会议的构成要素和工作流程详解

（一）会议的构成要素

从系统论的角度考察，会议活动实际上是一个若干要素相互关联、相互作用的动态系统。会议系统一般是由组织者、成员、信息、方式、时间、地点六个基本要素组成的，会议的策划和组织也主要是围绕这六个要素展开的。

图5-1-1　会议的构成要素

1.会议组织者

会议是一种有目的的、高度组织化的社会活动，需要有人发起并出面组织和协调。发起、策划、主办、承办、协办会议活动的机构或个人统称组织者。

会议的组织者可以是机构，也可以是个人。机构发起并组织会议必须具备合法的资格，个人发起并组织会议应当符合法律和法规。一般而言，组织者由主办者、协办者、承办者组成。

2.会议成员

会议成员是指有资格参加会议的对象，是会议活动的主体。会议是否达成共识，形成决议，最终取决于会议成员的立场与态度。因此，会议成员是决定会议成功与否的重要因素。会议成员也是会议主办者管理和服务的对象，许多具体的会务工作就是围绕与会者展开的。会议成员的数量是衡量会议规模的主要指标，与会者数量越多，会议的规模就越大。会议的举办规模会影响会议的效果、效率和成本，组织者必须加以重视。

会议成员的资格一般可分成正式、列席、特邀和旁听四种。资格不同，其在会议中的地位、权利和义务也不同。

3.会议信息

在一定程度上讲，会议活动的本质是特定时间和特定地点的信息交流活动。会议中的报告、演讲、讨论、对话、展示，其目的都在于传播信息、获取信息。会议信息是会议内容的主要成分，体现了会议活动的目的和结果，贯穿会议的全过程。会议信息要素主要有三类：第一类是引导会议方向的会议目的、任务、议题、主题；第二类是通过与会者的发言所阐述的立场、观点、知识、政策、经验等，或者通过与会者的展示、演示所发布的技术、产品、形象等；第三类是记载会议过程和成果的简报、记录、纪要、决定、决议、公报、声明、协议、备忘录等。

4.会议方式

会议方式是指举行会议的方法和形式，是为实现会议目标、完成会议任务、提高会议效率服务的。任何会议的举行都要依赖一定的方式。会议的目标、任务和性质不同，会议的方式也不相同。会议方式要素主要由以下几个方面构成：

（1）沟通方式

会议是人们相互沟通的特定形式，但具体到每一次会议，沟通的方式各种各样。比如，按信息沟通的反馈情况来分，可以分为单向沟通、双向沟通和多向沟通。单向沟通是指主持会议的一方或发言者向与会者发送信息，而不要求与会者反馈信息，如报告会、传达情况会、工作布置会、不接受提问的信息发布会等。双向沟通是指会议主持方或发言者不仅发布信息，还要求或允许与会者对发布的信息提出问题，发表看法，相互问答、磋商、对话，如调查听证会、咨询论证会、答辩会、质询会、双边联席会、双边谈判、记者招待会等。多向沟通是指与会各方都可以在会议上发送信息和反馈信息，与会者之间共同讨论、审议、协商和表决，如座谈会、恳谈会、讨论审议会、表决审批会等。

（2）发言形式

发言是会议区别于展览、宴请等其他社会交往活动的重要特征。凡是会议总有一定的发言形式，如口头发言和书面发言、自由发言和指定发言等。采用何种发言形式，取决于会议的性质和目标。

（3）座位格局

座位格局即会场内与会者座位安排的形状与结构。座位格局有专设主席台的上下相对式、不设主席台的围坐式、与会者分成若干组围坐的分散式等。座位格局的实质，是传递会议的性质，反映与会者的相互关系（如上下级关系、平等协商关系），对创设会议的特定气氛（如严肃庄重的、轻松和谐的）和引导与会者心理有一定的作用。

（4）物质与技术手段

会议的物质与技术手段是指举办会议活动、传播会议信息所必须具备的场馆、仪器、设施、用品、动力、技术等。物质与技术手段是会议活动进行的基本保障，会议的各项要素最终都要通过物质与技术手段才能相互结合、相互作用。时至今日，高科技对于会议的支持作用日显重要，多媒体、计算机、互联网、虚拟现实等现代科技在会议领域的广泛运用，使会议的方式与手段层出不穷，大大提高了会议的效率。(www.xing528.com)

5.会议时间

会议是一种短时间的聚会活动，安排好会议时间对于开好会议意义重大。会议的时间要素包括以下三个方面：

（1）会议的起讫时间

即会议开始和结束的两个时间节点，涉及会议举行的时机问题。举行任何会议都要考虑何时举行时机最佳。

（2）会议的时间量

即会议从开始到结束所需的时间，又称“会期”，涉及会议的效率和成本等因素。确定会议的时间量，要从会议的实际需要出发。

（3）会议的周期

即同一性质和同一系列的前后两次会议之间固定的时间跨度。

6.会议地点

作为一种集体性的社会交往活动，会议总是在一定的空间范围内存在的。所谓会议的地点就是指会议存在的空间。会议地点要素包括以下两个方面：

（1）会议举办地

即会议现场所在的地理空间。会议举办地的策划要综合考虑会议的性质、主题、主办权、社会影响以及举办地的政治条件、经济实力、接待能力、气候环境等诸多因素。

（2）会议场馆

即会议召开的具体地点，包括会场、住地及其配套设施。会议场馆是确保会议顺利召开的重要条件，会场的形状、大小、光线、设施、交通等因素都是选择时必须考虑的因素。

（二）会议的工作流程

会议虽然门类繁多，但无论什么性质的会议，其工作流程都包括会前筹备、会中服务、会后落实三个阶段。只不过不同性质和规模的会议，需要组织者在这三个方面所作的准备有所不同。

1.会前筹备阶段

会前筹备包括拟订会议的议题、确定会议名称、选择布置会议场所、拟订会议议程和日程、确定与会者名单和制发会议通知、安排会议食宿、准备会议资料与用具、会议经费预算、会场布置及会场布局、检查设备等工作。

2.会中服务阶段

会中服务包括接站工作、报到与签到工作、会议记录、收集会议信息、搞好对外宣传、编制会议简报、传接电话、提供饮品、做好会议的值班工作与保密工作、医疗卫生服务、照相服务等工作。

3.会后落实阶段

会后落实包括引导与会人员安全有序地离开会场、清理会场、安排车辆、交还与会代表物品、整理会议室、归还会场用品、撰写会议纪要、作好会议总结与评估、整理会议文件、会议经费结算、送感谢信等工作。