选择适宜地点、精心布置会场

（一）确定会议所在地

会议地点的选择一般要考虑以下方面：

1.国际性或全国性会议要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市，如上海、广州、西安等地召开。

2.专业性会议应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察，如棉花种植会议到新疆去开，钢铁生产会议到上海去开，能够充分发挥该城市在本专业的优势。

3.应该考虑交通的便利性尽量选择交通枢纽或大中型城市。

4.要考虑城市对于参会人的吸引力，一个风景优美或富有地域特色的城市，有助于吸引人来参加持续几天的会议。

（二）选择会议场所

在选择了会议所在地以后，就必须根据会议的主题和参加人数，以及会议费用等因素，选择合适的会议场所。选择会议场所应考虑以下因素：

1.会场大小

会场大小应与会议规模相符。一般来说，平均每人有2～3 平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议场地不妨大些。

2.交通便利

会场位置必须让与会者方便前往。一般应选择在距与会者的工作地点均较近的地方；若是在外地，则要选择在大部分与会者方便到达的地点。

3.设备配置

场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如投影仪屏幕、放映设备、音像设备、投影仪、麦克风等。

4.停车场所和安全设施

一部分与会者自驾车辆，加上参与接待的公司车辆，大型会议应该安排停车场。大型会议还必须考虑到会场的消防、防盗等安全设施。

5.不受外界干扰

场地应尽量避开闹市区。要排除的“外界干扰”还包括室外的各种噪声，打进会场的电话，以及来访和参观等。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

6.场地租借费用合理

场地租借费用是选择会场时必须考虑的一个重要因素。会场租借费用必须在会议经费预算范围之内，或者必须符合单位相关规定。在有限的预算范围内，要根据会议的目的和特点考虑会议场所的选择。

7.住宿和餐饮服务能力

举办大中型会议，开会的会议室、参会人员的住宿房间以及用餐的餐厅，应尽量统一在一个会议场所内，这样容易布置相关的工作并提供良好的会务服务。

8.生活和娱乐设施

会议场所周围有没有必要的生活和娱乐设施是一个考量要素，会场的选择必须考虑到与会人员的生活、娱乐活动等，尤其是大型会议，会场周围最好能有容纳与会人员的生活、娱乐设施。

（三）会场的实地考察

实地考察或会场勘察，是会前必须要做的基础性工作。实地考察内容可以预先做好信息登记表，见表5-3-3。

表5-3-3　会场考察信息登记表

（续表）

1.检查考虑中的全部会议室或场地

对于有初步意向的场地，要全部实地考察，综合交通状况、环境状况、配套设施、服务内容和场地租金等因素。

2.检查酒店客房情况(www.xing528.com)

随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备，检查家具、床铺的质量以及是否全面清洁等情况。

3.确定房间位置

假如被指定的房间不在同一层楼，则须检查电梯的服务情况。参加者来往于各会议室是否会发生困难、造成延迟以及使会议停顿。

4.检查膳食供应

在没有旅馆人员的陪同下，检查每一个餐厅的一般伙食，注意服务质量和员工态度。

（四）会场布局的要求

会场布置之前，最好拟订一份会场布置方案，内容主要包括会场内座位的布局摆放形式，主席台的布置、座次的安排，以及为烘托或渲染会议气氛所做的装饰等。拟定布置会场的方案时，要讲究一定的科学性、合理性和艺术性。会议的整体布局要做到以下几点：

1.庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。

2.会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

3.大中型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。大中型会场还要注意进、退场的方便。

4.小型会场要注意集中和便捷。

（五）会场布置的技巧

1.会场内座位的布局

会场内座位的布局摆放应当根据会议的不同规模、主题，选择适合的形式。一般而言，较大型的会场，其形式或形状基本固定，多布置成阶梯教室形；在会议厅召开的中小型会议，可以选择“而”字形、倒“山”字形或半圆形的布局形式，有一个绝对的中心，即主席台和会议的主持者或发言人，容易形成严肃的会议气氛；一些小型日常办公会议以及小型座谈会议可以根据需要摆放成椭圆形、圆形、回字形、T 字形、长方形、马蹄形或 U 形，这些形式可以使参加会议的人坐得比较紧凑，彼此面对面，容易消除拘束感。

2.会场的装饰

会场的装饰是指根据会议的内容，选择适当的背景色调或摆放、悬挂突出会议主题的装点物等，会场的装饰要讲求艺术性，要注意实用、美观、得体。总体而言，党代会朴素大方，庆祝会喜庆热烈，纪念会隆重典雅，座谈会和谐融洽，追悼会庄严肃穆，工作会简单实用，展览会新颖别致。

3.会场座次排列

会场座次排列是指对与会人员在会场内座位次序的安排。设有主席台的会议，其座次排列既包括主席台就座的人员座次排列，也包括场内其他人员的座次排列。会场座次的排列应当合理，符合惯例。

主席台座次排列，依照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中，按先左后右、前高后低的顺序依次排列，主持人的座次也应根据其职务进行排列。如果是报告会、联席会，一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间排列的方法。所以主席台座次排列属于敏感问题，主席台座次排列方案要送给有关领导审定。

有些会议不需要排列会场内其他人员座次，但有的会议需要或必须排列，如代表会议或中型以上比较严肃的工作会议、报告会议等。

座次排列确定以后，必须选用适当的标识方法，让领导和与会者知晓，如在主席台或会议桌上摆放名签；在与会人员出席证上注明座次（某排某号）；印制座次图表，在与会成员入场之前每人发一份座次图表。主席台座次图表还可贴在休息室，主席团成员在入场前一般先到休息室，秘书人员可提醒各位领导注意一下自己的座次。以上方法可取其一种，也可以结合使用。

4.会场气氛布置

会场气氛直接影响到与会者的情绪，这关系到会议的效果。营造良好的会场气氛，是秘书人员创造力和想象力的重要表现，主要包括以下几个部分：

（1）会徽

会徽即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集。

（2）会标

将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。

（3）旗帜、标语、花卉

重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛；标语，简洁明快的标语口号能振奋与会者精神，强化会议主题；花卉，适当的花卉能给人清新活泼之感，既能点缀会议氛围，又能减轻与会者长时间的疲劳。

（4）灯光

要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光比台下代表席灯光要亮；色调，要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议，蓝、绿、紫庄重典雅，给人感觉严肃端正，适合一般工作会议。

（5）讲台

重要的代表大会、报告会需在主席台设置专门的讲台，可设在中央，位置应低于主席台，以免报告人挡住领导人的视线，也可设在主席台的右侧，较大的会场也可在主席台两侧均设置讲台。