会议时间的确定与调整方案

会议筹备方案是对会议策划案的进一步深化和完善。在会议筹备过程中，要根据与领导、与会者、场地方、会务人员的反复沟通确认不断优化。一般而言，会议筹备方案应确定要素如下：

（一）确定会议主题与议题

会议主题指会议主要确立的思想。会议议题是指会议要讨论的问题、要达到的目的，不管什么类型的会议都应有明确的目标和任务，议题是对会议主题的细化。

确定会议的议题不仅要结合本单位的实际情况，还要明确会议的最终目的。会议的议题是对会议主题进行细致的划分，会前确定会议的议题时应遵循高效、准确、适量、主次分明的原则，应先讨论会议的中心议题和主要议题，其他相关的议题可合并或集中讨论，从而做到重点突出、详略分明。

（二）确定会议名称

正规的会议必须有准确、恰当的名称。一般而言，会议的名称要根据会议的主题来确定，并能较准确地反映会议的主题、性质、参会人员、主办方、时间、届次、开会地点等信息要素。会议名称要拟写妥当，名实相符，不宜太长，但也不能随意简化。大中型会议的名称常被制作成横幅悬挂在会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，常被称作会标。

（三）确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题，同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。

（四）确定会议时间

“会议时间”通常情况下具有三种含义：一是会议全程所需要的天数，即会期；二是会议召开的日期；三是每次会议所需要的时间长短。

会议时间的确定，要综合会议类型、与会者实际情况以及人的生理规律等因素确定。一般工作例会，放在周一上午或周五下午；年度会议放在年初或年末；有上级领导或嘉宾出席的会议，应优先考虑主要领导或嘉宾的时间安排；要尽量避开本单位工作或生产销售的旺季召开大规模会议。小型的会议时间最好不超过1 小时，如果需要更长时间，应该安排中间休息，会议连续召开的最佳时间是3 小时之内。一般上午9:00～11:00，下午2:30～4:30，人们的精力旺盛，会议的效率也较高。

（五）确定会址

确定会址包括选择会议地点和会议场所。地点的选择主要考虑会议的类型，以及对与会人员来说交通便利情况。会场的选择要考虑会议规模、设备配置、生活便利性、费用等因素。

（六）确定与会人员范围与人数(www.xing528.com)

与会人员主要包括参会人员、会议主持人和会议辅助人员三种不同的人员类型。与会人员一般由会议主办方根据会议的内容、主题和所要达到的目的来确定，并在会前向其发出会议通知。会议主持人负责使会议按照法定程序或原定的会议程序顺利召开，包括宣布开会、掌握会议进程和时间、安排发言顺序、主持会议选举和表决、宣布表决结果、宣布散会等。一般会议由主办方领导主持，会议辅助人员指为了保障会议顺利召开而设置的工作人员，包括秘书和其他服务人员，其主要职责是负责会议的文字工作和其他事务性工作。

（七）确定会议议程与会议日程

会议议程是对会议所要通过的文件、所要讨论的问题的大致安排，会议主持人要根据会议议程主持会议。会议议程通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议日程是根据会议议程逐日逐段时间节点做出的具体安排，一般以天为单位，包括会议全程的各项活动，是与会者安排个人时间的参考。会议日程表的制订要明确具体，准确无误。确定会议议程与会议日程，要优先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。如遇多个议题应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。

（八）预算会议经费

会议经费主要包括以下项目：文件资料费、邮电通信费用、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传交际费、会议住宿补贴费、会议伙食补贴费、会议交通费及其他开支（包括各种不可预见的临时性开支）等。会议方案制订人员应尽可能将全部费用的明细表一起呈上，根据会议需要合理安排费用，既不能造成浪费，也不可为节约成本而影响会议质量。

（九）布置会场

布置会场主要包括会场形式的布置、会场环境的布置、主席台的布置、主席台的座次安排以及与会代表的座次安排等。布置会场的原则是朴素大方，能体现出会议的主题和气氛。

（十）安排住宿餐饮

重要会议的住宿要求以双人标间为主，无噪声，会务组一般安排在楼层首间或便于查找的位置。住宿的房间应当避免分散，要集中安排。与会人员的就餐要求环境清洁卫生，能满足与会人员同时用餐的需求，每张餐桌有餐桌号，便于分组后确认。就餐按当地标准适当安排，与会人员可凭会议组织方发放的餐票用餐。

（十一）进行会前检查

会前检查的主要内容有以下几项：检查音响设备，确保话筒、投影设备等正常工作；照明设备检查，确保照明效果良好；检查材料分发是否到位，以便及时查漏补缺；检查会场内桌椅、台布、鲜花、标语等的布置是否合理；检查气模是否漏气，升空气球是否有破损；餐饮住宿检查，提前登记不同民族风俗的忌讳；检查通风、温度、湿度是否适中，做好会场环境准备。为了确保万无一失，会前检查一般应当对现场进行实地考察。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。

以上就是制订会议方案的主要内容，在后续的模块中，我们将通过具体的会议组织操作过程，详细介绍每一部分的内涵及实现方法。