确定会议名称和议题的优化方案

（一）确定会议名称

1.会议名称的构成

会议名称的构成，一般有下面三种情形：一是由单位和会议内容两个要素构成，如“××××大学第三次教职工代表大会”；二是由单位、时间和会议内容构成，如“××集团2020 年度总结表彰大会”；三是由时间、会议内容和会议类型构成，如“××公司2011 年产品销售定价听证会”。

2.确定会议名称的注意事项

（1）会议名称要用确切、规范的文字表达。

（2）会议名称应与会议的内容相符，使人一目了然地了解会议所涉及的学科领域。

（3）会议名称不允许被冠以“中国”或“中华”等称谓。

（二）拟订会议议题

1.会议议题的来源

会议的议题主要有三个来源：一是来自上级机关和领导者根据需要而制定的内容；二是来自下级部门提交的，需要以会议的形式研究和决定的问题；三是来自秘书向有关部门搜集的本单位的管理活动中需要研究和决定的事项。

2.会议议题确定的基本原则

科学合理地确定议题，是保证会议质量的重要因素之一。确定会议议题时应该遵循必需、清晰、有限和相近的基本原则。

（1）必需原则(www.xing528.com)

必需是指单位所拟订的议题有无在会议上讨论研究的必要。确定会议议题是否必要，首先注意的是议题的价值，议题价值就是指该议题在单位实际工作中所处的地位和作用。一般而言，凡属影响到全局工作的议题，都是有价值的议题；其次是解决议题的可行性，即指议题中所涉及的需要解决的问题，背景情况如何，本单位是否具备解决的条件。如果把背景不清、条件不成熟的议题提交会议讨论，将会出现议而难决、决而难行的情况。

（2）清晰原则

清晰的议题主要是指要求会议讨论研究的议题主旨一定要清晰，决不能含糊不清，使人摸不着头脑。比如，如果要召开办公会议讨论下属部门提交的“关于请求解决经费”的议题，就需要明确经费用途、来源、数额等基本问题，这些问题不加以明确，会议便难以做出决议。

（3）有限原则

有限原则是指一次会议议题的数量必须是有一定限度的。某些会议组织者在确定议题时常常列上许多项议题，这样会导致每个问题都议而不透，走过场；使会期冗长，参会者精力不集中，不能、不愿表决。因此，必须根据会议时间的长短对议题数量进行严格控制。一般来说，一次会议的议题越少越好，要保证大事、要事、急事先议，并有充足的时间议透、议深、议出结果。

（4）相近原则

相近原则是指会议议题之间的内在联系，尽量将那些内容相近，相互联系密切的议题放在一次会议上讨论。不要在一次会议上同时安排几个风马牛不相及的议题，免得使与会者的大脑思维难于转变，影响深入讨论的效果。如遇几个议题都需要讨论，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。

3.议题的申报与审查

有时为了收集下属单位或部门的意见，会议召集人或办公室会征集议题。这就需要下属单位或部门进行议题申报，由会务部门统一受理，而后提交给相关领导进行审查，以确定能否上会讨论。议题申报表的格式，如表5-3-2 所示。

表5-3-2　议题申报表

对于可以提交会议讨论的议题，需要进一步确定该议题具体的议程。对于未列入会议讨论的议题，可以采取转会（即转到相关会议研究处理）、缓议、整合、协调等处理措施。