事务性工作完善及会场清理与经费结算

事务性工作，主要包括送别与会人员、进行会场清理、各类经费汇总结算等内容。

（一）送别与会人员

送别与会人员的工作要点包括以下几点：

1.引导与会人员离场

会议一结束，就要引导与会者有秩序地离开会场。在通常情况下，都是主席台上的领导退场后，与会人员再离场。如果会场有多条离场通道，领导者和与会者可以各行其道。大型会议还要注意散会后引导车辆迅速、有序地离场，必要时可派专人指挥。

2.结清参会费用

根据会议的性质，与会者需要交纳全部或部分会议费用或不交会议费用。会议费用包括培训费、资料费、住宿费、餐饮费、交通费等。有的会议与会者需向会议主办方交纳培训费、资料费、食宿费等，有的会议食宿免费，甚至可以报销交通费。会议主办方应在与会人员离开前与其结清各种参会费用，支付费用的要索取并保存好票据，收取费用的要提供规范的发票。

3.发放回程票

对于需购买返程车、船、机票的与会人员，秘书人员应根据他们离会的时间和交通工具，在会议期间代为购买，在会中或离会时将回程票及时地分发给与会人员，回程票必须发放至与会人员本人手里，不能由其他人代领，以免出现差错。

4.安排车辆送站

在送客前，会议主办方要根据与会人员返程的需要，安排好车辆送站。首先要根据需送站人员的职务、人数及所预定车、船、机票的时间，确定交通工具的类型，如小汽车、商务车、普通中巴、大巴等，并合理分配运力；其次要安排好车辆送站的负责人、路线和时间，确保与会人员安全、及时、舒适地到达车站、码头或飞机场，以免延误行程。此外，在送站时，要同接站一样注意乘车礼仪等相关礼仪。

5.安排人员送客

本地客人或一般客人，在会议结束后，会议主办方可安排礼仪小姐或专门的工作人员，将与会人员欢送至会场门口、酒店门口、单位大门外或停车场门口。

对于职务高或身份特殊的与会人员（如上级领导、政府官员、专家等），会议主办方则应安排领导送行。

对需送站的与会人员，一般客人由专门的工作人员送行即可。如果是身份特殊的客人，则应根据其身份、职务等安排合适的领导送至车站、码头或飞机场，如有需要还应提前到其下榻处进行话别并赠送礼物。

在送行时一定要充分注意礼仪，向对方表达出诚挚的惜别之情。

6.安顿暂留人员

由于公务或旅游、会见亲朋等私人原因，部分与会人员在会议结束后可能还要做短暂停留。这时会议主办方仍应继续做好服务工作，尽好地主之谊，除了妥善安排他们的住宿、饮食外，对于在旅游购物或车辆需求方面，会议主办方还应适当地给予协助，从而给与会人员留下热情好客的印象。

（二）清理会场

1.清理会场宣传物品

会场的宣传物品主要包括通知牌、方向标示、会标、横幅、展板等。会议结束后，这些宣传物品便失去了作用，会务人员应及时撤走它们。这些宣传物品，如果是一次性的则应予以销毁。对于可重复利用的应统计、归类、入库，以便下次会议使用。这样做有利于节约材料、资源，节省人力、物力、财力。

2.清理会场设备

各个会议都需要各种不同的设备，如投影仪、电动屏幕、幻灯片放映机、手提电脑、复印机、打印机、考勤机、音响、空调、照明器材、同声传译系统、电子表决系统等。这些设备如果是租借的，则应该调试整理好，归还租借方；如果是自带的，则应收拾好拿回单位。设备如需搬动要注意轻拿轻放，以免损坏设备。

3.清理会议资料

会议结束后会在会场遗留一些会议资料，这些资料或是草拟的文件，或是参阅文件，或是财务报表。会议结束后，秘书人员在清理会场时，要收回所有应该收回的会议资料，要将所有纸张进行整理、清点、归类，找出有用的资料，不能再利用的纸张要销毁。会议都有其保密性，会议结束后的剩余文件也要注意避免在无意中泄露公司机密。

4.清理会议其他物品(www.xing528.com)

除了宣传物品、设备和会议资料外，会场应清理的还有充气气球、充气拱门、彩旗、植物花卉等烘托会议气氛的物品，以及台签、签到本、饮用水等会议用品，同样租借物品要及时归还，如充气气球、拱门等，自行购买的物品可带回公司，以备下次会议使用，如彩旗、台签、饮用水等，饮用过的矿泉水瓶清理进垃圾箱，若有未启封的则妥善装箱保存，以备下次会议使用。签到本妥善保管。

清理会场时要认真仔细，如发现有遗失物品，要尽快与失主取得联系及早送还，若距离遥远可利用邮包寄送。会场清理完后要认真打扫收拾，使会场恢复原状。

（三）进行经费结算

会议经费分为收入和支出两个类别。会议的收入主要来源于上级拨款或向与会人员收取相关费用。会议经费收支项目主要包括以下内容：会场租用费、会议设备租用费、会场布置物品费、邮电通信费、培训费、交通参观费、住宿费、餐饮费、会议资料费、纪念品购置费、会议宣传交际费、劳务费以及其他费用等。

1.会议经费结算的方法

（1）会议的收费与付费方法

会议经费使用情况：一种是由会议主办方承担全部会议费用，与会人员无须支付任何费用；另一种是与会人员要向会议主办方支付一些必要的费用，如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等。对于要向与会人员收取相关费用的会议应注意以下事项：

①收款的方法与注意事项

有些会议是要由与会人员向主办方支付一些必要的费用（如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等），所以应注意以下事项：应在会议通知或预定表格中，详细注明收费的标准和方法；应注明与会人员可采用的支付方式（如现金、支票、信用卡等）；如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等；开具发票的工作人员先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。另外如果有些项目无法开具正式发票，应与会议代表协商，开具收据或证明。

②付款的方法和时间

会议结束后，应对会议期间发生的费用进行统计，将应由单位支付的费用根据单位相关规定，及时支付给对方。各类支出项目的付款方式和付款时间也不同。某些支出项目要和对方事先商定费用，必要时要交付一定数额的订金，如场地租赁、设备租用、住宿餐饮等，而有些较小的支出项目则直接用零用现金支付即可。至于付款的时间，可根据和对方的约定及时付费。

（2）会议付费的要求

①会议各类支出经费的名称要规范。

②在付费时，要遵守单位零用现金、消费价格及用品报销等各种相关财务制度和规定。

2.会议经费结算的工作程序

会议结束后，工作人员要及时进行会议经费结算，具体工作程序包括以下几点：

（1）统计会议实际收支项目，对照经费预算进行核点。

（2）理清会议经费结算的方法和时间。

（3）通知相关部门及人员结算时间和地点。

（4）核实发票。

（5）填写报销单。

（6）清点费用支出发票。

（7）请领导签字。

（8）到财务部门报销。

（9）与相关部门及人员结清费用。