会议管理的核心事项与内容

（一）会议效率管理

会议具有一定的社会功能，但不是万能的法宝，运用不当或者管理不善，也会产生负面效应。会议效率管理就是运用有效的控制手段，端正会风，提高效率，使会议朝着正确的方向发展。会议效率管理主要涉及内容控制、规模和范围控制、时间控制三个方面。

1.会议内容控制

会议内容控制包括对会议的目的、任务、议题和发言内容的控制。具体要求是：

（1）开会前一定要明确会议的目的和任务，目的不明确、可开可不开的会议坚决不开。

（2）可用电话、传真、计算机等现代通信手段联系解决问题的会议不必开。

（3）条件不成熟、准备不充分的会议推迟开。

（4）内容相关的几个会议合并开。

（5）议题过多的会议分段开。

（6）发言不允许脱离议题。

2.会议规模和范围控制

会议规模和出席范围同会议的效率有着密切的关系。规模和出席范围合理，就能提高会议效率；规模失控，范围过大，会议效率就会下降。因此要做到：

（1）确定参加对象的范围和规模要合理

与会议目的和议题无关的、对会议议题以及相关情况不了解的、缺乏代表性的、不具备基本议事能力的人员不列入参加范围。

（2）能以局部性会议解决的问题

能以局部性会议解决的问题就不要召开全局性会议。对确实需要召开的全局性会议（如全国性会议、区域性会议）和邀请上级主要领导出席的会议，要建立报请审批制度。

（3）建立候会制度

具体做法是：事先了解会议的议题和议程，估计每项议程开始的大致时间，通知有关单位的人员提前在休息室等候，当会议讨论到该议程时，再通知其进入会场。候会制度既保证每个所涉及的单位和人员及时参加会议，又消除了不必要的陪会现象，从而提高了会议的效率。

3.会议时间控制

会议的时间同会议的效率成正比例关系，同样的会议结果，时间越短，效率越高。会议时间控制要做到：

（1）会前要做好会期的测算，在确保会议效果的前提下，尽量做到长会短开。

（2）准时开会，准时散会，制止任意迟到、早退的现象。

（3）必要时对发言的人数和时间进行适当的限制。

（4）一般性的会议交流，如已分发书面文件，就不必照本宣读。

（二）会议经费管理

会议经费管理就是通过对会议经费的预算、决算和在使用过程中的严格监管，努力降低会议的成本，以最少的会议成本换取最大的会议效益。

1.会议成本的构成

会议成本由显性成本和隐性成本两部分组成。

（1）会议的显性成本

会议的显性成本是指在会议过程中实际支出并消耗的费用，因为可以在账面上反映出来，因此叫作显性成本，如会议交通费、食宿费、场地费、文件材料费等。

（2）会议的隐性成本

会议的隐性成本是相对于显性成本而言的，虽然账面上显示不出来但确实存在。会议隐性成本包括所有与会人员以及会务工作人员在参加会议这段时间内，在其本职岗位上本来可以创造的价值，以及因参加会议中断工作所造成的相关损失的价值。

2.会议成本的计算

会议成本的公式为：会议成本=X+2×3G×R×S

其中X 是指会议的显性成本（即实际支出的经费）；2×3G×R×S 是会议的隐性成本。其中常数2 表示每一个会议成员和工作人员因参加会议中断原来的正常工作而造成相关经济损失的系数；G 是会议成员和工作人员在一定的单位时间内的工资额，常数3 表示工资额的3 倍，目前国外通常用此系数乘以工资额来计算个人在单位时间内的实际劳动所创造的总值；R 代表会议成员和工作人员的人数；S 代表会议成员和工作人员为参加和筹备会议所花的时间。

用上述公式计算会议成本，可以大大改变人们的会议观念，提高人们的会议效率意识，从而有效地实行会议控制。

3.会议活动经费的筹措

会议的性质、类型不同，经费来源的渠道也不同。一般说来，会议活动经费的筹集有以下几种渠道和办法：

（1）行政经费划拨

党政机关以及其他事业单位召开的会议，可以从日常行政经费中开支，或者争取财政支持。

（2）主办者分担

由几个单位共同主办的会议，可通过协商分担经费。举办营利性会议，联合主办的各方可通过协商确定出资比例。

（3）与会者承担

与会者承担费用有以下方式：

①与会者自理交通费、食宿费等个人发生的所有费用。

②与会者承担部分个人发生的费用，其他费用由主办方资助。

③向与会者收取会务费、注册费、报名费、讲座费、入场费等。

（4）社会赞助

通过有效的会议公关，从企业、社会团体及个人获得资金或物资赞助。

（5）转让无形资产使用权

一些大型的会议活动由于意义重大、影响深远、知名度高，具有多种无形资产，如会议的名称、会徽、会歌、口号、吉祥物形象等。充分有效地开发和利用会议本身的无形资产，使其转化为合法的有偿转让行为，不仅可以使商家因获得这种无形资产而受益，而且还可以为会议活动筹得可观的资金，带来丰厚的经济利益。

（6）开发广告资源(www.xing528.com)

会议活动的广告资源十分丰富，开发得好，可创造十分可观的经济效益，如：会议证件广告、会议入场券广告、会刊广告、会场广告、手提袋广告、会议名称冠名赞助等。

（三）会议保密管理

1.会议保密管理的含义

秘密是指在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。凡涉及国家秘密和商业秘密的会议，应当采取保密措施。会议保密管理就是指会议的组织者为保守会议的秘密所采取一切手段和措施。

2.会议秘密的种类

（1）按秘密的性质分，会议的秘密可分为国家秘密、商业秘密和组织内部秘密。

（2）按秘密的等级分，会议的秘密可分为绝密级秘密（保密期限不超过30 年）、机密级秘密（保密期限不超过20 年）、秘密级秘密（保密期限不超过10 年）。以上属于国家法定的秘密等级。

内部秘密包括商业秘密和组织内部秘密，密级和保密期限由特定组织自行确定。

3.会议保密管理的内容

（1）会议文件保密

这是会议保密的重点，包括属于秘密范围的各种文件的草案或讨论稿、备选的决策方案、会议记录、不能公开发表的最后文件、涉密会议期间产生和使用的各种程序性和会务管理性的文件（如会议通知、议程、出席名单）、洽谈会上当事人要求保密的商业性文件等。

（2）场馆保密

场馆保密包括会场保密和住地保密。具体要求做到：场馆地点保密，不公开会场和住地的地址；会场环境保密，应当选择具备保密条件的场馆举行涉密会议；会场设施保密，举行涉密会议的现场必须具有良好的隔音和屏蔽效果，以免声音和信号外泄；会后清场保密，会议结束后，工作人员要对会场和住地进行保密检查，看有无遗失的文件、笔记本等。

（3）会议器材保密

扩音机、录音机、录像机、照相机、电话机、传真机、计算机、签到机、复印机等是现代会议所必备的器材。但举行涉密会议时，就必须对这些器材采取保密措施，要专人管理和使用，实行谁管理谁负责；涉密会议中使用的器材要在会前进行防窃密、防泄密检测；传递涉密会议信息时必须使用具有保密功能的电话机、传真机和计算机；录音机、复印机、传真机、数码照相机和摄像机等使用后要及时删除涉密信息。

（4）会议时间保密

这是指除了与会者和必要的工作人员外。不向外公开会议的具体时间，包括开始和结束时间。

（5）会议人员保密

这里的人员包括与会者和必要的工作人员。会议人员保密要求做到根据会议需要确定参加人员的范围；对涉密会议的工作人员要进行严格审查，确保可靠；无关人员严禁进入涉密会议现场。

（6）会议传达和宣传保密

涉密会议如果需要传达和宣传会议精神，应当事先确定传达和宣传的口径、程度、方式和范围；严格按规定的范围、规定的内容和规定的方式进行传达。

4.会议保密管理的具体举措

会议保密必须依靠健全的制度。这些制度主要包括：

（1）入场检查制度

进入涉密会议的会场，人人都要接受检查。检查的项目包括：禁止带入会场的物品，如与会者随身携带的微型录音机、移动电话机、手提电脑等，这类物品应主动交给工作人员临时保管；与会者必须携带的证件，如会议通知、单位介绍信、代表证等，无证件者原则上不得进入会场。

（2）文件签收制度

涉密的会议文件应当实行严格的签收制度，实行谁签收谁负责。

（3）文件清退制度

涉密会议文件有的可以带回，有的必须清退，如需清退的，会议结束后要严格清退，不留死角。

（4）人员注册制度

举行涉密会议时，与会者和工作人员都必须履行报到注册手续。

（5）离会清场制度

会议结束后，工作人员应立即进行清场，清场范围包括会场和与会者住宿的房间。

（6）器材专用专管制度

涉密会议使用的器材应当符合保密要求，由可靠的专人使用和管理，使用前必须经过严格的安全检查，使用后要清除所有记录信息。

（7）报道审查制度

在对外进行宣传报道时，要指定专人对所有的宣传报道文稿进行统一审查把关，统一宣传报道的口径，严防报道泄密。

（四）会议突发性事件和危机管理

1.会议突发性事件和危机的含义

会议突发性事件是指由自然或人为因素造成的、突如其来的、对会议造成影响的事件或事故，其中对会议造成较大损失和压力的事件或事故称为会议危机事件。由于会议活动涉及面广、参加人员复杂，导致突发性事件和危机的自然或人为的因素事先难以完全预见和克服，任何会议在任何时候都可能出现突发性事件或者面临重大危机。因此，会议突发性事件和危机管理是现代会议管理必须正视的重要课题，也是实施会议管理控制无法回避的重要环节。

2.会议突发性事件和危机的类型

按突发事件和危机发生的性质分，会议突发性事件和危机主要有：

（1）政治性突发性事件和危机，如社会动乱、恐怖袭击等。

（2）治安性突发性事件和危机，如抢劫、偷盗、纵火、投毒等。

（3）自然性突发性事件和危机，如地震、水灾、台风、泥石流、病疫等。

（4）责任性突发性事件和危机，如行车事故、设备损坏、食物中毒、泄密、失火、建筑物坍塌等。

（5）冲突性突发性事件和危机，这类危机是由于组织方和与会者，或者与会者之间的相互冲突引起的。

3.会议突发性事件和危机管理

会议突发事件和危机的管理应对可参考本书第八篇办公室安全保障工作中“突发事件处理”一章的内容。

相较于突发性事件而言，大多数会议中我们遇到的是各种突发状况，如临时停电、设备失灵、发言人迟到、不速之客捣乱等，这些情况的应对我们将在第四章进行详细阐述。