会中服务主要内容是做好与会人员的餐饮服务、住宿服务、交通服务，如果会期较长，还需要组织参观、考察、游览等集体活动。会中服务质量的优劣，直接影响到与会人员对会议的满意度。
（一）餐饮服务
餐饮服务是会议进行阶段不可或缺的组成部分。会议期间的每一次宴会都为与会者提供了增进认识和了解的机会，所以会议餐饮成为会议期间人们交往不可缺少的活动。
会议组织者在策划会议餐饮服务时，必须考虑方方面面的环节，诸如餐饮预算、餐厅的选用、场面气氛的控制、时间节奏的掌握、空间布局的安排、台面的布置、菜肴的搭配、服务员服饰的安排、与会者的特殊餐饮要求，都要紧紧围绕宴会主题来进行。
1.餐饮服务的要求
（1）规格适中
会议主办方应确定会议的合理饮食规格，饮食标准应当由会议活动的领导机构确定，并进行经费预算。会议活动中的饮食安排一定要根据经费预算进行，并贯彻勤俭节约的原则，反对大吃大喝和铺张浪费。
（2）饮食卫生
餐饮服务，卫生第一。要按照有关食品卫生的要求和规定，采取得力的措施实施严格管理，确保与会代表的饮食安全，从而保证会议活动的顺利进行和圆满结束。
（3）照顾特殊
会前，组织者应及早了解与会者中是否有不同饮食习惯的少数民族代表、外宾或其他有特殊饮食要求的代表，如果有，一定要尊重他们的饮食习惯与宗教信仰、特殊要求（如清真、素食、软食、忌食、病号餐等），注意与会者的饮食禁忌，安排好部分特殊用餐者的餐饮食谱，同时也应在烹调方式、餐厅安排、服务顺序等方面作仔细安排。
2.餐饮服务的工作程序
（1）制定餐饮服务工作方案
会期较长的会议活动，要事先依据会议活动的整体要求制定一套详细的工作方案，主要包括：就餐场所、就餐时间、就餐标准、就餐形式、就餐凭证、就餐人员组合方式等内容。
（2）预订餐厅
选择餐厅时要考虑以下几点：
①餐厅大小能否容纳全部就餐人员，包括参加对象和工作人员。
②餐厅的卫生条件是否达到规定的标准。
③饭菜品种和质量是否满足要求。
④餐厅与会场和代表驻地的距离是否适当。
⑤价格是否合理。
（3）印制和发放就餐凭证
由于餐饮服务人员很难辨认每一位与会者，且与会者在用餐问题上有一定的变动性，因此为加强就餐管理，大、中型会议组织者可以通过发放餐券或要求凭会议证件进入餐厅等来控制就餐人数。餐券一般在与会人员报到时由工作人员和会议文件一起统一发放。
（4）统计就餐人数
为了有针对性地准备食物以及配备服务人员，避免出现备餐不足或过多等情况，会议组织者必须准确统计就餐人数，并提前与酒店接洽（提前的时间可以从1 天到7 天不等）。一般会议主办方会签单担保，如果届时与会者没有按计划数到场进餐，餐厅有权要求会议组织者为他们付费。统计人数的方法：一是根据会议签到；二是分组统计；三是汇总。
（5）商定菜谱
会议工作部门要十分重视菜谱的商定工作，要在经费预算的框架内，尽可能与餐厅商定一份科学、合理的菜谱。并尽可能满足少数民族代表以及一些有特殊饮食习惯的代表的需求，如果是国际会议，要考虑中西方饮食文化的不同特点。
（6）餐前检查
就餐之前，要对饭菜质量、份数、卫生状况等进行必要的检查，发现问题，及时纠正或者调整。
（7）餐后反馈
接待人员在与会人员就餐后，应主动听取他们对饭菜质量以及餐厅服务态度的意见，以便及时改进。
（二）宴会服务
宴会是在普通用餐的基础上发展而成的一种高级用餐形式，是指宾、主之间为了表示欢迎、祝贺、答谢、喜庆等目的而举行的一种隆重、正式的餐饮活动。
图5-4-1 宴会流程图
1.宴会筹备
（1）确定宴会的目的
举行宴会的目的多种多样，如庆祝节日，接风、送行、答谢等，祝贺开工、竣工、开张、谈判成功等喜事、盛事。明确了宴请目的，也就便于安排宴请的范围、对象、形式和规格等。
（2）确定宴请对象
会议主办方应根据既定的邀请范围，草拟出被邀请人的具体名单，其中包括姓名、职务、称呼以及是否有配偶等，同时应了解其习俗、爱好与忌讳。除必要的陪同人员外，主办方人员应尽量减少。
（3）确定宴会规格和形式
宴会规格的高低主要体现在两方面：一是出席宴会的宾主双方身份的高低，身份越高，规格越高；二是宴会的等级，包括饭店的星级、服务的水平、酒水菜肴的质量档次等。确定规格要考虑宴会的目的、宴请对象的身份、宾主的关系等因素。
宴会的形式应根据宴会的规格、规模、经费以及时间安排来确定。如果会议规模较大，客人较多时，可举行冷餐会或鸡尾酒会；如果时间较紧，可举行茶会或工作餐会；若举行签字仪式，双方常常以香槟酒举杯相庆。
（4）确定宴会时间
宴会时间的安排，一要做到时间适当，如欢迎宴会一般应当安排在客人到达的当天，最晚不超过第二天，欢送宴会一般安排在客人离开的前一天；二要考虑客人的习俗，应避免将宴会时间安排在对方的重大节假日或有重要活动及禁忌的日子。
（5）确定宴会地点
宴会地点的选择，要与宴会规格适当，即设宴的宾馆或饭店是否具有同宴会的规格相适应的星级水平和服务水准。还要选择交通便利的地方，方便客人抵达和离开。如果宴请对象来自不同国家，具有不同的宗教信仰和文化背景，在选择宴会地点时也要注意这些问题，使各方满意。
（6）确定主持人和致辞人
主办方会安排有一定身份的人士担任宴会主持人。致辞人的安排视以下不同情况而定：为大型活动举行的宴会，一般由主办方的领导人致辞，对客人表示欢迎或欢送；在双边活动中举行的宴会，主人和主宾都要致辞，如欢迎宴会由主人致欢迎词，客人致答谢词；为庆祝喜事、盛事举行的宴会，除主办方致辞外，可安排若干方面的代表致辞，如合作单位的人士、具有突出贡献的人士；如赴宴对象中有上级领导，可请领导致辞，但必须事先提出请求，让其做好准备。
（7）发出邀请
会议活动接待中举行的宴会，一般都已在会议日程表中注明宴会的具体安排，只需提前以口头方式提醒邀请对象即可。
单独举行的宴会，一般应提前一两周发出请柬，以表示对对方的尊重，如果已经口头或电话邀请，最好也补送请柬。
（8）拟订菜单
应根据宴请的规格、形式和预算经费来拟订菜单。拟订菜单时应注意以下几点：
一要照顾客人的喜好与禁忌，大众性会议的与会者来自不同地区、民族，其生活习惯差别较大，菜单拟订要照顾到民族习俗与地域饮食文化。
二要有地方特色，在尊重客人喜好、照顾客人饮食习惯的前提下，一般宴会以地方菜系为主。这也是对饮食文化的一种宣传。
三要品种多样，准备菜单时要在荤素、咸甜、凉热、干稀诸方面统筹安排。烹调方法要多样，使菜肴品种丰富多彩；原料选用要广泛，注意营养的平衡和色彩的变化；味道要多种，不能单一化；造型要美观，使每道菜肴色、香、味、形俱佳。
四要注意季节特征，尽量采用当季的材料或时令菜品。
（9）宴会餐位安排
应根据主客双方出席宴会的名单，按照礼宾次序排列餐位。一般按面门为主、右高左低、由近而远的惯例排列。
举办中餐宴会时一般用圆桌，宴会的主人应坐在主桌上，面对正门就座，同一张桌上的位次应根据距离主人的远近预订，以近为上，以远为下，以右为上，以左为下。每张餐桌上，安排的就餐人数一般应限制在10 个人之内，并且为双数，人数过多，过于拥挤，会照顾不过来。
西餐宴会的座次安排是右高左低，与中餐宴会不同的是西餐宴会一般都是男女宾客穿插入座。
2.宴会的程序
（1）迎宾
小型宴会开始前，主人一般在宴会厅或休息室门口迎接客人。客人抵达时主人应主动与其握手表示欢迎，然后主人引导客人进入休息室休息，宾主寒暄。大型宴会开始前，主人只需迎候主要客人，其他客人由第二主人或工作人员迎候。
（2）入场
小型宴会客人到齐后，由主人陪同客人从休息室进入宴会厅，主人和主宾应走在前面，其他人按身份高低的次序依次进入。参加大型宴会的普通客人应提前进入宴会厅，主要客人到齐后，由主人陪同按礼宾次序排列先后进入宴会厅，这时全场起立鼓掌表示欢迎，主人与主宾入席后，其他人方能坐下宴会即开始。
（3）宣布宴会开始
举行大型招待会时一般先由主持人宣布：“××××宴会（或酒会、冷餐会）开始。”
（4）介绍主要来宾
宴会开始后，主持人介绍主人、主宾和其他来宾，如相互熟识，可免去此项。
（5）致辞
在我国举行的宴会，致辞一般都放在宴会一开始，先致辞、后用餐，在国外举行宴会，致辞一般是在上热菜之后，上甜食之前，冷餐会和酒会的致辞时间则比较灵活。致辞前主持人应介绍致辞人的身份。在欢迎或欢送宴会上，宾主双方都要致辞，顺序为先主后宾。
（6）祝酒
宴会中宾主双方会相互祝酒（又称敬酒），以表达美好的祝愿。宴会祝酒有以下方式：一是致辞人宣读事先准备好的祝酒词，然后提议共同干杯；二是在一些便宴中，经主持人同意，参加对象可即兴致辞，然后提议共同干杯；三是主人与客人、客人与客人之间相互碰杯，相互祝愿。
（7）散宴和送别(www.xing528.com)
召开小型宴会，吃完水果，宴会自然结束，主要客人起身告辞，主人送至门口或车前。召开大型宴会，可以在主持人发表一番热情洋溢的祝词之后，宣布宴会结束，应先请主要客人和领导退席，然后其他客人相互告别离去。
（三）会议住宿服务
1.安排住宿的要求
（1）住地相对集中
住地相对集中，一是有助于会议期间的信息沟通和事务联系，从而有利于加强对会议的领导与管理；二是有助于休会期间与会者之间进行非正式的沟通和交流。
（2）距离会场较近
会议活动的住地要尽量靠近会场，最好是会场和住宿房间在同一个宾馆，这样既可以方便与会者，又可以节省时间和交通费用。
（3）设施齐全，确保安全
住地的生活设施要齐全，消防和安全设施的性能要可靠，确保住地安全。
（4）合理分配，照顾特殊
房间的分配有时较为敏感，因此要事先制定一套较为合理的房间分配标准。职务和身份相同的与会者，其住房标准要大体一致，以免产生误解。自费参加会议并对房间有特别要求的，应当尽可能予以满足。
（5）规格适中，勤俭节省
在会议活动费用中，住宿费用往往占很大比例。因此，贯彻勤俭办会的原则，关键之一是尽量节省住宿费用。要根据会议的实际需要来确定所住宾馆的规格，不要盲目追求高规格，动辄租借豪华宾馆。
2.住宿安排工作的程序
（1）制订住宿安排工作方案
大型会议活动的住宿安排需要事先制订方案，内容一般要包括所住宾馆的地点、规格、费用、房间分配原则等。
（2）统计住宿人数
住宿人数的统计可分为两步：第一步根据会议通知或邀请函的回执、报名表、申请表统计到会的大致人数，并据此预算预订的房间数量；第二步是统计实际报到的人数，这一数字比较准确，是最后落实房间和床位的依据。住宿人数应当包括需要住宿的记者、与会者的随行人员以及会务工作人员。
（3）分析与会者的情况
在预订和分配房间之前，还要仔细分析与会者的基本情况，如与会者的性别、年龄、职务、职称、专业以及生活习惯、相互关系等。一般情况下，应当适当照顾女性、年长者和职务较高者。如果安排两人一间房间，专业相同或相近的与会者同住一间，会有利于他们之间进行交流。与会者如果带随行工作人员，可将他们安排在一起或相邻的房间，以便于他们开展工作，但有专门规定的除外。
（4）确定预订房间的数量
预订房间的数量既要考虑与会者的人数和他们的具体情况，同时也要考虑会务管理和服务的实际需要，比如有时会务工作部门需要在宾馆设立值班室或临时办公室，或者与会者需要在宾馆内举行会见、会谈，就应当适当预订若干会客厅。如果分组讨论的地点安排在宾馆内举行，还应预订适当数量的会议室。
（5）落实宾馆和房间
落实宾馆和房间除了注意上面提出的几点外，还要考虑以下几点：
①该宾馆的房间数量能否容纳会议活动的住宿人数。如果是大型会议活动，住宿人数较多，一个宾馆容纳不下，还要预订多个宾馆，但宾馆之间的距离要尽量靠近，距离太远会给会务管理和服务工作带来诸多不便。
②房间的布局是否集中。房间过于分散不便于会务管理和服务。
③房间内的生活设施是否齐全并且完好。
④房间价格是否合理。
⑤适当多预订房间，留有一定的余地，以便遇到特殊情况时可以随时调剂。
⑥分发房卡。与会者办理报到手续并确认房间后，工作人员应将房卡同其他会议文件一并交付，同时告知房卡退还的方式。
（四）会议交通服务
会议交通服务是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作。它直接关系到与会人员集体活动的顺利开展、会议目标的顺利实现，应引起会议工作人员的高度重视，否则就可能影响会议的正常活动，甚至造成更加严重的后果。
如果会议驻地距会场较远，必须有车辆接送与会代表，那就要调配足够的车辆，以保证会议的需要。对于集体活动用车，必须加强派车管理、用车检查和驾驶员的管理，保证与会人员有序乘车、安全抵达。零星用车时，必须建立用车制度，规定用车的范围和任务，履行批准手续。
会议交通服务主要包括以下几方面：
1.准备会议用车
如会议需要较多车辆，而主办者自身车辆不够，则必须调用其他单位车辆或租用车辆。会议车辆的调用（租用）应严格遵循必要和合理的原则，做到既保证会议用车， 又要保持节俭。
2.拟订会议用车纪律
大会主办方应拟订会议用车纪律，对用车进行规范。大会用车或大会工作机构用车要提前预订，并履行必要的审批手续。参加会议人员办理与会议无关的公务和私事不提供车辆，与会议无关的参观、游览交通费由个人自理。
3.合理调度会议用车
会议秘书部门要会同行政后勤部门安排好会议交通用车。要根据与会人员的身份、规模等确定交通用车。用车能固定的尽可能予以固定，如某一小组乘坐几号大车，哪几个人合用一辆小轿车等，防止差错，这样做有利于乘车的有序和人员的安全。交通车辆的安排应以节俭、方便为原则，既要保证会议用车需要，又要注意节约，还要保证行车安全。会议工作人员要印发车辆通行证，并应指定专人负责会场周围的交通指挥和管理工作，做到秩序井然。
4.加强驾驶人员管理
调度人员要把车辆调度一览表发给每一位司机，并且提前通知司机用车情况，特别是在原有的安排出现变化的时候。此外，还要合理安排司机的时间，以免疲劳驾驶，发生事故。
5.意外事故的应急处理
如果车辆在行驶过程中出现因车辆抛锚等不能正常行驶的情况，应有备用方案可以采用。除了制定车辆使用备用方案外，在会前应急预案中应涉及关于会议意外交通事故处理方面的内容。一旦发生意外，会议工作人员和相关部门就应启动应急机制，处理好危机。
（五）会议参观、考察和游览服务
一些大中型会议为了引导、教育与会代表，或是向与会代表展示单位的良好形象，有时会安排参观、考察和游览活动。会议参观、考察和游览服务包括以下内容：
1.策划项目
提供会议参观、考察和游览服务首先要策划一个项目，项目的选择要考虑以下因素。
（1）切合会议主题
项目的选择要尽可能与会议活动的目标和主题相适应，否则就达不到参观、考察和游览的预期目的。
（2）照顾参加对象的兴趣
参加对象若对项目兴趣不大或者毫无兴趣，则组织参观游览就显得毫无意义。
（3）考虑接待能力
要考虑参观、考察和游览的接待方是否具有足够的接待能力。有些项目虽然非常合适，但是如果当地的接待能力有限就不能选择这一参观项目或改变参观的方式，如分批考察、减少考察时间等。
（4）做到内外有别
有的项目不宜组织外人参观游览，有的项目参观时应有一定的限制要求。安排时应当了解有关规定，做到内外有别，注意做好保密安排。
2.安排落实
参观项目确定后，就要做好参观活动的安排落实工作，主要应从以下几方面入手：
（1）及时联系接待单位
应将参观项目告知接待单位，听取接待单位的意见，如对方无法接待，要及时更换项目。旅游项目也可委托信誉良好的旅行社实施。
（2）制订参观计划
主要包括安排参观游览的线路、时间、行程安排等，并将计划明确告知参加对象，让他们做好思想准备和物质准备。
（3）落实好车辆
应根据参观对象的身份、人数等安排好交通车辆。最好将参观对象分组，固定乘坐车辆，甚至还可安排车长或组长，以做好基本的组织工作。
（4）安排好食宿
如果参观、考察和游览活动历时一天以上，还必须提前安排好食宿。
（5）准备必要的资金和物品
如摄像机、照相机、手提扩音机、对讲机、团队标志、卫生急救药品等。
3. 陪同安排
组织参观、考察和游览应当派有相当身份的领导人陪同。专业性较强的参观、考察，应当选派既懂业务又有身份的人员进行陪同。除必要的工作人员外，其他陪同人员不宜过多。每到一处，被考察、参观单位应当派有一定身份的领导人出面接待欢迎并作概况介绍。如果是游览，应配备导游。
4.介绍情况
每参观、考察或游览一处，应由接待人员、解说员或导游人员作具体解说和介绍，以给参观对象留下深刻的印象，介绍时要注意信息的准确性。
5.摄影
有不让摄影的项目或场所，应当事先向客人说明，现场应竖有“禁止摄影”的标志。
6.注意安全
参观游览，安全第一。在参观、考察和游览的过程中，一定要注意交通安全和参观对象的人身安全。
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