（一）报到
1.报到的含义和作用
与会者抵达会议现场或住地时，向组织者出示有效证件、办理登记手续、确认已经到会的手续称为报到，又称现场注册。报到的主要作用体现在以下两个方面：
（1）通过登记注册与会者的信息，便于组织者掌握与会者实际抵达的情况，以便做好相应的接待工作。
（2）通过汇总与会者的信息，建立与会者的数据库，为编制会议通讯录、总结评估会议、日后查考提供依据，为举办往后各届会议提供信息支持。
2.报到工作的流程
（1）查验证件
查验证件的目的是确认与会者的参会资格。需查验的证件包括会议通知书或邀请函，有时也可要求出示单位介绍信、身份证和其他有效证件。
（2）注册信息
注册信息有两种方式：一种是由参加对象（包括媒体记者）手工注册，在报到注册表上填写个人和单位的有关信息，然后装订成册；另一种是先由参加对象手工填写个人和单位信息，然后由工作人员用计算机信息系统进行注册。由于实际到会的情况和根据回执或报名表统计的信息常有出入，因此最后的统计信息应当以报到时注册的信息为准。
报到注册表应该精心设计，信息要全面，填写要方便，必要时也可附带一些简便的问卷题目。表5-4-5 展示了某研讨会的报到注册表样式，可供参考。
表5-4-5 报到注册表样式
（3）接收材料
与会者随身带来的需要在会上分发的材料，应当由会议工作人员统一接收，经审查后再统一分发。这样做一方面可以防止与会者在会场上自行分发而影响会议秩序；另一方面也可以防止材料未经审查可能造成的政治、外交和法律上的不良后果发生。
（4）发放文件
除了提前分发的会议文件外，其他文件应当在与会者报到时一并发给与会者。现场分发会议文件要注意以下几点：
①会议的主要文件及会务管理性文件，如工作报告、议程、日程安排、作息时间表等，要尽可能在与会者报到时分发。
②保密文件要履行签收手续。需要清退的会议文件要发放文件清退目录，要求签收者妥善保存，会议结束时退回。
③事先做好分发文件的各项准备，比如将需要分发的文件按正式代表、列席代表，特邀代表、记者等不同身份分装，做到人手一袋，便于分发。
（5）预收费用
如需收缴会务费、食宿费、资料费等，报到现场要安排人员负责，如大会安排观光旅游项目，在报到时还要办理登记和收费手续。
（6）安排住宿
要根据与会者的身份和要求，在现有的条件下合理安排住宿。住宿安排好后，接待人员应当在登记表上标明每个与会者的房间号码，以便会议期间联系。
3.报到工作的要求
（1）分工明确
会议报到工作头绪较多，如检查证件、登录信息、接收文件、分发文件、预收费用、安排住宿等，每项工作都要事先明确分工，责任到人。
（2）准确细致
会议报到工作直接面对每个与会者，接待的要求又因人而异，必须区别对象，按不同的资格、身份，提供有针对性的接待服务。检查证件、登录信息、分发文件、预收费用等工作还必须非常仔细，不能出现差错。
（3）服务到位
报到现场应有会议报到处的明显标志，并备有沙发和茶水，以便与会者集中报到时临时休息。报到工作人员态度要热情，语言要礼貌，要主动向与会者介绍会议的各种注意事项，耐心回答和解释与会者提出的各项问题。房间确认后，应派人帮助与会者提携行李，引导与会者入住房间，并向与会者介绍房卡的使用方法。如果与会者报到时已近会议开幕或者就餐时间，也可直接引导其进入会场或者餐厅。
（二）签到
1.签到的含义和作用
签到是指与会者每次出席会议进入会场时在专门的表单上亲自签字，证实已经到会的手续。(www.xing528.com)
会议签到具有以下几个方面的作用：
（1）统计实到人数
实到人数往往是确定法定性会议有效性的必要条件，签到能够精确统计参加会议的人数，因而是法定性会议不可缺少的环节。一般的会议活动通过签到，统计出实到人数，可以为会议人气指数分析和效果评价提供依据。
（2）检查缺席情况
与会者的缺席，会影响会议精神的全面贯彻落实，签到能够准确反映缺席情况，以便及时通知有关人员到会，或通知缺席对象另行补会，防止会议精神在这些单位得不到及时传达和贯彻。
（3）留作纪念
庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念。
（4）作为历史凭证
与会者的亲自签名是第一手签到记录，是其参加会议活动的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据。
【知识链接】签到和报到的区别
签到和报到都是指与会者到达会议举办地时所办理的手续，但二者属于两个不同性质的接待环节。二者的区别是：报到是指与会者在到达会议活动所在地时所办理的登记注册手续，但不一定证明其参加每一次具体的活动；签到则是与会者在进入会场时签名或刷卡，证明他参加了这一次具体会议活动。
会期较短、无须集中接待的会议活动，一般只需办理签到手续，而会期较长、具体活动较多，需要集中接待的会议活动，不仅要求与会者签到，而且还要办理报到手续。
2.会议签到的方式
（1）簿式签到
这是指与会者在工作人员事先准备好的簿册上签名，以示到会。簿式签到易于保存，也具有纪念意义，常常用于各类庆典和仪式。会议活动规模较大、与会者较多并且集中到达时，可采取分头、分册签到的方法，以避免签到时产生拥挤的现象，影响会议活动按时进行。有重要领导和嘉宾出席，可制作专门的签到簿，请他们题词留言。
（2）表式签到
这是指与会者在工作人员事先准备好的表格上签名，以示到会。通常情况下，会议活动都可以采用这种方式签到。签到表是重要的会议出席情况的记录，具有法定性。签到表上的会议基本信息要齐全，不能拿一张空白的纸让与会者随便签到，这样会给统计人数、检查缺席情况以及日后查考造成很多麻烦。
（3）电子签到
这是指采用电子签到系统签到。入场时，只需将签到卡放在签到机感应板上或采用非接触式扫描，电子签到系统会自动记录并显示与会者的信息，自动统计出席、缺席等一系列数据。
3.签到表（簿）的格式
（1）封面
需要收藏纪念的签到簿可设置精美的封面，标明活动名称、签到簿（签名册）、主办单位、时间、地点等信息。
（2）标题
不设封面的签到表（簿）必须写明标题。普通的会议写“会议签到表”即可。重大的会议还应当写明会议的名称，经常性的会议，标题可以固定化。
（3）正文
正文一般制成表格，内容项目包括：
①会议名称。如标题中未写明会议名称，表格中必须写明。
②主办单位名称。标题中未显示主办单位名称的，必须在表格中写明。
③举办时间。写明举行会议的具体时间，要精确到时和分。
④举办地点。写明会场名称。
⑤应到单位名称或应到人姓名。应到单位名称或应到人姓名可事先填写或打印好，右侧留出签字的空格，由与会者在相应的空格内对号签名，这样做既可对缺席情况一目了然，又便于统计参加人数。会议如有正式代表与列席代表之分，应当分栏签到。
⑥签到时间。有的会议组织者还要求签到时注明签到时间，以便掌握签到者实际到会的确切时间。
表5-4-6 会议签到表样式
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