会议筹备工作完成以后，即进入会议的正式实施阶段。这一阶段的组织管理，主要需要做四个方面的工作：一是成立会务工作机构；二是制定会议管理实施方案；三是制作会议手册；四是进行人员培训。确切地说，会议组织管理，也是一种准备性工作，主要是人员和方案的准备。
（一）成立会务工作机构
一般而言，会务工作机构和会务筹备机构，是同一班人马在会议不同阶段的不同名称。指在会议筹备阶段，是筹备机构；而在会议实施阶段，则是工作机构。然而还有许多情况下，会务工作机构要比筹备机构的人员更多，分工更细致、更明确，因为伴随着会议的实施，会有更多的部门和人员介入其中。例如，接待人员在会议筹备阶段几乎不需要参与，而在会议实施阶段，则是“首当其冲”。
会务工作机构的设置，也要根据会议的规模和性质决定。重要的会议，单位委派一个领导担任会议的总协调，由会务组负责向主管领导汇报，其他小组配合会务组负责人的安排，如有异议，可向主管领导反映。一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜，有些单位会务工作由办公室全面负责。
1.会务工作机构的职责分工
会务工作机构的划分及职责分工一般如下：
（1）管理组。负责会议各个环节的统筹管理。
（2）会务组。负责会务组织、会场布置，以及签到等会议的组织协调工作。
（3）接待组。负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作，包括对领导或嘉宾的接待。
（4）秘书组。负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。
（5）物料组。负责会议所需物料，如签到板、引导牌、会议证件、横幅、宣传物料等的设计制作。
（6）宣传组。负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。
（7）财务组。负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。
（8）保卫组。负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。
表5-4-1 常见会务工作人员分工表
（续表）
会议工作机构成立以后，在会议召开前，主管领导一般要召开三次筹备会：第一次会议进行动员及小组分工；第二次检查进度，解决问题；第三次进行会前总检查，以确保会议圆满举行。会前检查，可以对照表5-4-2 的内容，进行一一核对。
表5-4-2 会务准备工作核对清单
2.会务工作要求
会务工作既是一次专项工作，更是对办会单位或组织工作能力和水平的一次检验，事关单位或组织的形象。这就要求各参与会务工作的人员要有高度的责任感和事业心，在准备充分、组织严密、服务周到、确保安全的会务工作原则指导下，牢固树立以下四种意识：
（1）全局意识，不能只求会务操作方便，不顾其他。
（2）客户意识，要时时刻刻考虑参会者的感受。
（3）补台意识，为保证会议顺利进行，会务必须不分分内和分外，随时“拾遗补阙”。
（4）奉献意识，做好会务工作需要奉献精神，默默无闻、早来晚走、“全天候”工作。
（二）制订会议现场实施管理方案
现场实施管理部署的主要工作内容是在前期会议筹备的基础上，进一步明确会议现场实施时具体的工作项目内容和管理流程。在细化各组工作内容的同时，明确现场实施管理的协调体系，并对相关人员进行岗前培训。
为便于对会议现场实施管理，在会议开始前需要制订会议现场实施管理方案。该方案主要分为各小组方案和总方案两部分。各小组方案主要是明确各小组在会议现场的工作内容、人员及其分工，在各小组工作方案的基础上编制各小组工作流程图，并且可以将各小组工作的主要内容提炼成各小组现场工作表。然后在各小组方案的基础之上汇集总的会议工作方案、工作流程图及现场工作总表。表5-4-3 展示了会议筹备方案和会议现场实施方案的关联。
表5-4-3 会议筹备方案和会议现场实施方案的关联
（续表）
1.小组工作方案(www.xing528.com)
小组工作方案以文字方式表示，主要包括组织结构、主要职责、人员分工及其职责、相关联系方式。各小组现场实施工作方案与前期筹备阶段的工作方案的内容有些关系密切，有些有所不同。其中部分工作在会议筹备阶段已经完成，但是还有一些工作前后紧密相关。例如，场地布置和设备安装等，其具体的要求在筹备阶段的工作方案中已经明确，到现场即要根据具体要求加以实施。但许多其他工作，例如会议及活动管理、礼宾接待和安全保障等，是要到现场才开展的新的工作内容，因此需要制订较为详尽的现场工作方案，以便使相关工作人员明确自己的岗位及何时何地需完成何种工作。表5-4-4 是某次会议管理组现场工作表，可以为制定小组工作方案提供参考。
表5-4-4 ××××会议管理组现场工作表
（续表）
2.现场工作总方案
在各小组制订工作方案、工作流程图和现场工作表的基础上，将各小组主要工作内容，特别是各组工作间相衔接的点筛选出来，绘制现场工作总方案、工作流程图或者现场工作总表，使各小组人员彼此能够清晰地了解各事件的具体实施时间、由谁负责实施，同时也有利于现场指挥人员检核各项工作的落实情况。
（三）会议工作手册制作
编制工作手册的目的是给会议的工作人员提供一本会议现场实施和管理的工作指南，其内容主要包括大会日程及场地图、组织结构图、现场指挥中心、工作人员分工及联络表、证件说明、后勤安排、现场活动总表等内容。
1.会议日程及场地图
工作手册中的会议日程为简要日程，包括会议的时间、场地、会议日程安排、演讲人及其职务，但不必附上每节会议的简要介绍。在会议日程后可以附上会议的场地图，以便工作人员对会议所使用的场地一目了然。
2.组织结构图及指挥中心
由会议筹备机构所设的办公室或者会议管理组制定会议现场的组织结构图，并设立现场指挥中心，以保证会议的有序进行和有效管理。
首先要列明会议筹备人员组织结构图，使所有参与会议组织的人员对其岗位及上下级关系一目了然，便于现场指挥和沟通。
3.工作人员分工及联络表
此表主要是便于工作人员在会议现场的联络和沟通，其主要内容包括组别、姓名、职务、手机号码和分工。
4.证件说明
主要说明会议各种证件种类的设置，如何区别。例如，用不同的颜色来区别参会贵宾、嘉宾、演讲人、会议代表、赞助商、媒体人员、工作人员和辅助人员等，也可以包括如何申领和使用证件的说明。
此外，还要明确现场指挥中心的地点、人员、职责及相关人员的联系电话。
5.后勤安排
如果设置了现场秘书处的话，表明其使用的场地名称、联系电话、传真、联系人员等。如果在各酒店有负责接待的人员的话，也可注明各酒店的联系人员姓名及电话。
6.现场工作总表
现场工作总表是在汇集各小组主要工作的基础上形成的，可以印在工作手册中或者单独成册，以便于工作人员现场使用。
（四）会议工作人员培训
在制订工作方案、工作流程图和现场工作总表的基础上，对工作人员进行前期培训。不同的工作岗位要求不同，培训的内容和提供的资料也不同。
1.现场总协调人
现场总协调人要对各组的分工和职责做到心中有数，对会议的工作流程有所了解，特别是会议及其活动之间的衔接环节，并掌握各主要工作负责人员在现场的定位情况及联系方式，以便及时与各负责人员沟通和解决问题。但是作为现场总协调人切不可陷到具体事务中去，否则难以对整个活动进行有效协调。
会议期间，现场总协调人要随时与各组负责人沟通情况，解决问题。每天会议结束后可以组织由各小组负责人参加的会议，对当天情况进行简单小结，对需要解决的问题进行处理，并为第二天的会议做好充分的准备。
2.各小组负责人
除普通工作人员和辅助人员掌握的资料外，各小组负责人还需要了解相关组的活动安排及其工作流程，并且特别关注其他组与本组工作相关的工作衔接。例如，负责会议餐饮服务的人员需要了解会议日程，知道何时需要提供茶歇用的茶点和饮料，何时需要供应午餐或晚餐。负责会议技术支持的人员则要对会议日程及其内容安排有所了解，知道何时需要播放何种影像资料。
3.普通工作人员和辅助工作人员
首先，每个组员要有本小组的工作流程图，了解本小组工作任务及各组员的不同职责，以便于相互间的配合。
其次，每个组员要明确了解其应负责的工作岗位和完成的任务。如果可能的话，每个人对其应该负责完成的工作要有具体的实施方案。例如，资料发放，从资料如何运抵会场、如何装袋并发放到会议代表手中，到会议期间的资料如何印刷及发放等，都要事先进行规划，到现场按规划具体实施。
为便于现场实施，最好是从会议前期筹备时就指定专人负责某项工作，由其自行制订工作方案并且负责现场实施。特别是某些核心组织工作。例如，会议演讲人的邀请和协调、会议场地的设计和布置、会议设备的租赁和技术保障、会议代表的招募和注册等。如果某项工作现场实施时需要更多的人员进行辅助的话，可以由核心承办人员对其所需要的辅助人员进行培训，现场由这些辅助人员协助其开展工作。
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