档案收集与整理工作中的账外与双重文件管理

（一）档案的收集

1.档案收集工作的内容

档案收集工作的内容可以概括为两个方面，即档案的接收、征集。

档案的接收是指档案室（馆）按照国家规定收存档案的过程，它是整个档案收集工作的中心内容，是档案保管部门取得和积累档案的主要渠道。

档案的征集是档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他文献的活动，它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。

档案收集工作主要由档案室（馆）完成。

2.档案室的收集工作

档案室的收集是指机关、团体、企事业单位的档案室对本单位或本部门需要保存的档案的接收，以及对那些未及时归档的档案的补充收集工作。

（1）接收归档

归档是对办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。在归档工作中，档案交由档案室保存的占绝大部分。有些大学、企业建有档案馆，则直接交由本单位档案馆保存，这其实也是一种归档。归档在我国是一项制度，该制度简称归档制度。

（2）平时收集

那些未及时归档的档案的补充收集工作，一般被称为平时收集。平时收集是档案室在归档制度以外，在平时对那些因执行归档制度不严或归档制度本身不健全而遗漏的零散文件的一种收集方式，其目的是补充归档制度的不足。

3.档案室收集的范围

行政、事业和企业单位的档案室接收档案的范围主要有三个方面：

（1）本单位各种门类和载体的档案

单位工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案，是档案室收集的主要部分。具体的接收范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8 号令）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10 号令）等规章标准执行。

（2）与本单位业务工作有关的资料

与本单位业务工作有关的资料，也是档案室收集的重点。只有将这些资料收集齐全，才会给将来的档案和其他工作带来方便。这些资料包括四个方面：一是公开出版或内部发行的各种政策、法令性文件汇编等方面的图书；二是具有本地区特色的地方小报、刊物等方面的报刊；三是不需归档但可短期参考利用、外单位寄发的各种简报、通讯等方面的文件；四是年鉴、年表、组织沿革、全宗指南等检索工具。

（3）代管与本单位有关的撤销或合并机关的档案

如果那些被撤销或合并的、与本单位有关的机关，没有及时将档案整理移交档案馆，应按以下方法处理：撤销的机构应将其档案规范整理后暂由主要职能归属机关代管。代管机关应对这部分档案单列全宗保存，不得与本机关的档案混合，并负责今后的保管、移交事宜。两个或两个以上单位合并为一个单位的，其档案移交给合并后的单位单列全宗管理。

4.加强平时收集工作

平时收集主要是对以下四种文件的收集：

（1）零散文件的收集

零散文件的形成原因主要有两个方面，一是归档制度未建立或建立归档制度后未严格执行，以至于档案分散保存在内部组织机构、领导人、业务人员手中；二是发生火灾、水灾等某种特殊情况，使档案遭到破坏，以至于支离破碎。

针对零散文件，应建立健全归档制度，做好档案的安全保管；同时想方设法去补救受损文件，将损失降到最低程度。

（2）“账外”文件的收集

“账外”文件是指未经文书部门登记，在收、发文登记簿上无“账”可查的文件。“账外”文件主要有四类：一是本单位召开的各种会议文件材料，如会议议程、发言稿、记录、纪要等；二是本单位领导和有关工作人员外出开会带回来的文件材料；三是外单位直接寄发给领导人“亲启”的文件或直接寄给部门和有关人员的文件材料；四是本单位内部的各种规章制度、办法和统计数据等。

针对“账外”文件，档案工作人员应加强与相关人员的联系，在最短时间内发现这些文件，并提前集中到相关的档案保管机构。

（3）专业和特殊载体文件的收集

专业文件是指那些专业性比较强的业务文件，比如会计、人事文件。特殊载体文件又称新型载体文件，主要指在纸张之后发明的诸如磁带、胶片、光盘等载体文件。在重视文书、科技文件收集的同时，还要重视专业文件的收集；在重视纸张文件收集的同时，还要重视胶片、照片、声像、磁带、磁盘、光盘、电子等特殊载体文件的收集。

（4）“双重”档案的收集

“双重”档案是指在重要会议、重大活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件、实物等不同载体的历史记录。

“双重”文件收集应坚持“谁主办、谁收集”的原则。组织、承办重要会议、重大活动的单位必须明确专门机构，指定专人负责档案的收集、整理和移交工作，及时做好档案的收集，并按规范要求进行整理、归档，活动结束后按规定移交档案馆（室）统一保管，组织承办单位可保留档案的副本或复制件。

【知识链接】“双重”档案收集的范围

①党和国家领导人在本行政区域内的公务活动。

②国家元首、政府首脑、政党领袖、议会领导人等外国政要，国际组织及其负责人，外国对华友好团体和著名友好人士等在本行政区域内的重大活动。

③国内外有影响的组织、专家、学者、考察团来本地的重大活动。

④具有重大影响的国际性和在全国或全省具有重大影响的政治、经济、科技、文化、外事、宗教、体育等活动（会议）。

⑤在全国、全省产生重大影响的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等抢险救灾的处置活动。(www.xing528.com)

⑥各级党委、人大、政府、政协、纪委主要负责人的重要公务活动。

⑦重大庆典、纪念活动，重点工程开工、竣工仪式。

⑧其他具有重要影响的活动（事件）。

5.档案收集工作的质量控制

收集工作是保证档案质量的重要关口，档案完整、准确才能充分体现其凭证、查考价值。收集工作必须把好档案的质量关，做好文件形成、积累、整理、归档的监督、指导工作，特别要加强接收归档的质量验收工作。

（1）完整

凡反映本单位主要职能活动，具有保存价值的各种门类、各种载体的档案，均应收集齐全完整；与本单位业务工作有关的资料（如年鉴、刊物、文件汇编、成果汇编等）也应收集齐全。

（2）准确

准确就是要保证档案同其反映的对象一致，如实反映各项活动的客观面貌；同一活动形成的不同载体记录的内容应当一致。

（3）系统

系统就是整理时要维护文件材料之间的有机联系，不能割裂分散。具体包括：保管期限划分准确；分类、组卷、类（卷）内文件的排列科学；编号、编制的目录、装订符合国家的有关要求，所编制的检索工具应符合档案工作要求。文书、科技、会计、人事、音像、电子等门类文件整理，应分别符合《文书档案案卷格式》《归档文件整理规则》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等标准的要求。

（4）安全

档案的安全一是指档案实体安全，即档案制成材料耐久、可靠；二是指档案信息安全。收集时应认真检查档案的记录载体和记录方式是否耐久、可靠。

（二）档案的整理

文书档案的整理是按照一定的原则和方法对档案实体进行区分全宗、分类、组卷（件）、排列、编号、编目等，使之系统有序化的过程，整理的最终目的是便于保管和利用。文书档案整理工作是档案管理的一项核心内容，档案工作人员必须掌握整理技能，完成高质量的整理工作。

需要指出的是，本章所讲的文书档案整理是档案馆（室）对档案的整理，与归档文件整理既有区别又有联系，区别在于归档文件整理是各单位的文书处理部门或业务部门将办理完毕的文件经过整理向档案室归档的工作，而文书档案整理是指档案馆（室）对归档后的档案所进行的整理；两者的联系是当档案馆（室）接收和征集到一些完全没有经过整理的零散文件时所进行的全过程整理基本上与归档文件的整理工作相同，只是多了一个“区分全宗”的环节。

1.文书档案整理工作的内容

由于档案馆（室）收集到的档案整理状况不同。因此，整理工作的内容会有一些差异，主要有以下三种情况：

（1）系统排列和编目

这是档案馆（室）对接收到的整理比较规范的文书档案的整理工作，是根据整个档案馆（室）对档案存放和管理的要求，对档案进一步系统化的过程，如全宗和案卷的排列、案卷（文件）目录的某些加工等。

（2）局部调整

有两种情况可做局部调整：一种是对已经整理过的交由档案馆（室）保存的档案，经过管理实践或专门的质量检查，有些地方不太符合管理要求或不便于保管利用，需要进行一定的加工；另一种是随着时间的推移，档案文件本身以及档案整理体系有可能发生变化，也需要进行必要的调整。

（3）全过程整理

对档案馆（室）接收和征集到的一些完全没有经过整理的零散文件需要进行全过程的整理，包括区分全宗、全宗内档案的分类、组卷（件）、排列、编号、编目等，这种情况的整理和归档文件的整理基本相同，只是多了区分全宗这一项内容。

2.全过程整理的基本流程

本节所讲的文书档案整理是指对档案馆（室）接收或征集到的一些完全没有经过整理的零散文件的整理，也叫“全过程的整理”，其步骤和方法如下：

（1）区分全宗

对档案馆（室）接收或征集到的一些完全没有经过整理的零散文件整理的第一个步骤就是区分全宗。

全宗是一个国家机构、社会组织及个人形成的具有有机联系的档案整体，形成全宗的单位称为立档单位，一个立档单位形成的档案就是一个全宗。立档单位可以是国家机构、社会组织，也可以是个人。一般来说，具有法人资格的单位就是文档单位。

（2）全宗内档案的分类

区分全宗的工作完成后，就要对全宗内的档案进行分类。全宗内常用的档案分类法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法（事由分类法），还有两种或两种以上分类方法组合使用的复式分类法。

①年度分类法。年度分类法是按档案形成的自然年度或专业年度进行分类的方法。

②组织机构分类法。组织机构分类法是以立档单位内部所设置的组织机构为标准对档案进行分类，内部组织机构的名称就是类名。立档单位内部机构比较健全、稳定，且分工比较明确的单位可以采用这种分类方法。

③问题分类法。问题分类法是按照档案内容所涉及的问题（事由）进行分类的方法。一般内部分工比较简单或职能有交叉的，或内部机构之间文件已经混淆的立档单位可采用这种方法。

复式分类法是两种或两种以上分类方法的结合使用，档案实际整理过程中主要使用复式分类方法。常见的集中复式分类法，在此前文书归档流程中已经做过介绍，不再赘述。

（3）组卷（件）、排列、编号、编目

按照国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的规定进行组卷（件）、排列、编号、编目（详见第三章第五节相关内容）。