（一）文书立卷的要求
1.保持文书之间的历史联系
每个社会组织在其公务活动中产生的文件，不是孤立的，它是这一社会组织本身工作活动历史的记录。文件与文件之间的自然联系，反映了特定的社会组织工作活动内在的历史联系，同时也体现了特定的社会组织之间的工作联系。只有把一个社会组织在一段时期内产生的全部文件和收到的全部文件收集齐全，在此基础上，根据文件自然形成的规律和文件之间的联系进行立卷，才能全面真实地反映这一社会组织工作活动的历史面貌以及它与其他社会组织的历史联系，才能为今后的查考、研究和利用提供完整、系统的历史凭据和历史资料。
2.正确鉴定文书的价值和保管期限
每一份具体的文书，反映社会组织工作活动面貌的作用是不同的。作用不同，其价值也不同。因此，文书立卷要在收集齐全的基础上，先鉴定每份文书有无保存价值。对没有保存价值的文书，应予剔除。然后对具有保存价值的文书，区别其保存价值的大小，同时确定其保存期限。确定文书保存价值和保管期限的原则是：
（1）凡是反映本组织主要职能活动和基本历史面貌，并且需要长远利用的文书，应当确定为永久保存。
（2）凡是反映本组织主要职能活动和基本历史面貌，并且需要在相当长时期内查考利用的文书，应当确定为长期保存（16 年至50 年）。
（3）凡是反映本组织一般职能活动和历史面貌，需要在短时期内查考利用的文书，应当确定为短期保存（不超过15 年）。
3.便于保管和利用
便于保管和利用，既是文书立卷的目的，也是文书立卷的要求。为此，应当做到：
（1）采用适当的技术，按一定的要求，对立成的案卷进行加固，防止文书散落和直接磨损。
（2）编制详细的目录，以便于查找。
（3）限定卷内文书的数量，不至于太厚或太薄，一本案卷的厚薄一般不超过 200 张。卷内文书太少时，可与其他性质相似、特征相同的文书综合立卷。
以上文书立卷的三点要求，其中最根本的要求是保持文书的历史联系，当其他要求与此发生矛盾时，应当服从于这一根本要求。
（二）文书立卷的方法(www.xing528.com)
文书立卷的方法就是把需要立卷的文书，按照它们相互之间的某些共同特征组合成案卷，这些特征通常称为“立卷特征”。目前，经常采用的立卷方法主要有：按问题特征立卷、按作者特征立卷、按时间特征立卷、按文种特征立卷、按通讯者特征立卷、按地区特征立卷等。
1.按问题特征立卷
问题，即文件内容所反映的问题。按问题特征立卷，就是将反映同一问题、事件、人物、事物、工作性质的文件集中组合在一起形成案卷，不同内容的文件分别组卷。按问题特征立卷，这里所说的问题，可以是较为重大的、概括的问题，如经济工作问题、宣传工作问题、教育工作问题等；也可以是十分具体的问题，如物资采购问题、财政拨款问题、职称评审问题等。按问题特征立卷，可以是同一作者形成的关于同一问题的文件，也可以是不同作者形成的对同一问题的文件。按问题特征立卷既保持了文件之间的联系，反映出某一问题的全貌，又便于今后查找利用。
2.按作者特征立卷
作者，即制发文件的机关、部门或个人。按作者特征立卷，就是将同一作者的文件集中立成一个案卷。如果与本单位有工作或业务联系的单位很多，我们还可以按照行文关系进行再次划分，分为上级单位文件、下级单位文件和平行单位文件。按作者特征立卷，便于反映同一作者的活动，便于利用者了解文件的来源、行文关系和重要程度，也便于利用者查找。
3.按时间特征立卷
时间特征既指文件形成的时间，又指文件内容所针对的时间。按时间特征立卷，就是将同一时间（如同年、同季度、同月、上半年、下半年等）或者内容针对同一时间的文件集中组成一个案卷，如《2020年职工代表大会会议记录》等。按时间特征立卷，可以反映出一个单位在不同时期的工作内容和特点。一般情况下，文件的形成时间也就是文件针对的时间，两者是一致的。但在实际工作中，也有些工作是跨年度甚至多年的，这就需要认真辨别，区分立卷，如跨年度或多年的计划、总结等。
4.按文种特征立卷
文种特征，也就是文件的种类。按文种特征立卷，也就是将同一文种的文件归在一起集中立卷，如将一个单位一年内不同时期的各种计划组成一卷，将一个单位一年内形成的所有报告组成一卷。如果同一文种的文件不多，不能单独成卷，可以把文种和保存价值相近的文件合并立卷，如把一年内保存价值相同的决定和决议立为一卷，条例、办法、章程、制度等立为一卷。按文种特征立卷可以反映不同文件的性质和作用，反映单位的不同工作活动方式，也可以区别不同文件的不同价值。
5.按通讯者特征立卷
通讯者指因处理某一问题或几个问题而发生文件往来关系的双方单位或个人。通讯者特征是作者特征的另一种表现形式，按通讯者特征立卷，就是将本单位与某一单位之间，就某一问题或某些问题进行工作联系而形成的来往文件，集中立为一卷。这种立卷方法有利于反映商讨解决问题的全貌，便于查考利用。
6.按地区特征立卷
地区特征又称地理特征，指的是文件内容所涉及的地区。按地区特征立卷，也就是将内容涉及同一地区的文件集中立卷，包括同一市、县、区、乡、镇等。在通常情况下，按这种方法组卷的文件多是下级单位的来文、调查统计材料以及其他一些专门文件。本单位的发文或上级单位的来文，则很少采用这种立卷方法。按地区特征立卷，便于反映一个地区的工作情况，或对于一个地区问题的处理情况。
文书之间的联系是多方面的，具体立卷时，为了使案卷更加准确，常常以一个特征为主，结合其他若干特征，综合运用。在具体工作中，我们可以结合实际，灵活运用以上六种方法，也可以视情况综合运用其中几种方法，如《××机关2021 年度服务外包合同》，这一案卷在立卷时，以“服务外包”这一问题特征为主，结合运用了作者特征、时间特征和名称特征。
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