收文办理指文书部门收进外单位发来的文件材料，在单位内部及时运转直到阅办完毕的全过程。收文办理程序，具体包括签收、拆封、登记、初审、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、查办、注办等。
（一）签收与拆封
签收是收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿上（表4-2-4）签字，以表示文书收到。1.签收
表4-2-4 送文登记簿
每个单位每天都会收到大量的函件，但并不是所有的函件都要履行签收手续。需要履行签收手续的收文主要有：机要交通送来的机要文件；邮局送来的挂号函件和电报；外机关和部门直接送来的文件材料；本单位领导和工作人员出差带回的文件材料等。
签收前，应认真检查、核对所收公文的件数是否与传递文书单或送文登记簿登记的件数相符，检查外包装有无破损、开封情况。检查无误后，再签字确认。
2.拆封
在拆封时，应注意文件是否在自己的职权范围，对于标明“×××亲启”或“保密”字样的收件，要经领导授权方可拆封。拆封时应小心操作，确保封内文件完好，同时要保留封皮，方便后期联系。
（二）登记与初审
1.登记
收文登记是在收文登记簿上记录文书的来源、密级、缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况，以保证收文的办理。
在日常工作中，无论是机关，还是企事业单位，大都采用簿册式的形式，对收文进行流水登记。收文登记簿（见表4-2-5）的项目包括：收文时间、来文单位、文号、文件题名、附件、份数、密级、承办单位、签收人、处理结果等。
表4-2-5 收文登记簿
如果一个单位事务较多，与外界的往来频繁，可以多设几个登记簿，按照来文单位的级别或者收文的业务性质进行分级、分类登记，在使用时便于查找。
在登记时，应认真负责，做到准确无误，不能漏项，对于所收文件的后续处理情况，应及时更新到登记簿中，方便了解工作进度。
2.初审
对收到的来文应进行初审，对不符合规定的来文，应当及时退回来文单位并说明理由。初审的重点有以下几方面：
（1）审查公文事项是否由本单位办理，如不是则及时联系发文单位并退回。
（2）审查文书是否符合行文规则，行文方向是否正确，行文方式是否符合要求；是不是必要的行文；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定等。
（3）如果来文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，要看发文单位是否与相关单位进行了协商、会签，避免引起矛盾，影响工作的正常进行。
（三）分发与传阅
1.分发
分发也称分办或分送，指在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导，有关部门和承办人员阅办。分发工作的要求如下：
（1）已有明确业务分工的文件，根据本单位的主管工作范围分送到有关的领导人和主管部门。
（2）来文单位答复本单位询问的文件，如收到的批复、复函或情况报告、报表等，要按本单位原发文的承办部门或主管人分送，原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就送哪个部门办理。
（3）对方针政策性的、事关全局的重要文件及文书人员确定不了承办部门的文件，应先送办公室负责人注明意见，然后再根据意见分发与处理。
（4）阅读范围明确的参阅性文件，可直接组织传阅。在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分送。
（5）分送文件要建立并执行登记交接制度。无论是分送给本单位领导人和各部门的文件，还是转发给外单位的文件，都要履行签收手续。
（6）要求退回归档的文件，要在文件上注明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失。
2.传阅
传阅是指有关人员在工作职责范围内传递阅读单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件。需要传阅的文件一般有两种情况：一是文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；二是来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门和人员了解。
在进行文件传阅时，应当满足如下要求：
（1）根据级别传递
传阅对象顺序应为先是单位的主要领导人，然后是主管的领导人（分管领导人），再是主管部门，最后是需要阅知的对象。
（2）把握文件去向
一般情况传阅文件应以文书人员为中心进行传递，看完一份就退回文书处理部门，再由文书人员往下传，不能脱离文书人员自行传阅，对文件的去向要实时控制。
（3）把握传阅时间
传阅文件有时间限制，要根据文件办理时限及时传阅，严格控制传阅时间。
（4）确保安全传阅
有条件的单位，应开辟专门的阅文室。文书人员和传阅者要注意保管好文件，无关人员不得随意接触。有密级的文件，严格遵照保密工作的规定，按不同的密级要求限定传阅范围。文件传阅完毕必须及时交还给文书部门保管，不得随意存放在个人手中。
（5）履行传阅手续
每份传阅文件都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单（表4-2-6），凡传阅人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。
表4-2-6 文件传阅单
（四）拟办
拟办是对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。拟办文书的工作步骤如下：
1.确定拟办范围
不是所有的收文都要写拟办意见，要区分需拟办和阅知的范围。一般需要拟办文件的范围包括四种情况：
（1）上级单位主送本单位并需要贯彻落实的文件。
（2）平级单位或不相隶属单位主送本单位需要答复的文件。
（3）一些重要的、保密性较强的资料以及所属部门、下级单位主送单位的情况报告和信函。
（4）本单位所属部门或下级单位主送本单位需要答复的文件。
2.研读来文
认真阅读文件，确定来文提出了什么问题，是否需要办理；确定哪位领导分管，哪个部门承办；明确来文密级和轻重缓急。(www.xing528.com)
3.写拟办意见
拟办意见写在文件处理单上，要签署拟办人姓名和日期，具体拟写内容要根据发文单位和事项的不同，区别处理。
（1）对上级单位主送本单位并需要贯彻落实的文件，根据文件的要求和需要落实的问题，提出拟请哪位领导批示，由哪个部门承办以及需送哪些领导和部门阅知的意见。
（2）对本单位所属部门及下级单位主送本单位需要答复的文件，根据文件所请示需要答复的问题和要求，提出由哪个部门承办和如何办理的拟办意见。
（3）对平行单位和不相隶属单位主送本单位需要答复的文件，根据文件提出需要办理的事项及商洽的问题，提出由哪位领导审批或由哪一部门承办及如何办理的拟办意见。
（五）批办
批办是指单位领导人对送批的文件最终如何处理所做的批示和要求。这是领导行使职权的过程，是收文处理中最重要的步骤，属于决策性的办文环节。批办工作的主要步骤如下：
1.确认批办人
批办通常由单位主要负责人对来文作出批示，可根据职权范围和工作需要确定批办人。批办人签署批办意见有以下几种情况：
（1）领导人按分管职权签署意见。
（2）主要领导人不在场可授权或委托副职签署意见。
（3）对于不重要的事务性文件可由办公室负责人签署意见。
2.仔细阅文
批办人在批办前既要看拟办意见，又要对原文进行阅读和思考。
3.签署意见
批办意见写在文件处理单的批办意见栏内，并签署批办人的姓名和日期。
批办应明确具体，表态明朗，指出办理原则，标明承办部门、人员、时限、牵头部门、会同部门等要求，注明请谁办理，请谁审阅、研究等。批办用语一般为肯定句式，词义要明确。
（六）承办
承办指单位有关部门或人员贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜或复文的过程。承办文书的程序如下：
1.明确时限
任何文书都具有时效性，承办要分清轻重缓急，务求时效。对于紧急文书，应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明；对需要承办而本身没有明确规定办理时限的文书，承办人员应根据其性质与重要程度及以往惯例确定办理的时限。对于限时完成的文书，必须在限定的时间范围内办理完毕，不能延误。
2.明确事项
认真阅读文件和批办意见，掌握文件内容、发文意图及领导的批示，落实措施，实施办理。明确主办和协办，协调配合，不相互推诿。对所有承办文件，都要有反馈和答复，即使不能办理的也要向交办部门说明。
3.签注结果
文书承办完毕之后，承办人员应清晰、工整地在文件处理单（表4-2-7）“处理结果”一栏内填写承办的经过与结果，并应填写承办人姓名与日期，以备日后查询。
表4-2-7 文件处理单
（七）催办、查办
1.催办
催办也称督办，即文书人员或有关部门按照办理时限和要求对需要承办的文书进行督促和检查的工作。文书催办的具体步骤如下：
（1）确定催办形式
催办分对内催办和对外催办两种。对内催办是对单位承办文件撰制的部门或人员进行检查和督促；对外催办指单位之间的催办，催促受文单位尽快答复发文单位提出的问题或询问的事项。催办的形式主要有当面催办（口头催办）、书面催办（信函催办）、电信催办（电话、传真以及电子邮件催办），应根据具体情况选择适宜的形式。
（2）督促检查
催办人员根据承办任务的轻重缓急，对文件办理进行督促检查。紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办，并随时或者定期向领导反馈办理情况。
（3）催办登记
无论采用何种催办形式，催办人员都应通过催办登记簿、催办单（表4-2-8）、电话记录及时登记催办时间、方式、联系人姓名及文件办理情况，以便掌握工作进展和催办工作的情况。
表4-2-8 催办单
2.查办
办公室按照单位领导人的批示或意见，通知、催促有关单位或部门检查其所承办文件的办理情况。查办主要是针对方针政策的贯彻落实情况的督促检查，查办的事项要经领导批准或授权，重点在于查证落实，具有一定的强制性和直接性。
（1）查办准备
阅读有关材料，弄清查办的问题，确定查办的事由，明确办理要求，根据具体情况选择核查文件落实的形式，提出办理后的反馈要求。
（2）查办办理
根据领导指示或需要对相关文件办理情况进行检查。
（3）查办公文反馈
将查办结果写成汇报材料，及时把查办的情况反馈给领导。
（4）查办登记
对查办的情况进行登记。
（八）注办
注办也称结办，指对文件承办的情况和结果，由经办人在文件处理单上做简要说明，便于公文的整理和日后查考。
注办一般包括以下内容：
1.一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员注明阅毕的日期。
2.需要办理复文的文件，办理后注明“已复文”，并注上复文的日期和文号。
3.口头或电话答复的文件，注明时间、地点、交谈或接电话的主要内容等，并由承办人签字。
4.不需复文的文件，注明“已阅”“已办”等字样。
注办内容可在文件处理单（表4-2-7）的“处理结果”一栏中注明。
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