会议议程和日程确定优化

（一）拟订会议议程

1.会议议程的编制原则

大会筹备组在编排会议议程的时候，应遵守以下两个原则：

（1）轻重缓急原则

指越紧要的事项越应排在会议议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。这样做的一个好处便是就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议案已被处理过。那些较不紧要的议案，则可另择时间处理，或是在下次会议中再予处理。

（2）明确时间原则

指每一个议程应预估所需的处理时间并明白地标示出来。这样做可以节省与会者的时间，也能让与会者能够根据会议议程提前做准备或者安排。

2.会议议程的结构和写法

会议议程一般由标题、正文、落款等部分组成。

（1）标题

标题由会议全称加上议程二字组成，如“××××大学第三次教职工代表大会议程”。

法定性会议应当在标题的下方说明会议通过的日期、会议名称。一般企业或者单位的会议议程可以没有题注。

（2）正文

简要说明每次议题和活动的顺序，并冠以序首，将其清晰地表达出来，一般不用标点符号。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式，领导和来宾致辞，领导做报告，分组讨论，大会发言，参观或其他活动，会议总结、宣读决议和闭幕式。

（3）落款

由会议组织机构确定的议程应当标明制定机构的名称，由会议通过的议程不用标写落款。同时无须大会通过的议程要标明制定的具体日期。

3.拟订会议议程的注意事项

（1）提前介绍会议目的

提前向与会者简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作。例如，提前了解与会议议题相关的背景资料，汇集统计数字等。

（2）对将要讨论的问题、要求及早思考

如果时间允许，把参加会议者的建议合并到暂定议程里，提前分发，以征求补充意见。(www.xing528.com)

（3）把议程的话题限制在同一个主题范围内

这样有助于会议的从容进行，假如议程中有不同主题，可以分别安排两个小会进行。

（4）提前分发每一项议程话题的附件

这样可以确定每一项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会者简明介绍，以节省开会时间。

（5）在议程上要表明会议开多长时间

这样做，目的是让与会者了解会议安排，以及自己应该做的准备。对那些非常有争议的、极为复杂的或完全不熟悉的话题，要安排充分的时间。同时，每项议程中间，应当留出适当的空余时间，不要安排得过于紧凑。假如可能，要留出会后交谈的时间。

（二）拟订会议日程

1.会议日程的含义

会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等。 日程是表明会议发展的进程，同时，也是对完成各项议程需要时间的预测和必要的限制，以提高会议的效率。

2.会议日程的格式

会议日程多以表格形式出现，会议日程的要素包括时间、地点、内容、参加人、负责人等栏目。将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。

3.会议日程的编排原则

编排会议日程要遵循两个原则：一是要精简、高效、科学、合理；二是要松弛有度，劳逸结合，符合人体的生理和心理规律。

（三）确定会议程序

对于许多非议题性会议，一般用会议程序来替代会议议程。会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动计划。会议程序可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议节奏的操作依据。以举行颁奖、选举、揭牌等事为主的会议活动，一般都需制订会议程序。

【知识链接】会议议程、日程和程序的联系与区别

会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括明了，一旦确定，不得任意改动，凡有两项以上议题的会议，都应事先制定议程。

会议日程是将各项会议活动（包括辅助活动）落实到单位时间，凡会期满，当天的会议都应当制定会议日程，以便与会者和会议工作人员了解会议的具体进程。

会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会议议程的具体化和明细化，可供会议主持人直接操作。

规模较大、活动较多、会期较长的会议，往往同时制订会议的议程、日程和程序，以适应不同的需要。会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制订一份会议议程即可。