会议策划有诸多内容，根据此前介绍的会议的构成要素，我们可以笼统地将会议策划的内容概括为：五个“W”、一个“H”、一个“B”和一个“O”，分别对应Why（为什么）、Who（谁参加）、What（什么类型）、When（何时）、Where（何地）、How（怎样进行）、Budget（预算）、Others（其他事项）。要使会议成功，就必须使这些因素相互协调，彼此照应。
（一）“Why”
“Why”即“为什么”开会，会议目标是什么。会议往往都是为了达到某个目标而召开的，会议的目标决定了会议策划的其他很多环节。只有确定了会议的目标，才可以确定哪些人参加会议，相应的才可以确定会议的地点、会议的议程和会议预算等。因此，会议策划的第一步，就是明确会议的目标和为达到目标所要安排的会议内容，只有这样，才可以确定会议的其他要素。
（二）“Who”
“Who”就是指参加会议的人是“谁”，主办者希望哪些人来参加。对于主办方和承办方来说，通常在策划会议的时候，首先要确定会议目标，然后就要确定与会者。除了与会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，还需要根据会议内容，考虑是否邀请不同类型的贵宾，比如政府官员、行业主管或者是中外专家学者等。这些人员的参加有助于提升会议的级别和层次，但同时也要注意不要随意提高会议的层次。
会议策划涉及会议成员的权利和义务，关乎会议形象，影响会议的结果，策划时要注意以下几个方面：一是确定参会人员的程序要合法合规；二是参加的范围和对象要合理；三是参加对象的规格和资格要明确；四是参加对象要有一定的代表性；五是会议的规模要适当。
（三）“What”
“What”是指“什么”类型的会议。根据要达到的目标，选择恰当的会议形式是非常重要的。会议是为了协调矛盾、统一认识，还是要奖励表彰、教育群众，根据会议目标、受众范围，来选择相应的会议方式。如就某一个问题展开讨论，人数较少，就可以采取座谈会的形式；如果要宣传教育，表彰先进事迹，就可以采取较大型报告会的形式。
【知识链接】常见的会议模式
①报告式。这是较为传统的“一人讲、大家听”模式，适用于严肃会议。适用于各类法定会议、全体会议，如人大会议等。
②研讨式。研讨会具有较强的科研性质。与会者通常需要就共同的专业兴趣进行交流探讨，适用于专业性较强的会议人群。
③座谈式。座谈会是每位发言人轮流就中心议题发表自己的见解。发言者之间可以交流，与听众之间也可以交流，是一种较为灵活，便于互动的会议，适用于上下级或部门间的沟通交流。
④现场式。现场办公、现场处理，适用于高层领导下基层或突发事件的处理。
⑤联谊式。联谊式特点为互动互补，多部门、多人群联合召开，形式活泼。召开联谊会的单位或人群通常有互补性，如城乡联谊、军民联谊等。
⑥庆典式。庆祝性或商务性活动会，适用于特殊时间（节日等）或具有商务、公关目的的会议。
⑦远程式。顾名思义，远程会议是与会者相隔一定距离，不在一个空间范围内，而是通过电话、网络等方式实现交流。伴随着互联网的广泛应用，这种模式的应用越来越多。
（四）“When”
“When”是指“什么时候”举行会议。主要检查一下相关的日程表，看看时间上是否与其他会议或活动相冲突。要考虑会议的主持人或会议主办单位的主要领导人及被邀请的领导人、贵宾是否能够出席会议，保证多数被邀请的与会者有时间前来参加会议活动。同时，会议的时间要有利于工作。比如，总结工作、安排计划的会议应当在工作完成之后、计划开始之前举行。会议的时间要符合人的生理规律。研究表明，每天上午10 时和下午4 时左右，人的思维最清晰、情绪最饱满、精力最充沛、注意力最集中，工作效率最高，是安排重要会议活动的最佳时段。
（五）“Where”
“Where”是指在“什么地方”开会。应该根据会议的级别和需要，选择不同的会议举办地；也可以根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点；或者也可以根据会议的具体情况，确定是否需要将会议划分为几个会场，选择分会场的地点。会议地点策划包括两个方面的含义：一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家、地区、城市举行；二是选择合适的场馆（包括会场、住地及其配套设施等）。要综合考虑会议举办地的政治经济环境，从是否符合会议主题的需要、能否营造良好的会议气氛、能否满足会议的实际需要等方面综合考量确定。
【知识链接】影响会议地点选择的八个要素
现代会议对举办地和场馆的需要是多方面的，策划时要重点考虑以下几个方面的问题：(www.xing528.com)
①会议举办地是否具有足够的接待能力，如举行大型会议就必须考察举办地是否具备会议接待必需的场馆、住宿、餐饮、交通等条件。
②会议的场馆及其周边环境是否能够确保会议的安全，包括人身安全、信息安全和财产安全。
③会议举办地和场馆的环境是否适宜，包括气候条件、空气质量、噪声大小等因素。
④会场大小是否适中，会场过大或太小都会影响会议的气氛和效果。
⑤会场内的设备（如电梯、音响、空调、照明、同声翻译等设备）是否能够满足会议的实际需要。
⑥会议所在地是否具备必要的通信设施以满足新闻采访和报道及时性的要求。
⑦会场距离是否适当。会场距离一是指主办者驻地与会场之间的距离；二是指会场与住宿的宾馆之间、主会场与分组讨论的会场之间的距离，这种距离当然是越近越好。
⑧会场规格是否适当。会场规格主要体现在会场的设施和服务功能上。要从会议本身需要出发并依据经费预算来确定会场的规格，提倡节约简朴，反对奢侈铺张。
（六）“How”
“How”是指会议将“怎样”进行。当会议的议题、名称等确定下来之后，就要考虑会议将怎样进行，也就是要对会议的议程进行策划。但是一般来讲，不同形式的会议，它的议程也不一样，根据具体会议而定。
概括来说，会议期间的活动大体可以分为两类：一类是议题性活动，即围绕会议事先设定的各项议题所展开的报告、讲演、辩论、磋商，讨论、审议、选举和表决等活动；另一类是仪式性活动，即为举行颁奖、授勋、签字、揭幕、剪彩、奠基、升旗等仪式而举行的活动。对于议题性活动，重点应事先策划其“议程”；对于仪式性活动，应当重点策划其“程序”。
在策划议程时要注意：会议议程的每一个环节都应紧紧相扣，紧密相连，所以在安排议程时要认真检查、核对有无与会议主题或议题无关的内容；在议题比较多的时候，要注意先主后次，将重要的议题安排在议程的前面，以保证与会者有足够的时间和清醒的头脑来研究主要议题；最好将会议议程提前通知与会者。分发给与会者的议程应条理清楚、一目了然，以便让与会者能对会议的议程有所了解，做好相应的准备。
（七）“Budget”
“Budget”是指会议“预算”的策划。前面已经介绍过，会议成本预算包括显性成本和隐性成本两个方面。在做会议预算时，要充分重视隐性成本的消耗。
开会也是一种投入与产出，每个单位都希望以最少的投入争取最大的产出。所以在会议组织和策划阶段，要对每个环节把关，努力提高会议的效率。
（八）“Others”
“Others”主要是指会务工作的策划。一般来讲，在会前要成立会议筹备组，具体处理会务工作。会务工作主要分会前准备工作、会议期间的协调服务工作以及会后结束工作。
在会前准备阶段通常可以根据会议的具体情况，设计并安排好会场布局、会场布置，细致周到地做好所有的细节。提供、调试好会议所需要的所有音像设备，并提前安放在指定位置。准备好会议所需的文件材料。根据参会者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆，并把参会人员安全地送到会场或下榻酒店。需要住宿的会议，应提前与提供会议和住宿场所的有关方面联系，安排落实好开会和住宿的设施。
在会议进行阶段，要做好会议签到工作，做好会议记录及其他会议服务工作。
在会议结束之后，要整理会议资料，并检查会场有没有与会者遗留的物品，以便及时归还与会者。
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