公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务等职能活动。公文管理贯穿于公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障。
（一）公文管理的原则
1.完善制度
《党政机关公文处理工作条例》规定：“各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。”可见，完善公文管理制度是确保公文严格管理和发挥效用的前提，是做好公文管理工作的基本原则。各级党政机关和企事业单位应当结合自身的具体情况，建立健全本机关公文管理制度，使公文管理工作真正实现制度化和规范化。
2.统一管理
《党政机关公文处理工作条例》指出：“党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。”统一管理成为公文管理的又一要求。对公文进行统一管理主要表现在收文发文归口管理、统一公文办理规章制度、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面。
3.安全保密
安全保密工作贯穿于公文管理工作各项具体事务的始终。在公文管理工作中，负责管理公文的部门或专人除应做好日常的安全保密外，还需符合以下两条原则：
（1）配备保密设施设备管理
《党政机关公文处理工作条例》指出，设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。对于一般的企事业单位而言，可视自身情况，设置专门的机要室和阅文室。
（2）依照公文密级管理
《党政机关公文处理工作条例》规定：“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。”
（二）公文管理的内容和要求
公文管理的具体内容包括印发传达、复制汇编翻印、撤销和废止、清退和销毁、移交、发文立户等几方面。
1.印发传达管理
公文的印发传达范围应严格按照发布层次和发文机关的要求执行。印发传达范围若有需要变更的，应当经发文机关批准。
2.复制汇编翻印管理
在公文管理中会经常遇到复制、汇编、翻印公文等情况。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
3.撤销和废止管理
公文在使用过程中会遇到撤销和废止的情形。公文的撤销和废止由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
4.清退和销毁管理
清退是指文秘部门按照有关规定和要求，定期或不定期地对办理完毕的公文特别是涉密公文，进行清点、核对、收缴，退归原发文机关或由其指定的单位。下级机关报送的涉密公文，一般不予退回，由上级机关销毁或暂存备查。有重大错误的公文一经发现即由主管机关立即全部收回，下级机关不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存。
销毁是指对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所进行的毁灭性的处理。不具备归档和保存价值的公文可以销毁。销毁公文时，应履行清点、登记手续（表4-2-9），经本机关、单位主管负责人批准后，送交专门的涉密载体销毁机构销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失，不漏销。机关自行销毁的，应严格执行国家有关保密规定和标准，确保涉密信息无法还原。禁止将待销公文当作废品出售。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
表4-2-9 销毁文书清单
5.移交管理
《党政机关公文处理工作条例》规定：“机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。”公文移交的范围不只是“红头文件”，而是应将个人使用和管理的涉密载体和各种公文资料全部清理并退还原工作单位。涉密人员离岗、离职对知悉的国家秘密仍然负有保密义务，除做好清退移交外，还要签订离岗保密承诺书，遵守脱密期管理规定。
6.发文立户管理
《党政机关公文处理工作条例》指出，新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。发文立户总的原则是：严格控制，以属地管理为主，按照机构隶属关系和干部管理权限决定。
【范例】
文书管理制度
第一章 总 则
第一条 为确保文书事务顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制订本制度。
第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文。报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表、参考书等一切业务用书与公文。
第三条 文书的收发、领取与寄送，原则上由单位办公室负责。
第二章 文书的收发
第四条 到达文书全部由文书主管部门接收，并进行登记（填写表4-2-5），按下列要点处置：
（1）一般文书予以启封，分送各部门。
（2）私人文书不必开启，直接送收信人。
（3）分送各部门的文书若有差错，必须立即退回办公室。
第三章 文书的处理
第五条 文书按机密程度可分为以下几类：(www.xing528.com)
（1）绝密文书。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。
（2）机密文书。指不宜向单位以外人员透露内容的文书。
（3）秘密文书。指次重要并且所涉及内容不能向单位内外无关人员透露的文书。
（4）普通文书。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。
（5）传阅文书。指在本单位内部传阅或传达的文书。
第六条 普通文书的处理原则如下：
（1）由部门主管以上级别的领导负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理（填写表4-2-7 ）。
（2）如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。
（3）各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能处置。
第七条 机密文书的处理原则如下：
（1）机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
（2）指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。
（3）到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代文件所指名者，不受本条规定的约束。
第八条 文书的阅览原则如下：
（1）某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。
（2）有必要在各部门传阅的文书，必须附上“文件传阅单”（表4-2-6），按传阅单规定栏目填写，并最终交还文书主管。
第九条 与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。
第四章 文书的制作
第十条 文书制作要领如下：
（1）文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确、规范。
（2）起草文书的理由包括起因、中间交涉过程，加以证明的必须做出交代，必要时还要附上相关资料与文件。
（3）必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。
（4）对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。
第十一条 文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。文书的草案必须予以保存。
第十二条 重要文书，必须经过公证，并且在正式文书形成前，掌握并附上具有价值的证据或证明文件。
第十三条 文书起草完成后，需将相关内容填写到发文记录单（表4-2-1）内，并请相应领导签发。
第十四条 领导签发后，需用印的文书，应当按下列要点进行：
（1）在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。
（2）如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章替代。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。
（3）以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。
第十五条 需要批量印制的文书，应当严格遵循公文印制规定，同时填写公文印制登记表（表4-2-3）。
第五章 文书的发送
第十六条 一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还须给文秘室以回复或回执。
（1）文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名，并且注明“快递”“邮寄”“面呈”或“转交”等字样。
（2）公司内部文书原则上不作封缄。
（3）面呈与转交文件，需请接收人在送文登记簿（表4-2-4）上签字。
第十七条 单位发出的文书，必须于发送前在发文登记簿（表4-2-2）上登记。
第六章 文书的整理与保存
第十八条 全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并做好登记，归档保存。
第十九条 全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
第二十条 保存期满以及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写废除理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。
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