（一）会议资料
1.来宾资料
来宾资料是来宾报到时分发的资料，整理后用资料袋装好，形成一份份的材料袋，无须来宾个人领取或索取。资料袋中应包括：会议文件资料（如重要人物讲话提纲等）、会议手册（会议日程表、会议须知等）、分组名单、笔记本、文具、代表证、房卡、餐券等。
2.会务资料
会务资料包括接站一览表、会议签到表、住宿登记表、用餐分组表、会议讨论分组表、会议乘车分组表、订票登记表、会务组成员通信录（每人一份）等。
3.沟通资料
沟通资料主要包括会议宣传资料，会议参考文件，与会议有关的此前各种记录，各种与会议有关的协议书、合同书等相关资料。
（二）准备会议资料的要求
1.准备文件袋
按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填写与会者的姓名，并注明“会议文件”等字样。
2.草拟文件目录
草拟会议所需要的文件目录，经领导确认后，开始准备。
3.认真校对会议文件
文件的校对是一件非常细致的工作，要求杜绝差错，切实保证文件正文文字准确。校对时还应同时检查文件结构的各个组成部分、各种标记及文件的格式，确保文件的质量。
4.做好会议文件的分发工作
有些会议文件需要在会议召开之前发给与会者，有些则在会议召开时分发，但无论何时分发，都应尽量提前做好准备工作。
5.分发重要文件一般要编号、登记
文件编号通常印在文件首页的左上角处，字体字号应有别于文件正文，具有保密内容的文件，还要注明密级。
6.附清退说明
一些征求意见稿或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。
7.仔细分装文件
分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。对于需要提前发出的文件，要在封皮上仔细填写收件人的姓名、地址，按照会议的时限要求与保密程度选择适当的文件传递方式。
8.整理资料
应该将所有的会议资料如讲话稿、会议报告、决议草案等相关资料系统整理，制作文件资料目录，统一放在文件袋中，发放给与会人员。
（三）会议用品
会议用品是保证会议进行所需的必要用品和工具，主要包括会议必备用品和特殊用品。
必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等；特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如，谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
表5-3-4 会议所需用品、设备一览表
（续表）
（四）会议用品与设备的准备要求
准备会议用品与设备一般首先要制订计划，本着实用节约的原则，落实专人负责。
1.制订计划
会务工作机构或会务工作人员应根据会议的日程、议程与预算等制订详细的有关物品和设备的使用计划。计划应当写明所需物品和设备的清单，包括名称、型号、数量；物品和设备的来源，如租借、调用、采购等以及所需的费用。会议用品和设备的使用计划应该作为会议预案的附件，报请会议的领导机构审定。(www.xing528.com)
2.专人负责
会议物品的购买可以由会议负责机构或人员购置，也可列清单交由规定的部门如采购部等购置。设备的准备、安装、调试和使用是一项技术性很强的工作，准备是否充分，安装调试是否到位，对会议能否顺利进行影响很大，不能有半点差错。因此，一定要落实专人负责此项工作，必要时应配备一定数量的技术人员。
3.实用节约
实用和节约是准备会议物品和设备的重要原则，要严格按照会议的经费预算执行，提倡节约开会，反对追求豪华、奢侈。
会议用品与设备应在会前配齐，完成调试工作，主要工作如下：检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷；检查好灯光、扩音设备；检查展示设备，是否正常；安放图架，准备好配套图表和足够的纸张；如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔；多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等；如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品；会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务；如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
上述工作完成后，必须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。
（五）关于会议证件
制发证件，应视会议要求，具体情况具体分析。有些会议不排座次，就不必排座号；有些大型会议，可以搞普通入场券性质的证件。但对于一些重要的、保密性强的、需要开几天的大型会议，不但要有正规的证件，而且要在证件上贴本人相片，加盖钢印。
1.会议证件的内容
会议证件上的内容通常包括以下内容（可根据会议情况进行取舍）。
（1）会议名称。必须写全称。法定性会议通常使用比较严谨的字体，如黑体、宋体等。如果是学术会议、庆祝会议等一些非法定性会议，可以使用具有艺术性的字体。
（2）会徽。会议如有会徽，可将其印在会议证件上，如党徽、国徽。纪念徽可以用画像代替。
（3）姓名。写现名，不写曾用名。
（4）照片。半身免冠照片。
（5）证件种类。要标明“出席证”“列席证”等。要用较大的字号，醒目的标识。
（6）证件编号。如与签到证合制，可用一组数码代表与会者的姓名、性别、身份、来自地区、组别等信息，便于用自动签到机签到。
2.会议证件的作用
（1）表明会议期间各种人员的身份，便于接待和会场的管理。
（2）便于代表之间的相互辨认和联系、交流。
（3）凭证出入会场，保证会议安全。
（4）便于统计出席人数。
（5）给与会者留作纪念。
3.会议证件的样式与制作
会议证件通常有随身佩戴、桌签、坐签三种，可根据需要选择不同类型的证件样式。
（1）佩戴在与会者身上的证件
①粘性标签。比较经济、方便，但它们可能由于粘贴在衣服上而留下痕迹。
②系带的卡片。比较经济，戴取方便，但可能在衣服上晃动。
③有夹子的卡片。成本略高，它们能更换塑料封里面的标签而重复使用，并能移动夹在衣服的不同部位。
（2）台签式的姓名卡片（桌签）
桌签是开会的时候放在桌子上使用的标签，多用于座谈会、茶话会等会议。
桌签主要作用有两种：一种是标明桌号，即桌签上用阿拉伯数字标出；一种是在桌签之上标明在此桌就座人员的身份，如记者席、演员席等。
（3）座签式的姓名卡片（座签）
座签就是会务人员在会议的各席位上标明就座人姓名的标签。会议座签一般是在一些有较高级别的领导人员参加的会议及各种宴会、招待会上，为主席台就座人员标明座次及引导与会人员就座时使用的。
常见的座签形式有插入型和卡片型两种：插入型是由硬质透明塑料做成的三棱柱体或中间可夹住纸片的倒T 形，只要在中间插入写有就座人姓名的纸片即可；卡片型或折叠型是用卡片纸按适当的规格剪成长方形，然后再将一端剪成锥形，将锥形部分向后折90 度，平放于桌上，写上就座人姓名即可。
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