会议记录的重要性与法律效力

（一）会议记录的含义和作用

1.会议记录的含义

会议记录是会议客观进程和内容的原始记载，既包括一般会议的记录，也包括各种会见和会谈的记录。

2.会议记录的作用

会议记录的作用主要有以下六个方面：

（1）为日后查考提供依据

会议记录客观、真实地反映会议的全过程和最终结果，提供会议活动全面、原始的信息，这就为日后查考、分析研究会议提供了可靠依据，这是会议记录最基本的作用。

（2）确认会议的法定效力

在董事会议、理事会议、听证会议等一些法定性会议以及国际性正式会议中，会议记录经发言者和会议领导人签字确认后，便成为具有法定效力的文件，有的还对签字各方具有约束力。

（3）有利于会议信息的汇总、交流和总结

准确全面的记录，能使会议信息的汇总和大会交流更广泛地代表和反映与会者的意志，使与会的领导更全面地了解和掌握会议的进展情况和动向，同时也能使会议总结更正确地表达会议的主题和结果。

（4）为形成会议的最后文件打好基础

会议的最后文件，如决定、决议、会议纪要、合同、条约、联合声明等，都需要根据会议记录整理、归纳并拟写。因此，做好会议记录是形成会议最后文件必不可少的基础工作。

（5）便于传达和宣传会议精神

一般情况下，会议结束后会议记录仅作归档保存处理，以备日后查考，但有时经会议领导和发言者同意，也可以以会议记录整理稿的形式散发或下发，以便学习与传达会议精神。

（6）便于会议的宣传报道

会议记录包括照片和视频类的会议记录，这类会议记录还广泛用于会议的宣传报道，具有形象、直观的效果。

（二）会议记录的种类

根据记录介质的不同，会议记录有书面记录、音频记录、图片记录、视频记录、计算机速录等种类。这些种类之间，并不存在“非此即彼”的矛盾关系，恰恰相反，在会议中应综合使用，以求尽量完整、准确地记录下会议的全部内容

1.书面记录

书面记录是指在纸质材料上进行的文字记录，其特点是简便易行。书面记录有两种具体方法：

（1）文字直录法

这是指直接用会议规定的正式语言进行记录，用这种方法进行记录，要求字迹清楚，语言规范，记录结束后无须整理便可直接归档。

（2）速记法

这是指用专门的速记符号进行记录，目的是提高记录速度，但记录结束后要用规定的正式语言文字进行整理才能归档。

2.音频记录

音频记录是指使用录音工具记录会场内的语音信息，这种记录方法能完整记录与会者的发言，便于整理，也是书面会议记录的重要补充。重要会议常常采用音频记录的方法，以便使一些重要讲话和精彩的报告得以原汁原味的保存。

3.图片记录

图片记录是指使用摄影工具对会议现场瞬间场面进行记录，是书面会议记录的补充形式，也是宣传报道会议的重要素材。

4.视频记录

视频记录是指运用摄像设备对会议活动的全过程进行动态记录。视频记录兼有动态图像和音频的素材，既可作为资料保存，又可作为宣传会议的有效载体。

5.计算机速录

计算机速录是指由专业速录师运用专门的速录设备和软件将会议的发言内容以电子文件的形式记录并存储在电脑中，具有速度快、效率高的优点。

（三）会议记录的格式及写法

一般的会议记录由标题、首部、正文、尾部四部分构成。1.标题

会议记录的标题有以下两种写法：

（1）专用性标题

专用性标题由会议名称和“记录”组成，如“××××集团2020年度总结表彰大会会议记录”。

（2）通用性标题

通用性标题适用于一个单位内的所有会议，由单位名称和“会议记录”组成，如“××公司会议记录”，会议名称则写在首部的表格中。

2.首部

会议记录的首部记录会议的基本情况，一般采用表格的形式，使每个项目清楚明了。具体内容包括：

（1）会议名称

会议名称一定要写全称，以便于日后查考。如果会议记录标题中已写会议名称，这里的名称可省略。

（2）会议时间

会议时间包括开始时间、结束时间和中间休会时间，时间要写明年、月、日、时、分。

（3）会议地点

单位内部会议要写明会场名称或房间号码。跨单位的会议要写明会场所在的单位名称。全国性会议要写明举办地、场馆以及会议厅名称。国际性会议还应写明国家或者地区名称。

（4）会议主席(www.xing528.com)

会议主席即会议的召集人或主持人。要写明会议主席的姓名和职务。联席会议、多边会议还应当写明会议主席所属的国家或组织名称。

（5）参加成员

参加成员包括正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员。不同性质的参加成员要分类记录，并写明姓名、单位、职务。对同名同姓的参加成员，要有区别标志。

（6）缺席人员

法定性会议的记录应当反映缺席情况，这样既可以让组织者了解缺席情况，便于事后补会，也可以清楚地反映会议应该出席的范围，这对日后查考和研究会议十分重要。

3.主体

会议记录的主体部分记载会议的进程和内容，具体包括：

（1）主持会议的情况

主持人的开场白以及主持人掌握会议的议程或程序、介绍议题、总结归纳会议等情况，都要记录在案。会议讨论或审议某一项文件时，应写明文件的完整标题。

（2）发言情况

发言情况是会议记录的重点，分为发言人姓名和发言内容两部分。发言人的姓名要记录全名，发言内容可根据记录的要求确定详略程度。详细记录要求有言必录，并记录插话、辩论、表态等情况，摘要记录记其发言要点即可。以口头方式提出的临时动议，一定要详细记录。

（3）会议结果

会议结果包括对议题的通过、缓议、撤销、否决等情况。如果以表决的方式形成决定、决议，要记录表决事项的名称、表决的方式（如口头表决、举手表决、投票表决、表决器表决等）、表决的结果（同意、反对、弃权的统计数字），如实行多轮投票，每轮投票的情况都要记录在案。

（4）会场情况

这是指会议期间会场内所发生的与会议进程有关并且具有记录价值的情况，如与会者的掌声、笑声，与会者迟到、早退、中途退场以及其他影响会议进程的情况。记录会场情况可以更加全面地反映会议的气氛以及与会者的情绪和态度。

4.尾部

会议记录的尾部包括署名和署名日期。署名是对会议记录的真实性郑重负责的体现。以下四种人需要在会议记录上署名：

（1）记录人

会议记录人必须在会议记录上签字，以示负责，同时也便于日后与其核实情况。

（2）审核人

重要的会议记录应由会议主要领导人对其进行审核，确认无误后签字，审核人对记录的真实性负领导责任。

（3）发言人

论证会、鉴定会、听证会以及国际性组织的重要会议，与会者的发言常常是决策、定案的重要依据，因此可以要求发言人会后对记录进行核对并签字。

（4）法定的签字人员

如《中华人民共和国公司法》明确规定，各类公司的股东会、董事会应当将所议事项的决定做成会议记录，出席会议的股东、董事应当在会议记录上签名。

署名一般置于会议记录的尾部，用以表示记录的完整性，同时也防止有人在正文下方的空白处私加文字。记录人、审核人也可置于会议记录首部，但必须在结尾处写明“会议结束”或者“散会”的字样。发言人签署姓名应当置于尾部。

表5-4-7　会议记录表样式

（四）会议记录的方法和要求

1.会议记录的方法

（1）详细记录

重要会议应当采用详细记录，尽可能做到有言必录，以记载会议的全过程。详细记录要求记录人员掌握熟练的速记技能，运用速记方法进行记录。

必要时可以由多人同时记录，会后共同核对整理，将速记符号转换成文字，整理稿必须经每个记录人签字。经同意可使用录音的办法，然后根据录音整理成记录稿。

（2）摘要记录

摘要记录适用于一般会议。摘要记录与详细记录的区别在于记录发言时只需记录发言人姓名、发言的要点，而不必有言必录。除特别重要的情况外，一般的会场情况可不做记录。摘要记录可直接用规范的文字进行记录，使会议记录一次性成文，经领导人审核或经发言者确认后直接归卷，省去了会后整理的工作程序。摘要记录尽管不要求对发言者的每句话都记录，但对记录者的要求更高，首先要求记录者善于抓住发言者的要点，善于捕捉发言者的思想火花，善于理解发言者的真实意图，真正做到“取其精华”；其次要求记录者既能够迅速将发言者的即兴讲话整合为规范的语法结构，又能保持其发言风格。

（3）简易记录

简易记录只要求记载会议的概况、会议的议题和结果，不必记录发言的内容。简易记录由于不能较全面反映会议的过程，查考研究利用的价值较小，故仅限于较为简单的事务性会议。

2.会议记录的要求

（1）人员落实

会议记录一定要事先落实记录人员，记录人员应当熟练掌握速记技能，知识面宽，反应敏捷，具有较强的听知能力和保密意识。重要会议为保证记录全面，可以安排多人同时记录，会后共同整理汇总。

（2）准备充分

做会议记录前要做好充分的准备，具体包括：

①了解会议的内容与形式。会议的目的、议题、议程、方式、手段是会议记录人员必须了解的重要内容，对这些情况了解越是充分，心里就越有底，记录就越有把握。对专业性较强的会议，记录人员还应当事先阅读会议文件、掌握相关的专业知识，熟悉主要的专业术语，确保胜任记录工作。

②熟悉与会人员。与会人员及其发言是会议记录的主要内容，会前熟悉与会人员的姓名、职务、相貌特征、口音特点、说话习惯，对于做好会议记录不无裨益。

③备好必需物品。一是备好纸和笔，会议记录用纸应尽可能统一印制、格式规范，记录所用的笔墨应当符合归档的要求，如有分组会议，要事先将记录纸和笔分发到组；二是备好必要的器材，如果会议允许作录音记录要事先安装并调试好录音设备，确保录音质量。做视频记录的要事先选好摄像机机位和拍摄角度，配好灯光，用计算机记录的要准备好相应的器材。

（3）全面准确

会议记录只有全面准确反映会议的真实情况才能体现其价值。所谓“全面”，就是要求全面记录会议名称、时间、地点、主办单位、出席情况等基本情况以及会议的议题、程序、发言（包括与会者的插话、临时动议等）、会议的结果和会场情况，只要条件许可，要尽可能做详细记录。所谓“准确”，就是要求忠于客观实际，这是会议记录的本质要求。会议记录只有客观准确，才能为形成会议的最后文件，圆满完成会议的任务提供保障，才能给后人留下可靠的、珍贵的历史凭证。

（4）清楚规范

书面会议记录属于需要永久保存的重要材料，一定要用钢笔或毛笔记录，并尽可能使用统一的表格形式，使其规范、清楚，一目了然。录音记录、速记和多人同时记录，会后要整理、誊清并签字，以示负责。整理后的记录稿，要做到文字规范、语法正确。