文书与档案：紧密结合的办公室文秘工作

文书是机关、团体、企事业单位或个人在社会实践活动中用来记录信息、表达意图、具有特定程式的文字材料。

《中华人民共和国档案法》规定的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

由上述概念不难发现文书与档案的关系，即档案是由文书转化而来的。“今天”的档案就是“昨天”的文书，“今天”的文书将是“明天”的档案。文书是档案的前身，档案是文书的归宿；文书是档案的基础，档案是文书的精华；文书是档案的素材，档案是文书的组合。我们通常所指的“文书”不包括声音影像材料，而档案中则包括声音影像材料。

当然，并非所有文书都可以转化为档案，文书转化为档案一般需要具备以下三个条件：

（一）现时使用完毕或办理完毕的文书才能归入档案

正在办理中的文书不是档案，文书具有现行的效用。档案一般是完成了传达和记述等现行使用作用而备留查考的历史文件。“办理完毕”是指完成了文书处理程序，即在文书处理程序上告一段落，不能理解为把文书中涉及的事情全部办完了就算“办理完毕”。办理完毕的文书，也并非全是失效的文件。文书办理完毕存档后，按其行政和法律效力来说，可分为两部分：一部分失去现行效力，但有其他方面的保存价值；一部分仍具有时效，如办完签署手续的协议书，虽立卷归档，但并不失其行政和法律效力。(www.xing528.com)

（二）对日后实际工作和科研具有一定查考利用价值的文书才有必要作为档案

单位在办理事务的过程中，形成的文书数量庞大，任何组织都不可能也没有必要将其全部作为档案保存，档案应是经过鉴别挑选出来的，有留存价值的文件。办理完毕的文书，由于功能上发生了变化，分化成两个部分：一部分随着办事工具的现行功能结束而失去留存价值而被淘汰；一部分因仍有查考价值而留存起来成为档案。档案和现行文书，虽然从它们的内容和形式构成来说是统一的，但它们的社会职能却不相同。

（三）按照一定规律集中保存起来的文书才能最后成为档案

档案虽然是由文书转化而来的，但是文书不能自动地成为档案。文书是日积月累、逐份逐件地产生的，只有把这些文件按照一定的程序和条理集中保管起来，才能转化成档案。科学意义上的档案，是经过立卷归档并集中保存起来的文书。归档和保存，既是文书向档案转化的程序和条件，又是文书转化为档案的一般标志和界限。

综上所述，文书是档案的前身，是档案形成的素材。同时，文书也是办公室文秘工作的主要产品，而公文办理、档案管理又是办公室文秘工作的主要职责，因而文书将秘书工作和档案管理工作紧密联系在一起。因为文书处理工作是档案管理工作的前提和基础，通过档案管理工作，则可以进一步提升公文质量，规范公文处理程序，并且能获取大量信息资源。可见，只有将文书处理和档案管理两项工作有机结合起来，才能为单位各项工作正常运转提供必要的保证。