（一）文书处理的内容
文书处理的内容，在第一章概述中已经介绍过，包括文书拟制、文书办理（收文、发文、整理归档）和文书管理（从文件的形成、运转、保管到归档、销毁全流程的管理）三项内容。
（二）文书处理的作用
文书处理是工作中不可缺少的组成部分，是公务管理的重要手段，对于指导工作起着重要作用，在工作中占有特殊、重要的地位。
1.文书处理是工作沟通的纽带
文书处理是联系上下、沟通左右的桥梁与纽带，是信息传递的通道。行使职权、实施管理离不开文书处理。通过文书处理，对上报告、反映情况，对下传达、部署工作，从而使上情下达、下情上达，起到承上启下的作用；协调各方面关系，处理涉及若干部门的复杂工作，发挥纽带作用；与外单位交流配合，保持对外部环境的良好适应性，保障工作效率、质量，帮助单位争取支持、改善形象、提高声誉。
2.文书处理是辅助决策的工具
文书处理服务于领导及各有关业务部门，具有辅助决策功能。文书处理工作能够及时获取信息，为正确决策提供依据；减轻领导处理文书的负担，协助领导整理、区分轻重缓急的公务，使领导把精力集中到决策中；获取实施决策所必需的信息支持，提取有价值的信息，形成工作建议和可行性方案，供领导决策时参考；提供工作上的便利，起到拾遗补阙的作用，辅助决策各项工作的更好完成；实现对已决策事项的落实、督促、检查、反馈，使决策更加科学。
3.文书处理是档案管理的基础
文书处理和档案管理是互相衔接、密切相关的工作。档案工作的对象是完成了现实工作任务而留存备查的有价值的文件，没有文书处理就没有档案，也就没有档案工作。
文书处理的质量与效率直接影响档案工作的水平，从起草文件到整理归档，从收文到发文，每个程序都关系到档案的应有价值。做好档案管理工作，充分发挥档案的作用，必须从源头做好文书处理，提高文书处理各个环节的工作质量，加强文书处理的规范性和科学性，使档案工作建立在良好的基础之上，促进档案工作更加有效地开展。
（三）文书处理原则
1.准确(www.xing528.com)
准确是文书有效传递信息的基本保证。文书处理只有既迅速又准确，才能体现其法定效用。准确性必须落实到文书处理的每一个具体环节，如拟稿时使用的材料和语言要准确；缮印和校对文书时文字内容及标印格式要准确；投递文书时受文单位要准确；等等。
2.高效
文书是记载和传递管理信息的载体，同时又是实施管理的重要工具，其运转的效率，直接影响领导工作乃至整个机关或单位的工作效率。文书处理的高效性原则：一是要求办公室工作人员树立强烈的时间观念和效率意识，具有雷厉风行的工作作风，及时准确地处理文书；二是要减少不必要的行文；三是尽可能消除重复的处理环节，缩短文书运转的周期；四是尽可能简化文字、篇幅、格式，以提高书写、输入、印制、阅读以及将来档案管理的效率；五是通过科学、合理的配置，使文书工作的组织形式、责任分工、人员组合始终保持最佳状态，从而从根本上确保文书处理工作的高效性。
3.安全
文书处理必须以文书的安全为前提，包括信息安全和物质安全两个方面。信息安全是指要确保文书中的秘密信息不泄漏、不失密，为此必须建立严格的保密制度，采取切实的保密措施。物质安全是指要维护好文书的质地，避免各种因素对文书造成的损坏，延长文书的使用寿命，为文书发挥历史作用奠定基础。
4.规范
文书，尤其是公文，是各级各类法定组织实施领导、履行职能、处理公务的重要工具，因此有必要在全国范围内实行文书名称、适用范围、行文关系、行文规则、标印格式以及相应技术规范的标准化、规范化，避免因文书工作的不规范而造成沟通障碍，同时也可以有效防止出现仿冒伪造公文的现象。
5.统一
文书工作必须实行统一管理。办公室是文书处理的管理机构，内部应当设立文书处理机构或者配备专职文书人员，主管本机关的文书工作，并且指导下级机关的文书工作。文书处理程序往往需要多部门参与，但对一些关键性的文书处理环节，如收发、登记、分文、拟办、审核、复核、用印等，应当由办公室统一负责。
（四）文书处理流程
文书处理的流程，如图4-2-1 所示。每一项工作的具体流程，将在本章的第三节、第四节和第五节展开论述。
图4-2-1 文书处理的基本流程
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