电子文件的归档管理制度及监督指导

伴随着计算机和网络的普及应用，单位之间的联系往往通过网络完成，电子文件越来越多。做好新时代的文书档案管理工作，必须重视对电子文件的管理，加强电子文件的收集、整理、保存、利用工作。

（一）电子文件的定义

电子文件是伴随着计算机技术的广泛应用而出现的新事物、新名词，原称作机读文件。我国国家标准《电子文件归档与管理规范》将电子文件定义为：“指在计算机网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体（介质），依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”

1.电子文件收集

（1）收集范围

只要是本单位在工作中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件都应收集归档保存。电子文件以其信息存在形式和用途，大致可分为以下几种类型：

①文本文件。用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。

②数据文件。各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理数据等文件。一般以数据库的形式存在，如专题性资料数据库、人事管理数据库等。机关、企事业单位的各类信息均可建成数据库。

③图像文件。通过扫描仪、数码相机等设备输入计算机管理而形成的静态图像文件。

④图形文件。由计算机辅助设计或其他绘图软件生成的静态图形文件，如人们在生产或设计科研活动中形成的各种设备图、工程设计图、工艺流程图等。

⑤命令文件。也称计算机程序，计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支持软件和应用软件，各行各业根据自己的需要开发了自己的软件，指挥计算机完成各项任务。因而各单位都会产生命令文件，应注意收集保存。

⑥影像文件。记录动态影像的文件。

⑦声音文件。记录声音的文件。

⑧多媒体文件。运用多媒体技术形成的需要借助多种媒体体现反映出来的文件。

（2）电子文件的收集

电子文件的收集工作比纸质文件的收集更为复杂和艰巨。电子文件不如纸质文件直观，不及时收集，容易散失毁坏，而且易更改。所以各单位要从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，实施全过程管理，确保电子文件的完整真实、安全、原始有效。

①健全制度，明确责任。各单位应建立健全电子文件归档管理制度，明确归档范围，落实电子文件归档责任，明确收集要求。电子文件的形成、承办、运转和整理应由文件形成和承办部门负责。电子文件归档管理的监督指导及保管利用由档案部门负责。

②加强全程管理，确保电子文件原始有效。从电子文件形成到归档，要不间断地对操作、传递交接处理过程进行管理，保证电子文件产生与处理各个环节符合规定程序，各类文件数据安全。可建立电子文件操作日志，自动记录访问人员、时间、项目、内容等，为电子文件的原始性提供数据支持。

③平时登记。电子文件的收集分散到日常工作中，随时做好登记工作，建立电子文件登记表。与纸质文件一样，也可分收文登记、发文登记和内部材料登记三个序列。电子文件登记表（表4-4-10）要按顺序登记序号、题名、电子文件名、文件类别代码、光（硬）盘号、形成日期、备注等。

表4-4-10　电子文件登记表

序号，一般是按年度分别整理，各个形成部门登记电子文件时一般一年一个流水号。题名，即此份文件的标题。电子文件名是该份文件电子版存储在光盘或硬盘上时给它起的名称。文件类别代码，标识电子文件的类别，如“Y”代表文本文件；“I”代表图像文件； “G”代表图形文件；“V”代表影像文件；“A”代表声音文件；“M”代表多媒体文件；“P”代表计算机程序；“D”代表数据文件。光（硬）盘号，就是电子文件所存储的光盘或磁盘编号，形成日期是电子文件的生成日期。

④继续做好纸质文件的收集归档。电子文件在我国还未取得法律效力，起凭证作用时，还要依靠纸质文件。所保存的电子文件必须制成纸质版本同时归档，即实行电子文件双套制管理。

2.电子文件整理

电子文件整理同纸质文件整理原则基本相同，都是将归档文件按一定顺序组成保管单位，便于管理和利用的过程。但是电子文件有多种归档方式，因而整理方式与纸质文件不可能完全一致。电子文件的整理工作主要有以下三个方面：

（1）分类、排序和编号

分类、排序是将存储载体传递零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一致有序状态。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行系统的管理，就要进行科学的分类、排序。具体可参考纸质文件归档整理规则，按年度、保管期限、机构（或问题）分类，按时间顺序排列。电子文件的编号，就是给已分类排列的每份电子文件一个固定的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的排列有序的整体。

（2）建立数据库

建立电子文件数据库可以快速便捷地检索和利用文件，数据库至少应建立目录数据库和文献数据库。目录数据库储存各类电子文件登记表和电子文件检索目录。文献数据库储存具体的收文（通过扫描进入数据库）、发文和内部文件材料。

建立数据库，关键是安装与电子文件分类方案相一致的文书档案管理系统软件，利用这一软件，将每份电子文件的责任者、文号、题名、页数、日期、保存期限、密级录入计算机（也就是电子文件登记），并转入文件全文，计算机便可区分不同的责任者，按时间顺序对数据库内的文件进行排序，给出顺序号，该顺序号即为文件的件号。

在电子文件登记基础上建立检索目录，检索目录是对电子文件进行快速访问的有效工具。由于计算机具有一次输入，多次自动生成输出的功能，可根据需要编制件号检索目录、责任者检索目录、文号检索目录、题名检索目录等检索工具，以满足多角度、全方位快速检索的需要。

3.电子文件保管

电子文件同纸质档案相比较，其物质形式发生了很大的变化，因而电子文件保管内容和要求也相应地发生变化。电子文件的载体，尤其是磁性载体，极易受到保存环境的影响，造成信息的丢失或读出错误的现象；同时电子文件信息在传输、归档、处理利用时均有可能受到形形色色的被动或主动的破坏。因此，电子文件的保管工作极其重要，应从以下几方面着手：

（1）从载体形成材料的源头抓起

鉴于磁性介质的不稳定性，电子文件的载体最好采用只读或一次写式光盘，尽量不用磁性软盘作介质。

（2）要定期对电子载体及内容进行可读性检测和维护

对电子文件要定期进行保养和维护，并将保养和维护情况记录下来，建立检测卡、保养卡，以备查考。保养和维护措施包括保持磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，对磁带定期进行倒带，定期复制电子文件。对电子文件应每5 年或更短时间（2 年、3 年）进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。在注重延长存储介质寿命的同时，重视软硬件平台的变化，及时对其进行转换。

（3）电子文件库房管理

电子文件的保管应具备以下环境：环境温度保持在 17℃～20℃之间，相对湿度保持在 35%～45%之间。远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。对光盘不得擦洗、刻划、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直射。

（4）防止病毒及智能型破坏

在计算机支持下的信息网络和光盘技术都面临着病毒等智能型犯罪，这种犯罪打破了时空地域的界限，给电子文件的正常归档、传输和运行带来了很大的危害。电子文件库房应配置防病毒卡，电子文件管理系统应设置密码，进行信息互锁控制，杜绝非法人员进入系统。

4.电子文件利用

电子文件相较于传统的档案而言，可以通过复制、传输等手段利用，打破了传统纸质档案一定时间、空间利用上的垄断，并且可以重复利用，也更方便利用者进行摘录、加工，实现了利用方式的多样化，因此可利用的程度大大提高。

为了方便查阅利用，同时保证电子文件档案的安全，必须建立电子文件数据库和电子文件管理系统，同时要建立严格的文件利用制度。

（1）建立多套备份制度。电子文件应制作三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存。对外提供利用的电子文件应为只读性文件。

（2）对需要控制使用的电子文件应该运用计算机的限读、反删改、反复制等功能，保护好电子档案，防止泄密。

（3）应该尽可能地借助计算机网络提供档案信息，供利用者使用。但同时要充分利用用户身份验证、访问控制、数据完整性加密、审查等技术以保证传输过程中的电子档案的安全。

（4）采取相应的有效措施，保证提供利用时光盘不受损坏。

【范例】

档案管理制度

第一条 为了更好地加强单位档案管理工作，依据《中华人民共和国档案法》，结合单位实际情况，特制订本制度。

第二条 档案工作的基本原则：集中管理与分散管理相结合。以集中管理为主，即单位文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。单位各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。

第三条 单位办公室设立专门的档案工作，接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理单位的文书、科技（部分）档案，其任务是：

1.搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案。

2.积极开展档案的提供、利用工作。

3.进行档案鉴定。

4.进行档案统计。

5.保管部分科技档案。

6.认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

第四条 归档的文书包括：

1.单位与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。

2.单位会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全单位的规章制度）。

3.单位制订的计划、统计、预决算、工作总结。

4.单位主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。

5.国际交流和对外合作来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。

6.单位各部门的发文。

7.其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。

8.外单位直接发送给单位各部门的抄送信件。

第五条 归档要求。

1.归档的文件材料，应按照“自然形成、保持历史联系”的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。

2.在一卷内要按材料或文件形成的时间，系统地排列。

3.案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（30 年）、短期（10 年）三种。

4.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。(www.xing528.com)

5.全部案卷组成后，要对案卷统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

第六条 文件归档。

文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿必须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。

文件结案移送归档时，根据如下原则点收：

1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2.文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。

3.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室。

4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

第七条 文件整理。

点收文件后，应依下列方式整理：

1.中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。

3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

第八条 档案分类。

1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

2.档案分类应力求切合实用。如果因案卷较多、三级分类不够应用时，必须在第三级之后增设第四级“细类”。

3.同一“小类”（或细类）的案卷以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个或两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。

4.每一档案夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“次”编号为原则。

5.档号的表示方式如下： A1A2-B1B2C1C2D1-E1E2。

其中A1A2 为经办部门代号，B1B2 为大类号，C1C2 为小类号，D1为档案卷次，E1E2 为档案目次。

第九条 档案名称及编号。

1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

2.各级分类、卷次及目次的编号，均以阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。

3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

4.档案分类各级编号内应预留若干空当，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第十条 档案编号。

1.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。

2.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

3.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

4.档号应自左向右编列。右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

第十一条 档案整理。

1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用见出纸注明目次号码，以便翻阅。

2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第十二条 保存期限。

文件保存期限除政府有关法令或本单位其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.永久保存

（1）单位章程。

（2）组织规程及办事细则。

（3）单位领导办公会议记录。

（4）财务报表。

（5）政府机关核准文件。

（6）不动产所有权及其他债权凭证。

（7）工程设计图。

（9）其他经核定须永久保存的文书。

2.保存30 年

（1）预算、决算书类。

（2）会计凭证。

（3）单位计划资料。

（4）其他经核定须保存30 年的文书。

3.保存10 年

（1）期满或解除之合约。

（2）其他经核定必须保存10 年的文书。

4.其他各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

第十三条 档卷清理。

1.档案管理人员应随时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐蚀。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。销毁前应造册呈单位负责人核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。

2.对于保管期限届满的文件，应当进行档案价值鉴定，视情况决定继续保存，或者进行销毁。

第十四条 调卷程序。

1.各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“档案借出登记表”（表4-4-5），经该部门主管核准后向管档人员调阅。

2.档案管理人员接到“档案借出登记表”，经核查后，取出该项档案，并于“档案借出登记表”上填注借出日期，然后将档案交给调卷人员。“档案借出登记表”按归还日期先后整理，以备催还。

3.在档案室当场借阅者，免填“档案借出登记表”。

4.档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“档案借出登记表”由档案管理人员留存备查。

第十五条 调卷管理。

1.“档案借出登记表”以一单一案为原则，借阅时间以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

2.调卷人员对于所调档案，不得抽、换、增、损，如有拆开必要时，亦必须报明原因，请管档人员负责处理。

3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。

4.调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。

第十六条 档案的销毁

1.档案管理人员应当定期对超过保管期限的档案进行鉴定。对不具有继续保管价值的档案，按流程进行销毁处理。

2.销毁档案需经单位领导批准，如有必要，还应请示上级主管部门。

3.档案管理人员应当设立档案销毁清册（表4-4-1），如实记录销毁的档案情况，并一式两份，作为档案管理文件的一部分进行留存。

4.销毁准销的档案时，实行两人以上的档案监销制度。