档案的鉴定、保管和统计流程优化

（一）档案的鉴定

档案作为各项社会活动的历史记录，是重要的信息资源。随着社会的进步，经济的发展，档案的数量与日俱增。因此，档案的价值鉴定工作就成为保证档案质量，提高档案利用价值的重要保证。档案鉴定工作是档案部门按照一定的原则、方法、技能对档案进行鉴定，判定其价值，确定其保存期限，剔除失去保存价值的档案并进行销毁的工作。

1.档案价值鉴定工作程序

档案价值鉴定工作通常分为三个阶段进行。涉及单位内部的文书工作部门、档案部门以及各级各类档案馆。档案价值鉴定工作流程如图4-4-1 所示。

图4-4-1　档案价值鉴定工作流程

（1）文件归档鉴定

文件归档鉴定是各单位对处理完毕的文件所进行的划定归档范围的工作。归档鉴定所依据的原则是国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定。各个单位也可以根据国家的规定确定本单位的归档范围。这项工作通常由单位的文书人员或秘书人员承担。

（2）划定文件的保管期限

由于各种因素的影响，同属于一个归档范围的文件常具有不同的保管期限。因此，在确定归档范围之后还需要对文件划定具体的保管期限。这项工作也应由单位的文书人员或秘书人员承担。

（3）档案价值复审

除了永久保存的档案外，其他定期保存的文件在保管期满之后，需要对其价值进行复审，以确定是继续保存还是予以淘汰。档案价值复审主要采取以下两种形式：

①到期复审。到期复审是指对于短期或长期保管的档案，在保管期满后重新审查其是否确定丧失了保存价值。对保管期满的复审周期可以逐年进行，也可以若干年度进行一次，这项工作由档案室（馆）承担。

②移交复审。移交复审是指档案室向档案馆移交档案时，档案室人员和档案馆接收人员共同对所移交的档案的保管期限进行的审查工作。

（4）销毁无价值档案

对于经归档鉴定和价值复审确认为没有保存价值的档案，应按照规定的手续和方法予以销毁。这项工作通常由档案部门承担。

2.档案保存价值的鉴定

档案鉴定工作的着眼点是挑选和确定哪些档案需要保存以及需要保存的期限。因此，对档案进行鉴定确切地说是对档案的保存价值进行鉴定。鉴定档案的价值主要应从它们本身的内容、来源、时间、稿本、外形、名称以及完整性和有效性等方面进行分析，具体操作方法可以按照以下步骤进行：

（1）分析文件的内容

分析文件的内容是鉴定档案价值的基础。内容重要的文件价值就大，反之就小。对文件内容的分析，通常围绕着内容的重要性、时效性、独特性三个方面进行。

（2）分析文件的来源

不同来源的文件往往具有不同的价值，其保存价值也不会相同。一般来讲，本部门形成的重要文件以及党政领导机关、上级主管机关和著名人物形成的文件，保存价值较大；以单位名义形成的文件比以单位内部机构名义形成的文件的价值大。

（3）分析文件产生的时间

文件产生的时间不同，其保存价值也就有所区别。一般而言，文件产生的时间越早，保存的数量越少，就越珍贵，其保存期限也就应该越长。

（4）分析文件的名称、稿本、外形特征

文件的文种或名称在一定程度上反映了文件的价值，如命令、指示、条例、决定往往要比通知、往来信函等文件的保存价值高。不同的文件稿本，其保存价值也是不同的。通常情况下，文件的定稿要比草稿的保存价值大，文件的正本要比副本的保存价值大。文件的外形特征、文字、图案等具有艺术、科学、观赏价值，或者文件上有著名人物的签名、题词的笔迹等，这些文件的保存价值自然会相应增大。

（5）分析文件的完整性和有效性

文件的完整性是指档案全宗中文件的完整程度。通常情况下，全宗内文件比较完整，在分析、判定文件的价值时就要从严，反之则从宽，如企事业单位的年度总结和年度统计报表，一般要永久保存，但是，在年度总结和年度统计报表残缺不全的情况下，季度和月份的总结及统计报表就显示出了重要性，应当适当延长其保管期限。文件的有效性是指文件在一定时间内具有法律和行政效力。如合同一般在特定的时间和条件下具有效力，一旦超出了特定的时限，其有效性就会消失，合同的价值也就会降低，甚至失去保存价值。

3.档案销毁工作

按照规定，档案管理机关应定期对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作结束后，鉴定机构还应提出工作报告，对确无保存价值的档案登记入册，经机关领导批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁准销的档案时，实行两人以上的档案监销制度。

按照有关规定，机关档案室和档案馆销毁档案前要分别报请有关领导和主管领导机关审查批准，而且如果要销毁 1949 年以前的档案还必须同时报国家档案局批准。为了便于有关机关审查批准和日后查考档案销毁情况，必须编制“档案销毁清册”（表4-4-1）。档案销毁清册封面的内容一般有：全宗号、全宗名称、立档单位名称、编制档案销毁清册单位名称、编制时间等项目。档案销毁清册内页的内容一般由序号、案卷或文件题名、年代、目录号、卷号或文号、卷内文件数量、原保管期限、销毁原因、备注等项目组成。

表4-4-1　档案销毁清册（内页）

档案销毁清册一般以全宗为单位进行编制，每一清册至少应一式两份，一份留在档案馆（室），一份送有关领导审查批准，如果还要报档案行政机关备案，则需一式三份。

（二）档案保管工作

1.保管工作的任务

档案的载体在保存过程中因各种因素可能受到损害。从自然因素来看，档案载体会发生自毁，保管环境会给档案带来一定的损害。从人为因素来看，有各种故意损害和无意损害，这些都给档案保管工作造成了许多麻烦。为维护档案的完整与安全，档案保管工作必须做好以下三项工作：

（1）防止档案的损坏

“以防为主，防治结合”，这是保管和保护档案的基本思想和原则。通过了解、认识并掌握档案损坏的原因和规律，研究并采用各种有效措施，做好日常保管和保护档案的工作，最大限度地消除各种不利因素的影响，把档案损害率降低，控制在最小范围内。

（2）延长档案寿命

为保证档案的长期利用，必须采取积极的措施，从根本上改善档案的存储条件，研究并提高档案的修复技术，延长档案的寿命。采取修复技术时要充分注意档案制成材料的现状及其耐久性，以适应档案长期保存的需要。

（3）维护档案的安全

维护档案的安全包括档案实体的物质安全和机密内容的政治安全两个方面。要积极采取切实有效的防范措施，这是档案管理工作的原则和指导思想。

2.档案保管的物质条件

档案的保管必须借助一定的物质条件才能进行，物质条件的好坏在一定程度上决定着档案保管质量的高低。档案保管所要具备的物质条件主要包括以下几种：

（1）档案装具

档案装具是指用于存放档案的档案箱、档案柜、档案架等。档案装具首先要坚固耐用、存取方便、密封性能好，并且要求防水、防火。因此，最好由金属材料构成。一般来说，封闭式装具比敞开式装具更有利于对档案的保护；金属的装具比木质的更坚固，并有利于防火。

（2）档案包装材料

目前我国用于包装档案的材料主要有卷皮、档案盒、包装纸三种。

卷皮是包装档案的基本材料，它既可以保护档案材料不受磨损，同时又是案卷的封面。档案的案卷封面有硬卷皮和软卷皮两种：硬卷皮一般采用250 克牛皮纸制作，尺寸规格采用300mm×220mm或280mm× 210mm，封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm 宽的折叠纸舌，卷脊可根据需要分别设10mm、15mm、20mm 三种厚度，用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm 宽的装订纸舌；软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm（供A4 型纸用）或 260mm×185mm （供16 开型纸用）的规格，使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。

卷盒外形尺寸采用 300mm×220mm，其高度可根据需要设置成30mm、40mm、 50mm 等不同的规格。盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒。

档案盒封面应标明全宗名称，外形尺寸采用 310mm×220mm，盒脊厚度可以根据需要设置为 20mm、30mm、40mm 等不同的规格。

（3）技术设备

档案保管所需的技术设备是指空调设备、去湿器、加湿器、报警器、灭火器、电脑、复印机、装订机等具有“固定资产”性质的机械、仪器、仪表等。

（4）消耗品

档案保管过程中使用到的消耗品主要是指干燥机、防虫剂等各种易耗低值的管理性办公用品。

3.档案库房管理(www.xing528.com)

（1）档案库房管理基本要求

档案库房建筑是档案保管最基本的物质条件，是档案保管中长期起作用的因素，其质量直接影响档案保管中各项设备的采用与效果。为此，国家档案局制定了《档案馆建筑设计规范》，作为档案管理机构建设档案库房的标准。如果确实因为资金等方面的限制无法达到标准，在档案库房的使用过程中也要达到以下几个方面的要求：

①专用，即库房要独立，不能和办公室合用，也不能存放其他物品。

②坚固，即库房应该是正规的建筑物，确保其安全性。

③要远离水源、火源、污染源等。

（2）库房温湿度的控制

档案库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素，环境因素的影响对档案“寿命”的长短起着决定性的作用。

①温湿度的要求。研究表明档案保管最适宜的库房温度在14℃～20℃。对于照片、影片、录音、录像等胶片、胶带档案的保护，则要求低温，一般在10℃以下。温度忽高忽低，不仅会使档案制成材料频繁胀缩，而且空气中水汽极易在档案上凝结，增加其含水量，在 150℃高温下档案会迅速遭到损坏，最适宜档案保存的湿度在50%～60%之间。

②温湿度的控制要求。针对不同的库房条件，控制和调节温湿度的方法主要有两种：一是库房密闭。对档案库房进行严格密闭，能够较好地隔绝库房内外温湿度的相互交流，加之在库房内安装空调或恒温、恒湿设备，可以将库房的温湿度人为地控制在适宜的指标范围内；二是机械或自然的调控。有些难以做到密闭库房又无力承担配置空调或恒温、恒湿设备的档案室（馆），可以采取如下一些机械的或自然的措施对库房的温湿度进行人工调节，如给档案库房的门窗加密封条，可减少库房内外温湿度的相互交流，并有防尘作用。使用增温、增湿或降温、降湿等机械设备进行调控，改变不适宜的温湿度。

【知识链接】档案库房管理的“八防”举措

档案保管中的“八防”通常是指防水、防火、防潮、防霉、防虫、防光、防尘和防盗，它们是库房管理工作中保证档案实体安全的重要内容。

①防火。建立档案库房防火制度，档案库房附近严禁存放易燃、易爆物品，库房内严禁吸烟，并应备有灭火器。经常进行检查更换。

②防潮。库房内备有温湿度计，经常检查记录，并根据室内温湿度不同情况，采取适当开窗通风、抛面喷洒水，放置干燥剂等办法调剂，使库房内的温湿度计记录符合规定标准。

③防尘。搞好室内外环境卫生，经常保持清洁，档案库房配备有关防尘、防沙设备，如窗帘、吸尘器等，对案卷及所有库内设备墙壁、地面定期、不定期地进行吸尘，使档案库房符合卫生规定标准。

④防鼠。首先着眼于堵塞鼠害漏洞，经常查看是否有鼠迹，定期放置灭鼠药。

⑤防盗。库房门窗用铁皮和钢筋焊接加固，门安装三保险锁和报警器，节假日加封条。

⑥防光。库房的窗户装挂遮光窗帘，使档案柜不直接被阳光照射。

⑦防虫。除搞好库房内外卫生、控制调节好温度外，首先档案入库前要进行检查和杀虫处理，档案库内放置防虫剂，经常查看是否失效，另外严禁存放滋生虫害的物品（如食物等）。

⑧防水。雨季来临前注意查看房顶，发现问题及时处理；在取暖期要注意暖气管道破裂、喷水，经常检查，发现迹象及时采取措施，把问题消灭在萌芽状态，确保案卷质量安全，以免遭到损坏。

（三）档案统计工作

档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。档案统计工作实际上分为登记和统计两个环节。档案登记是对档案及档案工作中表现出的客观数据的记录，档案统计是在登记的基础上对档案现象的一种定量描述和分析，以认识和把握事物的总体状态。档案登记是档案统计的基础，档案统计是档案登记的最终目的，两者的关系密不可分。

1.档案室的登记和统计工作

（1）档案数量状况登记

档案数量状况登记包括归档文件目录和总登记簿两种。

①归档文件目录。归档文件目录是依据分类方案和室编件号顺序编制的目录，是文书处理部门和档案室为掌握归档文件数量而编制的登记簿，一般由归档文件移交部门负责编制，其登记项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。

②总登记簿。总登记簿是用来登记档案室档案的收入、移出和实存数量的登记簿，用以控制档案室全部档案总量及变化情况（表4-4-2）。

表4-4-2　总登记簿

（2）档案工作状况登记

档案工作状况登记主要包括档案的出入库、利用、借出、复制、摘抄记录等。

档案的出入库登记如表4-4-3 所示，包括出入库的时间、档号、用途、经手人等基本信息。

表4-4-3　档案出入库登记簿

档案的利用登记（表4-4-4）包括利用者的基本信息（姓名、职务、单位）和档案的基本信息（档号、数量）以及经手人。

表4-4-4　档案利用登记簿

档案借出登记（表4-4-5）包括借出时间、借阅单位、利用目的，案卷基本信息、归还信息等内容。

表4-4-5　档案借出登记簿

档案复制、摘抄登记（表4-4-6）包括利用者身份，用途，档案的信息，审批信息等内容。

表4-4-6　档案复制、摘抄登记簿

2.档案馆的登记和统计工作

根据《档案馆工作通则》的规定，档案馆应对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、利用等情况进行登记和统计，并向同级或上一级档案管理机关报送。

（1）收进登记簿

收进登记簿是用来对档案馆收进的档案进行最初登记的文件，是为了了解档案馆每年接收档案全宗和案卷数量情况时使用的（表4-4-7）。

表4-4-7　收进登记簿

（2）全宗名册

全宗名册是用来统计档案馆保存的全宗数量，并固定全宗顺序号的登记册（表4-4-8）。

表4-4-8　全宗名册

（3）全宗单

全宗单是以全宗为单位分别登记的文件，具体反映每个全宗档案的全面情况，是统计全宗情况最基本的原始资料（表4-4-9）。

表4-4-9　全宗单