（一）会议通知的内容
通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等，重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。
会议通知都应按法律和章程的规定办理，法律章程没有规定时，应依照惯例和具体情况办理。会议内容、时间、地点和与会人员一经确定，就要制发会议通知，以便与会单位和人员提前做好准备。
（二）会议通知的方式
会议通知的方式各种各样，主要有口头通知、电话（传真）通知、书面通知和电子邮件通知等。
1.口头会议通知
这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。
2.电话（传真）会议通知
以电话（传真）为媒介传递信息，快捷、准确、到位，成本也不高，大多数会议都采取这种方式通知。当然，以这种方式传达通知时，会务人员必须做通知情况书面记录。
3.书面会议通知
书面通知是一种传统的方式，适合大型会议。由于书面通知在传递过程中需要一定的时间，所以要提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时采取补救措施。
4.电子邮件会议通知
电子邮件是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势：快捷、准确、低成本，而且内容清楚、一目了然。目前通过电子邮件传达会议通知的情况越来越多。
（三）书面会议通知的类型
一般来说，规模较大、较为重要的会议都应发书面会议通知。常见的书面会议通知有卡片式和信函式两种。如果参会人员的身份特殊或级别较高，一般应当向其发放书面的邀请函或请柬以示特别尊重之意。
1.卡片式会议通知
卡片式会议通知的载体为一张特制的卡片，适用于向内部人员传递会议信息。样式如图5-3-1 所示。
图5-3-1 会议通知
2.信函式会议通知
信函式会议通知采用书信的形式，可以在开头部分写明受文对象，也可以省略。
（四）会议通知的结构与写作方法
会议通知主要由标题、正文、落款和回执等部分构成，写作方法如下：
1.标题
标题是会议通知不可省略的组成部分，有完全式和省略式两种基本形式：完全式标题，包括发文机关、事由和文种三项要素，一般用于正式的、重要的会议；省略式标题，可将发文机关或事由省略，如果为小型会议或日常例会，会议通知标题简化为“会议通知”亦可。
2.通知对象
标题下方左起顶格书写受文对象。通知对象是单位的，可用统称或规范化简称，后加冒号，如“×××公司：”“公司各部门主管：”；如果是个人，一般直接写与会者姓名；如果是内部会议或常规例会，受文对象也可省略。
3.正文(www.xing528.com)
会议通知正文在受文对象下方左起空两格开始书写，主要包括通知前言、主体和结尾三部分。
（1）通知前言
即制发会议通知的理由、目的、依据。例如，“为更好地组织本单位的党史学习活动，经学校常委会研究，决定于×月×日（星期×）召开党史学习教育专题工作会，现将有关事宜通知如下”。
（2）通知主体
写明此次会议的相关主要事项，应当做到条理清晰、表述准确，主要包括会议主题与内容、召开时间与地点、参会人员、参会要求、报到日期和地点、会议组织方联系方法等信息。
（3）结尾
会议通知的结尾有两种写法：一是自然结尾，不专门写结束语；二是用“特此通知”结尾。
4.落款
会议通知的落款在正文结束后下方居右侧书写，包括发文单位名称和发文日期两部分。发文单位名称应当使用全称或规范化简称，如果是正式会议还应当在名称上加盖单位印章。发文日期在发文单位名称下方，采用阿拉伯数字或汉字书写，要求年、月、日齐全。
5.回执
如果会议参加人员较多或者参会人员是从外地赴会，组织方为了准确掌握参会人员数量从而做好相应的会前准备工作，可以在会议通知正文后附上回执，由参会人员填写完成后通过邮件或传真方式反馈给组织方。回执一般采用表格的形式，主要包括参会人员姓名、性别、抵达时间、预订返程车票机票、联系方式等内容。回执样式见表5-3-5。
表5-3-5 会议回执
（续表）
请于×月×日前将回执通过电子邮件发送到电子邮箱：××××@163.com
（五）会议通知的发送
1.确定会议通知的发送对象
会议筹备机构应根据领导的指示和要求综合考虑，核对后提出与会人员名单，并请领导审定。确定与会者的要点有以下几方面：
（1）与会者的职务或级别，即明确会议必须要邀请什么职务和级别的人员参加。
（2）与会者的身份，即明确是按照正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等几种身份的哪一种来参加会议。
（3）与会者的代表性。
（4）参加会议的总人数。
2.会议通知的发送方式
会议通知的发送方式多种多样，可以采用书面（文件、信函、请柬、报纸、墙报、海报等）、口头、电话、传真、电子邮件、广电媒体等形式。会议通知的发送方式的选择，应该根据与会者的要求、会议范围、会期长短和公司的实际情况选择。
发送会议通知，应当做到以下两点：一要及时迅速，保证与会者提前收到并有时间进行必要的参会准备工作；二要谨慎细致，防止重发、错发、漏发。
发送会议通知时，要认真确定与会人员的范围，保证给确定的每位与会者发送会议通知。可将会议中使用的有关票证（入场券、代表证、座次号、编组名单等）与会议通知一并发放。
会议通知发出后，在会议前夕，最好能与所有通知的对象联系，进一步确认是否能够到会，以便安排食宿，代客户订购回程车票等。
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