会议策划方案的编写与内容差异

图5-2-1　会议策划方案应涵盖的内容

图5-2-1 展示了会议策划方案应涵盖的主要内容，共有十个方面。当然，在实际工作中，并不是所有的会议策划方案都必须具备以上内容，不同的会议可以根据实际情况加以选择。

（一）会议的背景、目的和指导思想

任何会议都有其鲜明的目的，而这种目的只有通过对特定背景系统深入的分析，依据一定的指导思想才能确立。这部分内容写作的核心任务就是要回答“为什么要举办这次会议”“举办一场什么样的会议”的问题。内容的表述应当把握好两点：一是要对所面临的形势、社会热点、会议成员的期待、会议召开的时机展开客观、具体的分析，有的还需要运用一定的数据来说明问题、论证观点，为确定会议的目的和指导思想提供科学的依据；二是要从实际情况出发，提出会议的目的，阐明会议的实际意义、效果以及必须遵循的指导思想。以上两点是相互联系、不可分割的，表述时必须把二者有机地结合起来。

（二）会议的名称

会议策划总体方案中的名称表述必须规范，正文中第一次出现时应当写全称，以后可以写规范化简称，但必须在全称后出现。

（三）会议的主题、议题、议程和程序

1.主题

在主题性会议中，主题是主办者向与会者和社会公众传播会议信息的核心，它像一条红线，贯穿会议的所有内容和具体环节。在会议策划方案中，主题的表述包括两个方面：一是主题词；二是对主题含义和创意的阐释。

主题词是对会议主题内涵的概括表述。鲜明而又精彩的主题词，能唤起与会者的参与热情，引起社会公众的关注，有利于实现会议的目的。会议主题的用词要恰如其分地体现会议的性质和主题策划的意图。宣传推广性会议的主题词可以采用比较生动、形象、活泼或富有寓意的词语，以增加感染力。狭义会议的主题词则应当严谨、准确。

会议策划方案的主要作用是提交给有关领导作为决策的备选方案，它属于建议性文案。为了帮助领导全面把握会议的主题创意，要对主题的创意及其含义做出清晰的说明。这部分内容主要包括主题创意的依据、主题词的含义、特色和亮点等。

2.议题

需要在策划方案中单独写明议题的，主要是需要围绕具体议题展开对话、交流、研讨、辩论、磋商、表决的会议。这类会议如设有主题，议题必须服从主题，并与主题一起阐述。

3.议程

一般情况下，凡事先设定议题并以讨论、交流、发布、表决、磋商、谈判为主要方式的会议，需要在策划方案中写明议程。议程可以作为策划方案正文的一个部分来写，也可以以附件的形式单独出现。单独成文的议程，格式必须规范。

4.程序

以议题性活动为主的会议和以仪式性活动为主的会议都可以制定程序。程序可以作为策划方案正文的一个部分来写，也可以以附件的形式单独出现。单独成文的程序，格式必须规范，而且要与议程相区别。

（四）会议的主办者、承办者及其组织机构

会议策划总体方案必须清楚交代会议由谁主办、由谁承办、由谁主持。如果还有协办、支持、赞助单位或个人，还需设立会议主席团、组织委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组等组织机构，这些机构也需要一一加以说明。(www.xing528.com)

（五）会议的参加对象

参加对象包括拟邀请的有关领导、贵宾，出席、列席、旁听会议的人员。参加对象的表述需要说明三项内容：一是参加对象的规格，有的会议有一定的规格要求，需要说明参加对象必须具备的职务或身份；二是参加对象在活动中的资格，资格不同，参加对象所享有的权利及扮演的角色也不同；三是参加对象来自的范围和领域；四是会议的规模。

（六）会议的时间

在策划方案中，要说明会议时机选择的理由、意义以及具体时间的安排，对具体时间的表述要写明会议开始和结束的年、月、日、时、分，并写明“会期共 ×天”或“共×小时”。需要提前报到注册的会议，要写明报到的具体日期和时间。会期满一天的会议还要在方案中写明具体的日程安排，或者将日程安排单独成文作为策划方案的附件。单独成文的会议日程，其格式要规范。

（七）会议的地点

会议的地点要说明选择举办地和具体场馆的理由和意义。在对场馆的表述上，要写明场馆的名称，有时还要写明详细地址，如活动分散在不同场馆举行，要写明每一场馆的名称和地址。

（八）会议的形式

会议的形式要写明会议的沟通方式、发言形式、分组情况。如果还安排开幕式、欢迎宴会、主题演讲、圆桌切磋、专题交流、新闻发布、参观考察、闭幕式等配套活动，要写明每项活动的名称、分主题、报告的题目、报告人的姓名和身份。

（九）会议的现场管理与服务

会议现场管理与服务包括礼仪接待、现场布置等。礼仪接待包括嘉宾的接站、接机、食宿、观光等方面的安排。现场布置包括舞台（主席台）和观众座位格局的设计、座次安排、展台搭建、音响效果、设备安装、现场气氛渲染等方面。现场布置的内容和形式能够营造特定的活动气氛，调动参与者的情绪，提高会议活动的效果，因而常常是会议策划方案的重要内容。必要时可画出会场布置的效果图作为总体方案的附件。对于一些技术要求较高的视频连线活动、跨语言交流的国际性会议，还要说明必须配备的技术设备。

（十）会议的公关和宣传

关于会议的公关和宣传的内容，主要写明公关和宣传的目的、内容、媒介（如电视、广播、报纸、刊物、网站、广告 、新闻发布会、展览、宣传单页、简报等）和方法，必要时可制订公关和宣传的具体计划。

（十一）会议的财务安排

会议的财务安排包括各项支出的预算以及资金筹集的渠道、方式。必要时可专门制作经费预算表作为策划方案的附件。

（十二）会议效果评估标准

策划、决策、实施、评估是构成会议管理系统的四大要素。通过评估，可以检验会议策划、决策和实施的效果，发现其中的问题，对于今后改进工作和进一步提高会议组织的水平具有重要意义。在会议策划方案中，评估标准的具体内容可依据活动的性质和目的来确定，但应当具有科学性、系统性和可操作性。

（十三）会议筹备工作流程

把各项需要落实的会务工作按时间节点的先后排列，就构成了会议筹备工作流程。会议筹备工作流程要按照会议召开的时间来安排，并留有一定的余地，必要的话可以采用计划表的形式，将各项筹备工作的内容、分工、责任人、完成的时间节点和质量要求一一列明。

由于会议种类繁多，因此会议策划总体方案的具体内容也不尽相同。以上所列项目只是基本内容，写作时可根据实际情况有所增减或侧重。