①与会者通过哪些渠道获得会议举办信息？

②会议广告的媒体和投放的时机是否合适？

③主办方举行新闻发布会的次数是多少？效果如何？

④媒体特别是举办地的媒体对会议的报道情况如何？

⑤是否通过开设网站进行宣传？

（9）会议总体评估

会议总体评估是在上述各个项目评估基础上进行的一项综合性评估，旨在从总体上把握会议的成败。具体内容包括：

①与会者对会议成功与否评价如何？

②与会者在参会期望值方面的满意度如何？

③有多少与会者表示愿意参加下一届会议？

2.会议评估的程序

（1）制订评估计划

会议评估计划一般要包括以下内容：

①评估的具体目的和任务。

②评估的原则。

③评估的内容和指标体系，包括完整的指标系统、权重系统和评估标准系统三个方面。(www.xing528.com)

第一，指标系统。一项具体的会议评估是指标系统是根据评估的目的和任务，从各项评估的内容中选择出来的，是对评估目的的具体化，其结构一般由若干个指标层次组成。

第二，权重系统。权重系统包括各层次指标的自重权数和加重权数。

第三，评估标准系统。评估标准系统是衡量评估对象达到末级指标程度的尺度，如用“很满意”“满意”“不满意”等区分与会者对会议接待服务总体评价的等级程度，也可用分数表示。

④评估的方法、程序。

⑤评估的机构、人员组成及分工。

⑥其他要求。其他要求包括经费的预算和使用、完成计划的时限和进度要求等。

（2）收集和分析材料、数据

收集和分析材料、数据是会议评估的两个关键环节，这两个环节是相互联系的、不可分割的。全面收集评估材料和数据是进行材料和数据统计分析的前提，材料和数据的统计分析是对材料和数据收集工作的深化。

①材料和数据的收集。评估材料和数据的收集范围包括会议筹备、举办和善后各阶段产生的相关材料和数据，收集的要求是及时、全面，收集的方法大致有现场观察、注册登记、会议记录、召开调查会、个别访问、进行问卷调查、收集其他材料（包括新闻报道、会议简报、发言材料、最后文件）等几种。

②材料和数据的统计分析。各项材料和数据汇总后，接下来的工作是组织专家和有关人员对这些材料和数据进行审核、归类、比较、分析和整合，初步确定评估对象的得分或等级。

（3）确定评估结果

一般情况下，经过专家评估确定的评估对象的得分或等级，可以看作是评估结果，但在一些选拔性或评比性会议评估中，会议评估的结果还需要经过一定的程序来加以确定，如由领导小组或专家委员会投票决定。

（4）编制评估报告

会议评估报告是会议评估结果的书面载体，便于交流、发布和保存。会议评估结束后，评估结果都应当形成会议评估报告。

（二）会议总结

1.会议工作总结的含义

会议工作总结属于总结的一种，它是有关单位或部门在开完一次会议之后，对会议召开的情况的方方面面进行回顾、分析和评价，归纳经验，指出不足，为下次会议的举办提供借鉴。

2.会议工作总结的结构

会议工作总结的结构一般包括标题、正文和落款三个部分。

（1）标题

会议总结的标题有几种写法。文件式标题一般采用“单位名称、总结时限、内容、文种”构成，如《××××大学二〇二〇年度党建工作会议总结》。这四个要素中，有时可以省略单位名称或时限。文章式标题用简练的语言概括总结会议的主要内容或基本观点，标题中不出现文种，即“总结”的字样。

双行标题一般由正标题与副标题组成。正标题概括主要内容或揭示主题，副标题补充说明单位、时限和工作内容。

（2）正文

会议总结的正文一般包括三个部分：

①前言。会议总结的前言部分可以介绍会议的基本情况，如会议名称、时间、地点、参加人员、会议情况等；或介绍会议的目的、背景；或总结会议的成绩（或收获）等。

②主体。会议工作总结的主体部分可以从会议目标的实现、会议的组织管理等方面介绍会议好的做法或成功的经验，同时指出会议在召开过程中还有待改进的地方。

③结尾。会议总结的结尾可以对正文内容用简洁语句作结，也可以借鉴经验、吸取教训，对今后会议的成功召开进行展望。

（3）落款

总结的落款要写明总结的单位名称以及成文年月日。如果在标题中已标明了总结的单位名称，落款中这一部分便可以省略。

3.会议工作总结的写作要求

拟写会议总结容易出现的问题：一是不予概括，记流水账；二是只谈成绩不找问题；三是前后矛盾，不予协调。解决上述问题，必须注意从以下几个方面做起：

（1）实事求是，一分为二

这是写好会议总结的基础。做任何工作都不可能是十全十美的，工作既有成绩又有不足甚至是某些失误。写会议总结必须从客观实际出发，如实反映情况，不能只报喜不报忧，不允许片面，要一分为二，既要反映成绩总结经验，又要适当批评错误，弄清存在的问题。

（2）全面评价，突出重点

这是写好会议总结的基本前提。写总结时，必须全面看问题，全面评价工作，但内容要有所侧重，不能主次不分，详略不当，要在把握整体的前提下，抓住主要问题、主要情况，加以深刻分析，力求从现象中得出规律性的结论。

（3）条理清楚，层次分明

这是写好会议总结的基本要求。会议总结的条理和层次，可以依据会议构成要素划分，每个要素下面分写成绩和不足（或经验和教训）；也可以集中写好的经验和做法，再写不足和缺点。无论采用哪种方式，一定要注意结构清晰、层次分明，让人一目了然。

（4）叙议结合，详略得当

这是写好会议总结的基本方法。从表述方式上讲，既要用叙述的方式谈情况，讲做法，摆成绩，又要用议论的方式分析原因，谈出体会，揭露问题，要求叙议有机结合。语言要求准确、简明，不可拖泥带水，过分笼统和修饰。

（5）分析研究，找出规律

这是写好会议总结的关键。写会议总结时，要使用大量、丰富的材料，但不能简单地罗列资料，而是要进行认真的分析研究，揭示事物的本质特点，探求事物的发展规律，归纳出对现实有指导意义的新鲜经验，为以后的会议工作提供切实有益的指导。这是总结的价值所在，也是衡量总结质量高低的主要标志。

【范例】

××集团会议管理制度

第一章 总 则

第一条 为及时研讨处理集团在经营管理中存在的问题，明确工作的方向、提高工作效率、协调各部门之间的工作、保证企业决策并贯彻执行，特制定本制度。

第二条 本规定适用于××集团各种类型的会议。

第三条 会议召开应本着精简有序、高效、注重效果的原则进行，避免冗长低效。

第二章 会议召集与通知

第四条 会议按不同级别和性质采用不同的召集办法：

（1）集团或子公司董事会议按相关公司章程的规定召集。会议由董事出席、监事列席，其他人员可根据会议议程由董事长指定出席或列席。会议一般由董事长主持，也可由董事长委托副董事长或其他董事主持。会议由董事会秘书负责组织落实会议通知、准备和记录。

（2）集团总裁办公会议由总裁决定召集或副总裁提议召集。集团公司总裁、副总裁、职能中心总经理出席，其他人员可根据会议议程由总裁指定出席或列席。会议一般由总裁主持，也可由总裁委托副总裁或某职能中心总经理主持。会议由总裁办秘书负责会议通知、准备和记录。分子公司层面的总经理办公会议按照同样的模式执行。

（3）集团职能中心或分子公司职能部门内部工作会议由职能中心总经理/部门经理召集并确定出席及列席人选，中心总经理/部门经理指定内部专人负责会议通知、准备和记录。

（4）外部单位借用本公司会议室，由总裁办请示总裁同意后负责落实，并按集团公司有关规定收取费用。

第五条 会议通知的内容包括：会议的名称，议题，时间，地点，参加人（出席/列席），需准备资料以及通知方法和途径。重要会议应以书面通知的方法传达。

第六条 会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议有关人员需提前通知，并根据本制度重新通知和布置。

第三章 会前准备

第七条 会议准备包括议题议程、主持人、记录人、安排与会人员座次、将要下发的文件、有准备的发言、对会议进程的预测和对策。

第八条 会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。

第九条 会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由指定的会务人员负责，各种会议召开前集团总裁办/分子公司办公室应与会务人员联系落实会议准备事项，几个会议同时进行的，由集团总裁办根据轻重缓急妥善安排，以免冲突。

第四章 会议记录及纪要

第十条 会议记录员要在会议进行期间使用专用记录本认真记录，对会议进行全程或提纲式记录，对结论性发言做重点记录。需由与会人员在会议纪要上签名的，记录员须及时督促签署。

第十一条 会议记录员要在会议结束后24 小时内整理原始记录，需要形成会议纪要，交由主持人签发并确定转发部门/人员。会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（也可通过电子邮件传递）。

第五章 会议考勤、秩序、违纪、监督检查

第十二条 与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动，不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前向会议召集人亲自请假方可，紧急情况事先可以口头请假。

第十三条 迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。与会人员应坐姿（站姿）端正，将手机关闭或调至振动状态，禁止交头接耳开小会。认真听取会议内容并做好记录。

第十四条 与会者到会必须有准备，均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求言简意赅。不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。

第十五条 涉及秘密事项的会议与会人员负有保密义务，记录员应在保密地方整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。

第十六条 无故迟到早退每次罚款100 元，无故缺席会议，部门负责人以下人员罚款200 元，部门负责人以上人员罚款500 元，由会议召集人下罚款通知单，违纪者24 小时内到集团财务管理中心或分子公司财务部交罚金，违者双倍从当事人工资中扣除。违反保密规定的按集团公司奖惩办法有关规定执行。

第十七条 集团总裁办公室或分/子公司办公室负责对相关各种类型会议的执行与保密事项进行监督检查。

第六章 附 则

第十八条 本制度由集团总裁办公室负责制订、修改并解释。此前集团公司相关的管理规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。

第十九条 本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和集团公司的有关规定。

第二十条 本制度经集团公司总裁批准后发布执行。