文书归档的流程及重要文件分类法

2015 年10 月25 日，国家档案局发布了修订后的《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）并于 2016 年6 月1 日起实施。《归档文件整理规则》具体规定了归档文件整理的方法和要求，不管是纸质文件还是电子文件，其整理都要按照组件、分类、排列、编号、编目、装盒这几步进行，如图4-3-3 所示。

图4-3-3　文件整理归档流程

（一）组件

归档文件一般以每份文件为一件。总的原则是：正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

件内文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

（二）分类

立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、保管期限—年度—机构（问题）等方法进行三级分类。对于规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。本节主要介绍几种常用的三级分类法：

1.年度—机构—保管期限分类法

该分类法将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在机构下面按保管期限分类，这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。采用这种分类法在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常方便。同时，可将一个年度同一机构形成的文件，按保管期限不同依次排列在一起，更便于实体查阅，如表4-3-5 所示。

表4-3-5　年度—机构—保管期限分类法

2.保管期限—年度—机构分类法

该分类法先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类，这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。采用此种分类方法在库房管理时，不同保管期限分别排架，便于向档案馆移交档案，但每个保管期限应预留空架，以备以后各年档案陆续上架，否则需要每年倒架，如表4-3-6所示。

表4-3-6　保管期限—年度—机构分类法

3.年度—问题—保管期限分类法

该分类法先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类，这种分类方法多用于内部机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况，如表4-3-7 所示。

表4-3-7　年度—问题—保管期限分类法

各单位在选定分类方法后，应联系机关实际情况编制分类方案。分类方案是档案工作的基础，是档案规范化管理的起点。

【知识链接】 档案的保管期限

根据国家档案局第8 号令《机关文件材料归档范围和保管期限规定》要求，我国档案的保管期限分为永久和定期两种，定期中再实行标时制，分为 30 年和 10 年。

（1）永久保管的文书档案

①本机关制定的法规政策性文件材料。

②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。

③本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。

④本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

⑤本机关机构演变、人事任免等文件材料。

⑥本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

⑦上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。

⑧同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

（2）定期保管的文书档案

①本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。

②本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。

③本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。

④本机关一般性事务管理文件材料。

⑤本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

⑥上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。

⑦上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。

⑧同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

⑨下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

（三）排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。具体包括以下几个方面：

1.同一事由内的归档文件排列

同一事由内归档文件的排列方法是按文件形成时间的先后顺序，日期在前的文件在前，日期在后的文件在后。

2.不同事由间的归档文件排列

事由的形成时间即事由的办结时间，这种方法只要求将不同事由的文件按其办结时间的先后顺序排列。

3.会议文件、统计报表等成套性文件应集中排列

一次会议往往包括许多事由，表现出较强的联系性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索；统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也易于集中排列。

4.零散文件的排列

零散文件是指因故未及时整理归档的零散文件材料，排列时可排在同一年度、期限、机构（问题）的所有文件的最后或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，这种情况应在备考表中加以说明。

（四）编号

1.档号

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号的结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号。上、下位代码之间用“—”连接，同一级代码之间用“·”隔开，例如 Z109—WS·2011—Y—BGS—0001。档号编制要求如下：

（1）全宗号

档案馆给立档单位编制的代号，用四位数字或者字母与数字的结合标识。各立档单位可根据档案馆给定的号填写，新组建单位或尚未列入档案馆接收范围的单位，或虽列入档案馆接收范围，但未给全宗号的单位，可暂时空置。

（2）档案门类代码·年度(www.xing528.com)

档案门类代码由二位汉语拼音首字母“WS”（文书）标识；年度为文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2021”。

（3）保管期限

文书部门、业务部门或档案部门在整理归档文件时划定的保管期限，分别以代码“Y”（代表永久保存）“D30”（代表保存期限30 年）“D10”（代表保存期限10 年）标识。

（4）机构（问题）代码

机构（问题）代码采用三位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

（5）件号

单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用四位阿拉伯数字标识，不足四位的，前面用“0”补足，如“0018”。

2.归档章

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。归档章的格式及参考如图4-3-4 所示。

图4-3-4　归档章格式

（五）编目

归档文件应依据件号顺序编制归档文件目录（见表4-3-8）。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

表4-3-8　归档文件目录

归档文件目录的具体编写要求如下：

1.序号

填写归档文件顺序号（件号）。

2.档号

档号按照前述要求编制。

3.文号

文件的发文字号。填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不得省略。

4.责任者

文件的发文机关或署名者。填写责任者时一般应使用全称或规范简称，不能使用含义不明的简称。

5.题名

文件标题。对于双标题的文件，如果正题名能够反映文件内容，副题名一般无须抄录，并列题名即以其他语言文字书写的题名，需要与正题名一并抄录。

6.日期

用八位阿拉伯数字标明年月日，如20210201。有的文件上未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并编写。

7.密级

按文件实际标注填写，没有密级的，不用标识。

8.页数

每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。来文与复文，正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。

9.备注

用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4 幅面，页面宜横向设置。归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见图4-3-5）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

图4-3-5　归档文件目录封面

【范例】

文书立卷归档制度

第一条 各部门都要建立健全归档制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第二条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归档使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第三条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书立卷归档。

第四条 专（兼）职文书人员应及时将已归档的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第五条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室与档案员配合，行政部文书档案员负责组卷、编目。

第六条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第七条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第八条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第九条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷，其他文件的立卷按照有关规定执行。

第十条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第十一条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

第十二条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录（表4-3-1），并放在卷首，卷内目录填写的字迹要工整。

第十三条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，置于卷尾。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。

第十四条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第十五条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

（1）案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托底，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

（2）案卷各部分的排列格式：软卷封面（卷内文件目录）—文件—封底（含备考表），以案卷排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。