会议的接站和引导工作的重要意义及保障措施

（一）接站

1.含义

会议接待人员前往机场、码头、车站迎接与会者，这项工作统称接站，也可具体称为接机、接船、接车。接站是跨区域和国际性会议接待工作的第一道环节。优质的接站服务会给与会者提供极大的方便，对初次到访的与会者来说尤其如此，使他们一抵达会议举办地，就有一种宾至如归的亲切感。

2.接站工作的程序及其要求

（1）掌握迎接对象的信息

会议接待人员要事先了解迎接对象的姓名、身份、国别、数量、抵达的具体时间以及乘坐的交通工具，以便安排相关的接站工作。这些信息需要通过会议回执或者会前联络获得。

（2）确定迎接规格

接站前要根据迎接的对象确定相应的迎接规格。有重要人物前来参加会议活动，主办方应当指派有相应身份的人士前往机场、码头、车站迎接。迎接对象的身份高于主办方领导人身份的，主办方领导人应亲自前往迎接，也可委派接待员接站，自己在会场或酒店门口迎接。

（3）通知迎接人员

迎接人员一定要提前到达迎接现场。

（4）树立欢迎标志

与会者集中抵达时，在出口处以及交通工具上要竖有醒目的接待标志，如“热烈欢迎参加××××会议的来宾”。

（5）随时关注抵达信息

由于飞机、火车误点时常发生，接站人员要随时关注与会者抵达的信息，避免漏接。

（6）热情介绍

与会者到达时，迎接人员应迎上前去自我介绍，表示欢迎。如果领导人亲自迎接重要的与会者，且双方是初次见面，可由接待人员或翻译人员进行介绍。通常先向来宾介绍主办方欢迎人员中身份最高者，然后再介绍来宾。主客双方身份最高者相互介绍后，再按先主后宾的顺序介绍双方其他人员，这种介绍有时也可以由主办方身份最高者出面。

（7）主动握手

见面、介绍的同时双方要握手。主人主动、热情的握手会使对方感到亲切和感受到主方的诚意。

（8）献花

对重要的与会者可安排献花。献花一般以红花色系与紫花色系为佳，选择的花语以代表“友谊、喜悦、欢迎”的花材为主。对外籍与会者献花要尊重对方的风俗习惯。花的品种和颜色要根据不同的对象来选择，一般忌用菊花、杜鹃花、石竹花以及以黄色为主的花。

（9）陪车(www.xing528.com)

陪同来宾乘车时要注意座位次序。小轿车座位的礼宾次序通常为“右为上、左为下；后为上、前为下”，即小轿车的后排右位为上座，安排坐来宾；后排左位为次座，安排坐主办方领导人；接待人员坐在司机旁的座位上。上车时，接待人员应打开右侧车门，请来宾从右门上车，自己从左侧门上车，避免从来宾座前穿过。陪车中，接待人员应主动与来宾交谈，介绍会议的安排情况、当地的资源环境和风土人情等。到达目的地后，接待人员应当先下车，为来宾打开车门用手挡住门框上沿，协助来宾下车，并主动提行李。

（二）引导

1.引导工作的内容和意义

会议引导工作的内容有三个方面：一是为与会者指路；二是为与会者引座；三是在仪式性活动中协助主礼嘉宾完成签字、剪彩、揭幕、颁奖、启动信号等仪式。引导工作的服务区包括会场和住地，做好引导工作的意义在于：

（1）为与会者提供方便

指路引座，看似小事，但却能及时为与会者提供方便，使他们感到亲切。

（2）展示礼仪形象

在仪式性活动中，引导工作具有强烈的礼仪性。礼仪引导人员身着鲜艳统一的服装，微笑服务，是会场上一道亮丽的风景线。

（3）确保重大仪式顺利进行

在仪式性活动中，礼仪人员的一项重要任务是协助领导人或嘉宾签字、剪彩、颁奖、授勋、揭幕、揭牌等仪式的顺利进行，比如在签字仪式中，礼仪人员充当助签人，帮助签字人员翻揭文本，指明签字处、吸墨并传递文本。可见，礼仪引导工作是仪式性活动圆满成功的重要保障。

2.引导工作的要求

（1）做到全程全场服务

整个会议期间，与会者对引导服务的需求随时随处都会出现，因此引导工作必须贯穿会议的全过程，覆盖到会议全场以及住地。

（2）实行全员服务

设专职引导人员（即礼仪人员）是做好引导工作的有效措施，但由于引导工作随时随处都会发生，因此每一位会务工作人员都应当履行引导的义务，实行全员引导服务。

（3）做到礼貌服务

引导人员要注意自己的仪容、仪态，注意观察与会者的服务需求，主动询问是否需要帮助，语言要文明礼貌，态度要温和亲切，符合礼仪规范。

（4）实现有效服务

引导人员要熟悉会议的具体流程，了解会场和住地的布局以及各种配套设施的情况，要重点掌握各种仪式的实施环节和技术要求以及主席台领导人座次的安排，必要时事先进行排练，确保提供准确、有效的引导服务。最好能掌握本地的交通、旅游、购物等情况，以备与会者随时咨询，国际性会议的礼仪人员还要能够熟练使用外语。