文书归档的范围和要求优化方案

（一）文书归档的范围

文书归档的范围概括来说，包括本单位在工作活动中形成和使用、反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件以及其他有关材料 （包括照片、图表、印模、录音带、录像带等）。

在文书整理归档范围的确定上必须做到准确，以避免归档文书的遗漏和不必要的重复。文书整理归档的重点应该以本单位直接产生的文书为主，着重保存记载和反映本单位主要职能的、具有重要和长远查考价值的文书。表4-3-3 和表4-3-4 分别展示了应当整理归档的文件和不应整理归档的文件类别。

表4-3-3　应整理归档的文件

（续表）

不具有查考利用价值的文件不需要归档，并于年底可按制度销毁。在所产生的文件中，不需要整理归档的文件材料如表4-3-4 所示。

表4-3-4　不需要整理归档的材料

（续表）

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（二）文书归档的质量要求

1.完整、齐全地整理归档文书材料

文书工作人员在进行文书材料的整理归档时应做到：保持文书材料的完整、齐全，没有缺页、漏页、破损、字迹模糊等现象的发生。在整理过程中，要将有关联、能反映同一事物的文件材料收集齐全。为保障整理归档的文书材料完整与齐全，对于残缺、损坏的文件材料需要进行修补，对字迹不清楚或易褪变的文字要给予复制等。

2.保持归档文件之间的有机联系

一个单位内部的各项活动之间、本单位与其他单位之间，必然存在着各种联系，这种活动或工作的联系就决定了文书形成过程中必然是相互联系的。因此，文书工作人员在整理文件时应保持文件之间的有机联系，以便于客观地反映出本机关单位的工作基本情况。

3.严格、准确地界定文书材料的保管期限

文书工作人员在文书的整理工作中，要根据国家档案局制定的《文书档案保管期限表》的规定，正确判断保管期限，并结合本单位的实际情况，将不同保管期限的文书分别整理，以方便今后档案的鉴定、留存与销毁。

4.归档文件所用材料要符合档案保护要求

整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。作为以纸质为物质载体、以书写材料为附着物、以文字表述为具体内容的文件，随着时间的推移与保护条件的变化会逐渐地老化，不利于档案资料的长久保存。为了充分发挥归档文件的价值，要求归档文件所用材料要符合档案保护的要求。

（三）归档手续

档案管理部门在接收归档案盒时应按照以上的要求对每一案盒进行检查验收。对符合质量标准的案盒文件，检查人员要在备考表上签字，以示负责；对不符合质量标准的案盒文件，要退回文书部门重新整理，达到标准后再予以接收。符合质量标准的案盒文件，档案部门应及时接收，交接双方根据移交目录清点核对案盒，并履行签字手续。