（一）确定目标，进行调研
1.明确会议目标
会议的目标是会议所要完成的具体任务。自从有会议出现以来，人类就是为了完成目标或完成工作任务才举行会议。正确的会议目标至少应该具备以下条件：
（1）目标内容明确不含糊，可以解决实际工作中的问题，不能图形式，走过场。
（2）确定实现目标的责任者。任何会议要想完成目标，都必须落实到确定的个人或组织，并且该个人或组织必须具备相应的能力和条件。
（3）有完成目标所需的条件，不好高骛远。
2.调查研究，收集信息
（1）收集与会议有关的政策、法规、规章制度，使会议符合法律要求。
（2）收集组织内外相关信息资料，使会议策划尽量利用资源，达到最大效益。
（3）收集组织内外相关方面的参谋建议，集思广益，使策划民主科学。
（二）分析材料，做出方案
1.分析材料
利用各种可靠渠道收集会议策划所需要的材料和信息，并根据主客观的实际情况整理和分析所收集到的信息。具体可参见以下步骤：
（1）分析可利用的资源、有利的条件，找出优势。
（2）分析欠缺的条件，看清劣势，找出风险系数。
（3）预测可能出现的情况。
2.设计方案
策划方案至少要有两种以上，以便进行综合比较，择优选用。一份合格的策划方案至少应该包括以下内容：
（1）制订方案的依据。
（2）要达到的目标。
（3）现有的主客观条件。
（4）实现目标的途径、方法。
（5）可能出现的问题及解决方法。
（三）比较论证，选择方案(www.xing528.com)
运用合理的标准和科学的方法选择方案。
1.合理标准三原则
（1）全局性
这是选择方案的根本原则，也是首要标准。所谓全局性，就是要看方案是否涵盖了会议所需的各种要素，框架是否完整，方案是否明确，细节是否到位。
（2）可行性
运用这项原则进行方案选优，能够处理好整体与具体的关系，既没有不切实际的幻想，又能突破创新。
（3）效益性
离开了效益，策划就毫无价值，所以这一点也是不可忽视的重要标准。
2.科学的方法
策划方案的优化选择过程中，比较法和推演法是较为科学的方法。为了保证选择方案的正确与合理，需要注意以下几点：
（1）要对所拟订的方案进行客观的、科学的评估。
（2）要认真对待评估意见。
（3）要有明确的选择标准，一般以决策目标为标准。
（4）要走民主决策之路。
（四）实施反馈
1.编制实施计划
针对策划方案的各个部分编制的实施计划，应包含方案具体的实施步骤、实施时间和期限、人员与经费安排、实施的监督措施等。
2.根据反馈，追踪决策
（1）修正方案
任何方案在正式实施前，不可避免地带有一定的主观性和局限性，这种特性使策划方案有可能出现失误或偏离目标，为了保证方案的实施，应随时追踪反馈信息。当出现负面的反馈信息时，可对策划方案进行一定的修正。
（2）局部调整
根据反馈信息，及时调整方案，以便达成目标。
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