（一）会议的含义
会议有广义和狭义之分，广义的会议包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式；狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议。形成会议的主要条件有三个方面：一是有明确的指导思想、预期目标、具体议题；二是有明确的时间、地点；三是有主持人和参加人员。
本篇所指会议是一种围绕特定目的和议题开展的、具有一定组织形态的、以口头交流为主要方式的群体性社会交往活动。
（二）会议的功能
1.沟通信息
传递或者获取有价值的信息是举行会议、参加会议最基本的目的和动机。因此，会议的基本功能就在于沟通信息，其他功能都由此派生。人类社会的信息沟通具有多种形式，而通过会议的形式沟通信息具有以下优势：
（1）信息沟通的集中性
会议是一种群体性的沟通活动。各种知识、各种观点、各种方案、各种人物汇集在一起，使会议活动成为一种高密度的信息平台。与会者既可以通过会议的平台发布信息，又可以从会议中获取自己所需要的信息。会议中各种信息的相互碰撞、相互融合，也会产生许多新的思想火花，形成新的理论，达成新的共识。
（2）信息沟通的有效性
在会议以外的其他沟通形式中，信息常常需要借助书面文字等特定的载体和渠道进行交换，且环节繁多。而会议的信息沟通具有当面、直接、实时的特点，与会者可以面对面地进行对话、磋商、洽谈、交流，这不仅消除了信息沟通的时差，而且还因为减少了大量的中间环节，降低了传递过程中的干扰，使得信息的沟通更为方便、快捷、有效。
2.科学管理
任何一种组织都需要科学的管理。管理的核心是决策，决策贯穿于管理的全过程。从某种意义上说，管理就是决策。现代决策越来越依赖于集体的智慧，这里所指的集体智慧，不光是领导集体的智慧，更重要的是群众和专家的智慧。在决策准备阶段，调查会、汇报会、研讨会、咨询会、论证会、听证会等会议，可以帮助决策者收集情况、发现问题、分析原因、确定目标、征询意见、形成方案；在决策制定阶段，辩论、审议、表决等会议形式，使决策更加民主；在决策实施反馈阶段，各种协调会、检查会、总结会、表彰会可以起到组织、指挥、协调、检查、总结、表彰、反馈的作用。因此，会议是最重要的决策形式之一。
3.宣传教育
会议的信息沟通功能为发挥会议宣传教育的作用提供了可能。主办者投入一定的、甚至是大量的经费举办会议，其目的往往在于传播真理，普及知识，弘扬道德，树立正气。一场内容生动精彩的报告会、演讲会，往往会使与会者受到教育，让其辨明是非，振奋其精神，启迪其智慧。对于一个组织来说，当遇到重大危机时，及时举行新闻发布会、记者招待会、情况通报会，可以让公众及时了解真相，可以解释立场、化解误会，从而正确引导社会舆论，维护组织的形象。
4.联络感情
会议的交往具有极强的互动性。这种互动不仅表现在思想上，同时还表现在增进与会者之间的感情上。事实上，人们举行各种形式的会议，除了体现民主、实施管理、进行宣传之外，有时主办者还可以将联络感情作为会议的主要目的，比如通过举行联谊会、茶话会、团拜会、招待会等形式的会议，对内增强组织的凝聚力，对外联络公众的感情，从而创造良好的发展环境。
5.树立形象
一次重大会议的成功举办，是主办者综合实力的体现。国际上一些重大会议，之所以会有很多国家或城市竞相争取主办权，除了能给主办者带来经济利益外，更主要的是能充分展示主办者的实力，提高主办国或主办城市的国际形象。
从与会者的角度来说，参会不仅可以获得推动自身发展所必需的信息、技术、产品，开阔视野，更重要的是能够利用会议这一信息平台充分展示自身形象，宣传自己的品牌，扩大自身的影响力。
6.发扬民主
会议与民主是密切相关的。就二者的关系而言，会议是形式，民主是内容。通过会议活动来发扬民主，这是会议的一项重要作用。会议民主的实现主要基于以下三个方面：
（1）会议活动起着上下沟通的作用，便于管理者直接了解下情和民意，使其做出的决策更加符合实际和民众的愿望，同时也使民众能够了解决策信息，保障了民众的知情权。(www.xing528.com)
（2）会议活动为现代民主制度中的集体领导、集体决策原则的实现提供了保障机制。集体领导、集体决策是现代民主社会的重要特征。现代社会的各种“董事会”“委员会”“理事会”“代表大会”等组织机构，普遍实行集体领导原则，通过会议的形式集体讨论，投票表决，根据少数服从多数的民主原则做出决定，从而避免了个人滥用权力，确保集体领导和集体决策的民主原则得以实现。
（3）会议可以发挥民主监督的作用。对权力进行民主监督，这是现代民主的重要原则。在我国，人民代表举行质询会，政协委员举行民主评议会，就是对政府机关的一种重要的监督形式。
（三）会议的分类
根据不同的分类标准，会议可以分为不同的类型：
按会议内容划分，有专业会议，工作会议，庆祝、纪念会，追悼会等类别。
按会议性质划分，有联席性会议，总结、布置工作性会议，宣讲、报告性会议，规定性会议，预备性会议，表彰、奖励性会议，决策性会议等。
按会议规模划分，可分为小型会议，中型会议，大型、特大型会议三种。
按会议形式划分，可分为普通会议，座谈会，博览、展览、商品展销会，电话会，广播电视、网络视频大会等。
【知识链接】如何判断要不要开会？
（1）必须开会的五个情况：
①必须把信息同时传达给许多人；
②要让别人参与决策以集思广益；
③需要听取部门或下级汇报工作；
④需要给下级部门或人员安排工作；
⑤有事项必须当众表扬或批评。
（2）无须开会的五个情况：
①没有什么特别的事项需要集体讨论；
②已经按惯例每周聚会；
③组织会议的成本过高；
④有比开会更好的办法可以达到目的；
⑤只需请示领导就能够做决策的问题。
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