文书立卷的基本流程及灵活应用

文书立卷的基本流程包括五个环节，分别是编制类目、平时归卷、组合案卷、编目定卷和移交归档。在具体工作中，各单位的文书档案管理部门也可依据自身情况对这一流程进行细化或简化。

（一）编制案卷类目

案卷类目由类别和条款两部分组成，是文书处理部门根据本单位文书形成的规律，对可能产生和收到的文书，按立卷的要求和方法，预先编制的立卷方案。编制案卷类目是做好平时文书归卷工作的前提，也是文书立卷的重要基础。

1.类别

编制案卷类目，先要确定类别。确定类别的方法有两种：

（1）按文书内容所反映的问题分类

这种方法较适用于内部机构不太稳定、文书种类较多的单位。以企业为例，案卷类目一般可以设综合、生产、人事、财务、技术、供销等类别。按文书内容所反映的问题分类，应当注意类别之间的界限划分要清楚，不能出现相互交叉、相互包含的情况。

（2）按单位内部的工作部门分类

以工作部门的名称为类别名称，适用于内部机构比较稳定的单位，如党委机关的文书，可以按职能部门确定类别，分成综合类、组织类、宣传类、统战类、纪检类等。

一个单位内部案卷类别的确定只能按照统一的标准或方法进行，而且要与档案管理部门的案卷分类方法相一致。规模较大或文件数量较多的机关，在类之下，还可以设属类。

2.条款

类之下设条款。条款是预先拟制的一组文书的标题，有了这一条款，平时就可以将相关的文书归入其下。拟制条款应当运用立卷的特征，一般应反映出文书的作者、问题和名称，如《× ×公司2021 年销售计划、合同》。

类别和条目都要编号，构成类目代号，即所谓文书处理号。编号通常采用两层编号法，即先编类号再编类下的条款号，如第一类第二款可编为“1-2”，第二类第四款可编为“2-4”。

立卷类目的结构通常由类（可按问题或组织机构分类）、目（预拟案卷标题）和文书处理号（条款的顺序号）三部分构成。

编拟一个机关的立卷类目，可以参考上年机关案卷的情况，预计新的一年中可能形成的文件。由于每一类即是预计的一个案卷标题，所以它的拟制，一要符合立卷原则和要求，体现出该卷文件的立卷特征，最好写明卷内文件的作者、问题和文件名称及类型；二要注意一个类目内预计的文件查考价值应大体相同，使保管期限趋向一致；三是类目的粗细要适当，使将来归档的文件与一个案卷文件数量大体相等。

（二）平时归卷

平时归卷是指平时将已经处理完毕的文书，有计划地收集，并依据案卷类目准确归卷。这样做既有利于平时查阅文书，又可以及时发现文书收集中的问题，采取措施，加以解决。对具备立卷条件的文书，还可以提前立卷，以尽量减轻集中立卷时的工作压力。平时归卷的具体要求如下：

1.准备好文书归卷的容具，如卷夹、卷盒、文件柜等，将拟好的条款名称和编号填入标签，粘贴于卷夹、卷盒和文件柜的正面，竖放的卷夹、卷盒还要在卷脊处贴上标签，以便文书“对号入座”。

2.根据文书立卷归档的范围，做好平时收集工作，做到收集一份，归卷一份。

3.对已归卷的文书，要定期进行检查。发现归卷不准确的，要及时纠正；年初确定的案卷类和条款如与当年实际产生和收到的文书不相符合的，要及时调整、修改、补充。

4.对相关的工作已经全部结束并已收集齐全的文书，可以提前立卷。

（三）组合案卷

按事先制定好的归卷类目，将分类后的归档文件，按照一定的原则和要求组合成保管单位的过程称为组合案卷，简称为组卷。案卷的基本形式主要有卷、册、袋、盒等。

1.调整案卷

经过平时归卷和整理的文书，在正式立卷之前，还要进行案卷调整。调整的任务是检查同一条款内的文书是否已经收集齐全，是否有多余或重复的文书，文书之间是否保持了内在联系，文书组合是否体现了立卷的特征，保存价值是否一致，数量是否适当。

2.排列次序

案卷调整后，要根据文书之间的联系，确定卷内每份文书的先后次序。以保持文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。其方法有：

（1）时间排列法

指卷内文件一律按成文时间的先后次序排列，这种方法适用于严格按名称、作者和问题特征立卷的案卷。

（2）重要程度排列法

指按照卷内文件所反映问题的重要程度排列次序。其具体做法是：重要文书在前，次要文书在后；政策性文书在前，业务性文书在后；主件在前，附件在后；存本在前，定稿在后；转发件（包括发布、印发、批转件）在前，被转发件在后；结论性、决断性、判决性文书在前，依据性、证据性材料在后；上级单位、本单位的批复在前，下级的请示附后；下级单位、本单位的请示在前，上级的批复在后（但如涉及人事、机构设置等重要问题，则批复在前，请示在后）；不相隶属单位之间的函件往来，问函在前，复函在后。

（3）问题—时间排列法

指先将卷内文件按问题的重要程度分成若干组，每组再按成文时间的先后排列次序，这种方法适用于由若干个小问题构成的大问题，或由几个不同问题组成的案卷。

（4）地区—时间排列法

指先将卷内文件按地区分成若干组，每组再按成文时间的先后排列次序。这种方法适用于由涉及几个地区的文书组成的案卷。

（5）作者—时间排列法

指先将卷内文件按作者分成若干组，每组再按成文时间的先后排列次序。这种方法适用于由几个作者产生的文书组成的案卷。

（6）通讯者—时间排列法

指先将卷内文件按通讯者特征分成若干组，每组再按成文时间的先后排列次序，这种方法适用于与两个以上单位往来的文书组成的案卷。

（7）问题—作者—时间或作者—问题—时间排列法

指先将卷内文件按问题或作者特征分成几个大组，每个大组再按作者或问题特征分成若干小组，最后按成文时间的先后排列每个小组文件的次序，这种方法适用于由几个作者、涉及几个问题的文书组成的案卷。

3.拟写案卷标题

案卷标题是对卷内文书特征的概括，其作用是帮助档案利用者查找具体的文件，并为档案的整理编目、登记及编制档案检索工作提供依据。拟写案卷标题，要求内容概括、确切，文字精练、准确，结构统一、完整。

案卷标题的结构一般应当由作者、问题、名称三部分构成，如《××市× ×局关于物价管理的报告、请示、规定、通知》。运用地区特征的，要标明地区；运用时间特征的，应标明年度；运用通讯者特征的，应标明通讯者名称。作者、问题、名称较多时，可以适当概括或用“等”字省略。

案卷标题拟好后，另纸书写，同案卷别在一起，待案卷装订后正式填写在案卷封面上。

（四）编目定卷

在对案卷组合好以后，下一步的工作是为编排页码、填写目录。编目主要是编卷内文件编号、填写卷内文件目录、填写备考表和封皮。编目定卷工作必须执行国家标准《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）。

1.编写卷内文件页号

页号是卷内文件材料所在之页的编号。卷内文件在系统排列以后，应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定其排列顺序，这样便于统计和保护文件。编号时应在文件材料每一页有文字和图表的正面右上角、背面左上角，编写一个统一顺序的页号，空白页不编号，不应有空号。

2.填写卷内目录(www.xing528.com)

凡永久和长期保存的案卷都要填写卷内目录（表4-3-1），以便于查阅和统计。短期保存的案卷，视其重要程度而定。卷内目录的项目包括：

表4-3-1　卷内文件目录

（1）顺序号

又称件号，即卷内每份文书所排列的序号。

（2）文号

指发文机关的发文字号。

（3）责任者

指发文机关。领导人署名的文书，如领导人的批示、信函等，填写领导人的姓名。

（4）题名

指文书标题，应照实抄录。如无标题或标题不能说明内容的文书，可由立卷人员自拟标题，外加方括号“〔〕”，以示区别。

（5）日期

指文书的成文日期。用阿拉伯数字填写，可省略“年”“月”“日”。时间以8 位数字表示，其中前4 位表示年，中间2 位表示月，后2 位表示日，如“20200515”表示文件形成时间为2020 年5 月15 日。

（6）页号

指卷内每份文书所在之页。

（7）备注

留待对卷内文书变化时做说明之用。

3.填写备考表

卷内备考表是记录案卷构成、变化情况的以备查考的简表，是案卷必不可少的重要组成部分。备考表放在全卷文件的最后。内容包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。本卷情况说明应填写卷内文书的缺损、修改、补充、移出、销毁等有关情况，备考表由立卷人填写，注明填写日期并签字。

4.填写案卷封面和卷脊

文书档案案卷封面格式如图4-3-1 所示，主要包括如下项目：

（1）全宗名称

指立档单位名称，应写全称或规范化简称，不得将本单位的名称简称为“本部”“本委”。

（2）类目名称

指全宗内分类方案的第一级类目名称。

（3）案卷题名

指案卷标题。

（4）时间

指卷内文书所属的起止年月。

（5）保管期限

填写该卷档案划定的保管期限。

（6）卷内文件总件、页数

装订的案卷填总页数，不装订的案卷填总件数。

（7）归档号

指文书立卷部门向档案管理部门归档移交时所编的案卷顺序号，又称文书处理号。

（8）档号

档号由全宗号（档案馆指定给立档单位的编号）、目录号（全宗内案卷所属目录的编号）、案卷号（目录内案卷的顺序编号）组成，由档案部门填写。

图4-3-1　案卷封面格式

卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号。案卷封面和脊背的填写，一律要用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹要工整。

（五）移交归档

1.编制案卷目录

文书档案经过分类、立卷并进行了系统的排列后，应当将案卷逐卷登记到案卷目录上（表4-3-2）。它是案卷的登记簿，也是向档案部门移交的目录和依据。案卷目录的项目包括：案卷号、文书处理号、案卷名称（标题）、卷内文件起止日期、卷内文件件数、卷内张数、保管期限、库橱（格）号等。编制目录应一式三份，一份自留，两份交档案室，其中库橱（格）号由档案室填写。

表4-3-2　案卷目录

案卷目录登记完毕以后，应加上封面，封面应写明机关及组织机构名称、案卷所属年度、保管期限、编制目录日期并加盖公章。封底应附“备考表”，写明案卷总数、案卷目录编制情况、移交及接收签名、交接日期等。案卷目录封面及备考表样式，如图4-3-2 所示。

图4-3-2　案卷目录封面及案卷目录备考表样式

2.归档移交

归档就是梳理好的案卷移交给档案部门集中保存。按照国家有关规定，归档案卷必须有完整的移交目录，档案室在接收档案时根据移交目录检查案卷，检查完毕确认无误后方可在移交目录上签字，双方各持一份。