文书拟制的步骤与要求

文书拟制是文书处理的初始阶段，也是文书管理环节的开始。文书拟制，除了要遵从第三篇公文写作中的格式、写作要求之外，还应当遵循必要的流程。一般而言，文书拟制包括文书的起草、审核、签发等程序。

图4-2-2　文书拟制的主要环节

（一）文书起草

起草又称拟稿、撰拟，即文件承办人员草拟文稿的过程，是文书处理的起始环节和中心环节。起草要领会写作意图，符合国家法律、法规、政策和其他规定，内容真实反映客观实际，提出的政策、方案、措施切实可行，格式符合规范，反映作者发布指令、交流信息、开展业务的愿望和要求。

文书的起草是机关或企事业单位的日常工作之一，有着特定的公务目的，包含拟稿准备、文书拟写和文书修改三个步骤。

1.拟稿准备

拟稿准备是在正式书写文稿之前必须要做的基础性的准备工作，一般而言，文书的起草根源于组织或领导的意图。因此准备的第一步即授受意图，领会领导想法，明白上级有关精神；拟稿准备的第二步，就是将领导意图、上级精神同本单位的具体实际相结合。因此，要全面掌握本单位实际情况，广泛深入地搜集写作素材，核实情况的真实性、数据的准确性、引用材料的可靠性，并注明材料出处。最后，根据写作意图和材料提炼观点，运用材料构思提纲，并选用正确的文体。

2.文书拟写

在充分的准备基础之上，构思好文书的写作提纲，拟出基本写作框架，运用合适的表述方式和表达方法，进行写作。文书开头部分的写作，可用目的式、根据式、概况式、提问式；主体部分的写作可用纵贯式（以时间先后为序）、并列式（以围绕中心观点展开并列的说明为序）、递进式（以逐步深入的逻辑推理为序）、交错式（即综合此前三种方式）；结尾方式可用定型式（如“特此通知”“妥否，请批示”）、总结式（决议、工作总结、领导讲话多用此种方式）和号召式 （常见于表能性公文）。需要注意的是，要规范运用语言，讲究公文的语法、逻辑、修辞和格式，做到准确、严密、规范、平实、顺畅，并正确使用词句、标点符号等。

3.文书修改

“文章不厌百回改”。文书修改贯穿整个写作过程的始终，文书的修改要着眼五个方面进行：一是立意方面，看文章是否准确反映领导意图，同现行政策法规有无冲突；二是材料方面，看其是否真实、典型、具有代表性；三是措施方面，看出台的举措是否切合实际，具有可行性；四是结构方面，看文书的结构是否紧凑、布局是否合理、条理是否清晰、重点是否突出；五是文字方面，看其逻辑、语法是否正确，语句是否通顺，用词、修辞是否合适，纠正内容重复、错字、错词和标点误用等。此外，还要看文体、格式、体式、语气等方面。

（二）文书审核

审核也称核稿，是对文书的内容、体式、文字等进行的全面核对检查。通常是由办公室负责或由具有工作经验、水平较高的秘书承担。文稿审核的内容主要包括以下几方面：

1.是否有必要发文

考虑行文的必要性和可能性，确实需要解决现实问题，又具备解决问题条件，才能发文。

2.同现行法规有无冲突

审核文稿内容与有关政策、法令以及上级的指示、决定等有无相互矛盾抵触，与本单位以往的发文有无前后不一致和自相矛盾。

3.要求、措施是否明确具体、切实可行

审核文稿内容的政策界限是否清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、烦琐之处，检查所提措施是否可行。

4.文字表达是否合规

审核文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确。

5.文件体式是否妥当

审核文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得是否妥当，主送机关和抄送机关是否符合规定。(www.xing528.com)

6.处理程序是否完备

审核文稿在处理程序上是否妥善完备，如发文的名义是否合适，是否需要交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级单位的批准。

（三）公文签发

签发是单位领导对文稿进行最后审定并签署意见的工作。签发是发文处理过程中最关键的程序，是领导行使职权的重要形式。

1.签发的类型

（1）依据职权的划分签发

指以单位名义发文，由单位负责人签发；以部门名义发文，由部门负责人签发，但当文件内容涉及重大问题时应送主管领导加签；领导有分工的按各自职权范围签发。重要内容须领导层集体研究通过，然后由主要领导人执笔签发。

（2）授权代签

如单位法定签发人外出期间，可根据授权或委托其他负责人签发，事后法定签发人阅知。代签发时应注明“×××代签”。

（3）会签

需要几个单位或部门联合发文，应由主办单位负责有关联署单位或部门的领导人会签。

首先是主办单位或部门签发，然后根据具体情况一一送相关单位或部门负责人签署意见。

2.签发要求

（1）认真审阅文稿

仔细阅读文稿，如发现问题需要做重大改动，应提出明确修改意见。待拟稿部门修改并重新誊清后再签发。

（2）写签发意见

在发文记录单（表4-2-1）的签发栏内写明意见，并签署姓名和具体日期。代行签发的要注明“代签”字样。签发意见必须明确，不能模棱两可，字迹要清楚、端正，如需要送请机关领导人审阅的，要写明“请某某领导同志审阅后发”。若审批人圈阅或签名，应当视为同意。受领导委托代行签发职责的，要注明“×××代签”。

表4-2-1　发文记录单

（3）联合发文要会签

几个机关或部门联合发文，一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签。

（4）先核后签

文稿必须坚持“先审核后签发”的原则，避免因流程有误而导致决策不准确和效率低下。